供电局档案管理暂行办法

平远县供电局档案管理暂行办法

档案管理工作是局管理基础工作的组成部分，是维护本局经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。局档案是指本局在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、财务管理、经营活动、劳动工资、教育培训和党、政、工、团工作等方面的材料。为规范局文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，认真改造档案行政管理和保管利用两种职能，依法管理档案事业，全面提高档案工作的“三服务”水平。

根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《国有企业文件材料归档办法》的要求和《广电集团梅州供电分公司档案管理办法》，特制定我局档案管理办法。

一．文件材料的归档范围

我局在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围，主要有：

一）生产技术管理方面

1、上级下达的技术性指示、命令、决议和决定；

2、主要技术问题的请示和批复；

3、本单位近期电力规划；

4、有关生产技术和安全方面的规程制度；

5、有关生产技术的年度计划、工作总结和统计年报；

6、有关生产技术管理，技术引进和技术改造等管理形成的各种文件材料；

7、有关生产调度、通报、自动化、安全监察、用电管理工作形成的各种文件材料；

8、质量管理、标准计量、信息工作等管理中形成的各种文件材料。

二）计划统计方面：有关各种计划统计年报表和计划管理、统计分析活动形成的各种文件材料。

三）劳动工资方面：有关定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、保险、奖罚等工作中形成的各种文件材料及名册、年报表。

四）财务管理方面：有关财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

五）教育培训方面：有关干部、职工教育和技能培训的文件等。

六）党、政、工、团工作方面：有关党务工作以及组织，纪检监察、宣传、人事、保卫工作所形成的各种文件材料、行政管理、共青团和工会工作中所形成的各种文件材料等。

七）基本建设（工程）方面：是指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

八）设备、仪器方面：有关设备供货合同、设备厂试验报告、合格证、说明书等出厂文件材料。

九）局各部门单位与其他法人或组织之间签订的各类经济合同、技术合同、购电合同、并网协议等合同、协议。

十）归档：文件材料主要包括纸张，光盘、磁带、照片、胶片，物等各种载体形式。

二．归档时间

一）各项管理工作中形成的文件材料，应在第二年第一季度内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审查后，交办公室归档。

二）基建项目文件在其项目鉴定，竣工验收后三个月内归档，周期长的可分阶段，单项归档。

三）会计文件材料在会计年度终了后由财务部门按归档要求负责收集、整理、立卷、归档，保管一年后由财务部门编造清册，经部门负责人审定后移交档案部门保

管。

四）重要会议（如电力工作会议、党代会、团代会、职代会、工代会等）文件材料应在会议结束后十五日内交办公室整理归档，重要会议记录应在第二年的一月份交办公室归档。

五）合同、协议签订后移交一份给办公室归档。

六）重要设备、仪器开箱时，有关业务部门应在检查验收设备出厂技术文件材料，在开箱验收后即时登记，安装调试后归档。

七）局员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

八）光盘、磁带、照片及底片胶片、实物等形成的文件材料在工作结束后及时归档。

九）下列文件材料应随时归档

1、县级供电企业体制改革形成的文件资料包括接管代管县由供电企业的有关情况、文件、合同、会议纪要、议案、工作方案、实施细则等方面的文件材料。各职能部门专（兼）职资料员在文件材料形成后及时移交办公室归档。

2、变更、修改、补充的文件材料。

3、内容机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

4、企业产权变动过程中的文件材料。

5、其他临时性活动形成的文件材料。

三．文件材料的归档要求

一）归档的文件材料必须准确地反映企业在各项活动的真实内容和历史面目。

二）生产建设活动中形成的科技文件材料（含宿微胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），由项目负责人指定有关人员负责收集、整理后交办公室归档保管。

三）各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其生产范围，指定有关人员负责收集整理后交办公室归档。

四）归档文件应为原件。因故无原件的榀为具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

五）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应复制。

六）办公室在接收归档材料时应全面检查归档文件的质量。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

四．文件资料档案的保密管理

一）对机要档案、重要档案、重要会议记录必须由局分管领导批准，只准在档案室查阅。

二）文书资料档案原则上只能在档案室阅读使用，不得外借，如确因工作需要，须经局办公室领导批准。

三）非财务部人员查阅会计档案，须经局财务部领导批准。

四）档案资料未经批准，不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得带出局外，更不得划道填字、涂改、损坏文件。

五）外单位查阅档案一律凭单位介绍信，须经局办公室领导批准后方可查阅。

五．各职能部门必须高度重视档案资料的管理工作，应纳入各项工作计划、议事日程和有关人员岗位责任制。

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篇2:客运专线公司档案管理暂行办法

第一章?总则

第一条?为贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁道部有关档案管理的规章制度,切实加强哈佳铁路客运专线有限责任公司(以下简称“公司”)的档案管理,制订本办法。

第二条?本办法所称的档案是指公司在经营管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。

第三条?公司档案是公司自身发展的历史记录,是公司管理基础工作的重要组成部分,是维护公司经济利益、合法权益一项重要工作。

第二章档案工作机构及职责

第四条?公司综合部设立档案室,专人负责指导文件材料的收集、分类、整理、立卷、归档工作,并对公司各部门的档案工作进行监督检查。

第五条?公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划,并组织工作计划的实施。

第六条?档案部门应借助先进的信息技术手段,为档案的保管利用提供便捷的服务,采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件,逐步实现档案管理信息化。

?第三章?档案管理要求

第七条?档案工作涉及公司建设、经营管理活动的全过程,应建立健全档案鉴定工作的领导体系,成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组,明确档案工作分管领导,建立包括各部门纵向到底、横向到边的专兼职人员组成的档案管理网络体系,建立健全档案工作各项规章制度。

第八条?根据国家集中统一、分级管理的规定,对科技、文书、会计、声像档案进行分类管理。科技档案由工程管理部管理,会计档案、各种合同由计划财务部管理,文书和声像档案由综合部管理。

第九条?归档的文件材料,由公司各部门进行收集、整理,定期归档。凡是应归档的文件材料,任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

第十条?归档的文件材料应齐全、完整、系统,准确地反映公司科研、工程建设、经营、财务管理等各项活动的真实内容;归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存,严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写;归档文件材料必须纸质优良,线条、字迹、图像清晰,反差良好。

第十一条?公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目,并定期向档案室移交集中管理,任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调离工作岗位,应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。

文书档案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目;人事档案由综合部负责整理、编目;基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。

对归档的档案,应严格按照上级及行业案卷质量标准进行整理,按归档要求及时整理上架。

第十二条?对机密档案、涉及公司自主知识产权的专利档案和涉及商业秘密的档案,要制定档案安全保密制度,切实加强安全保管,确保档案的绝对安全。

第十三条?应采取科学的方法和手段加强档案保管工作,应设置专门的档案库房,购置足够的档案装具,档案库房面积应满足需要;要切实做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染等工作,确保档案的安全防护和长期保存。

第四章?文件的收集与归档

第十四条?各部门要结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集和归档部门。

(一)综合部:收文、发文、会议文件、电报、申请、企业章程、公司领导讲话、周报、简报、会议纪要、声像资料、照片(底片)、专题报告、计划总结、大事记、会议记录、会议材料、人事干部管理及党群工作等文件材料,劳动合同、劳动工资、社会保险、福利待遇形成的文件材料,专业技术职务评聘形成的文件材料,干部教育与培训工作形成的文件材料,法律事务、公证工作形成的文件材料,由综合管理部专人负责收集、整理、归档,各部门有关人员要予以配合。

(二)计财部:会计档案及验工计价、各种合同文本及文件、招投标文件、资金管理、成本价格管理和环境评价方面的文件材料,有关业务部门的兼职人员或特定专人负责收集、整理。

(三)工管部:施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验等文件材料。

(四)安质部:预可行性研究、可行性研究、初步设计、可研报告、试验检测报告、咨询监理及招标文件、质量安全、工作总结报告等文件材料。

(五)物设部:甲供物资及设备招标等文件材料。

第十五条?文件材料的归档要求

综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后,公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存,按年度进行分类整理,列清目录,立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础,按照文件之间的历史联系,分门别类,使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管利用。

文书档案按《铁路归档文件整理规则》(办档〔2003〕14号)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-20**)执行;

基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按《铁路科学技术档案分类与代码》(TB/T1588-2005)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678-1999)执行;

会计档案按《铁路系统会计档案管理实施细则》(办档〔1998〕22号)及《铁路系统会计档案管理实施细则补充规定》(办档〔1999〕22号)执行;

声像档案按《铁路声像档案管理暂行办法》(办档〔1993〕14号)执行;

照片档案按《照片档案整理》(GB/T11821-20**)执行。

第十六条?立卷、归档应做到:

(一)文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

(二)正确反映项目管理机构的主要业务工作情况,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范围应按规定的范围归档,并根据公文内容确定保管期限。

(四)应归档的公文要收集齐全,分类准确,组卷合理;卷内公文排列系统,编号清楚;案卷标题简明确切,语言通顺;装订要整齐、结实,卷皮字迹要工整。

第十七条?归档时间:

文书档案:当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。

基本建设档案:业务部门形成的按年度归档,施工单位形成的在其工程项目竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。

会计档案:在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后(出纳人员不得监管会计档案)向档案室移交。

招投标档案:应在每个项目招标结束后归档。

科学研究档案:应在每项科研课题完成或停止后归档。

设备仪器档案:应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。

电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致。

第十八条?没有归档和存查价值的公文,经公司有关人员鉴别和分管领导人批准,在立卷归档工作结束后销毁。一般公文,在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁,秘密及以上公文要填写销毁清单,并有两人监销,保证不丢失、不漏销。

第十九条?档案鉴定工作应根据档案的保存价值,从范围(政治、经济、文化)、从时间(现实的、当代的和将来的)、从有用性(作参考、作凭证)等各方面全面地估计和预测,确定需要保存的档案和保存时间,销毁已失去价值的档案,达到有区别有重点地保存档案。对已过保管期限的档案适时提出销毁建议,经综合部负责人审核同意,报公司分管领导批准后实施。

第二十条?工程建设所有档案资料原则上不得外借,如需调阅、复印,必须经公司领导批准。

第二十一条?项目竣工后,各部门要做好所有档案资料移交工作或自存备查。

第四章?附则

?第二十二条?本办法由综合部负责解释。

第二十三条?本办法自发布之日起施行。

篇3:设备档案管理办法

1.设备档案是管好设备的基本条件和依据,公司所有使用设备的资料应由档案室集中管理,并进行分类编目,便于有关人员查阅。

2.设备档案的基本内容包括:

2.1设备购置申批表;

2.2设备开箱验收的装箱单及开箱验收清单,出厂合格证及随机文件等;

2.3设备需经过安装、试开、验收等相关操作规程,并需具备安装基础图、电器接线图、地下管道图、设备试开记录、验收合格证等资料;

2.4设备维修保养、操作规程;

2.5运行设备事故报告单、设备大修理记录等;

2.6设备改进、改造以及报废文件等;

2.7设备各项统计月报表。

3.设备档案对外单位人员查阅须持单位介绍信,并经档案室领导批准后方可查阅,原则上不外借。

4.查阅利用档案者应爱护档案资料不得涂改、勾划、拆装等,使用完后归还档案室。

5.使用部门的设备管理员应及时将本部门设备的各种技术资料移交安全部,安全部加以整理定期归档,档案室负责做好设备档案的编纂、借阅、查询等工作。