产品销售管理制度之相关制度和职责，第一部分发货及订单管理第一条普通订单(一)普通订单的填写要求1、公司向客户提供标准,客户按订单明细填写订货明细。2、订单上注明:客户名称/电话/订货日期/要求发货日期。3、“经销商确认”...
第一部分发货及订单管理
第一条普通订单(一)普通订单的填写要求
2、订单上注明:客户名称/电话/订货日期/要求发货日期。
3、“经销商确认”处客户必须签字/盖章(无公章的客户必须由客户亲笔签名确认)。
4、销售人员要在订单“销售人员”处签字以表示对订单进行确认,在订单“备注”标注处注明有无搭赠,在订单“附加说明”处选择相应选项进行勾选。注意:客户需将汇款单与订单一并传真至公司,并在传真件空白处注明客户名称与汇款金额(二)普通订单的处理流程
1、办事处商务助理(销售内勤)初审订单并核对订单信息。
2、办事处内勤将审核后的订单和汇款单传真至发货组。
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3、发货组助理核对订单信息(如订单信息不符合发货要求则立即与经销商或公司相关销售人员进行修改或确认)。
4、和财务中心人员进行客户货款及账户余额确认。
5、将确认后的订单信息进行ERP系统录入并开发货单。
6、由产销协调主管按发货单安排货物发运。
7、销管部将发货信息反馈办事处。
第二条特殊订单(一)公司将特殊订单分成两种:A级:红单收到订单和汇款单24小时内优先安排发货;B级:黄单收到订单和汇款单48小时内优先安排发货;(二)特殊订单申请流程:
1、省区填写《特殊订单申请表》(见附件),传真至公司销管部并电话确认收到;
2、由销管部报销售总监签署意见(如销售总监不在,电话沟通,征得同意后报下一环节签署意见);
3、由销管部报生产中心和物流部签署意见;
4、由总经理签署意见;
5、由销管部将批复件交发货组安排发货并通知办事处;
6、发货组接到批复件立即安排生产和发运事宜;
7、物流部安排发运后通知发货组货物发出时间及预计到达时间并每天跟踪此单货在途情况。如有异常要求及时将真实情况通知发货组,由发货组与省区或客户协调到货事宜。(1)到货后由内勤进行到货确认。(2)附件:特殊订单申请表特殊订单申请表申请时间:区域客户名称事由:应急处理方式选择:存货不足应急处理方式24小时无车辆发运应急处理方式
1、顺延发货□1、顺延发货□
2、有多少发多少□2、其他应急发货□省区经理意见签字:销售总监意见签字:
121物流部意见1、准时发运□2、顺延发运□
3、高价发运□4、火车转汽车发运□签字:生产中心意见1、有足够存货□2、24小时内能完成生产□
3、小时内能完成生产签字:总经理意见签字:(三)特殊订单申请规定
1、各省区每个月只有两次选择A级订单或选择B级订单的权力;
2、要求A级或B级特殊订单必须同汇款单同步到达发货组,订单和汇款单缺一项都被视为无效特殊订单,并且失去一次下特殊订单的机会;
3、为便于公司合理有序安排发货事宜,请各省区首先安排好本区域内的发货,慎用特殊订单。
4、特殊订单必须在手工订单右上角和网上订单备注栏中明确标识订单级别(见本流程
第(四)条样本),同时各省区内勤要直接通知发货组,此张订单级别,以便发货组协调安排发货。例:红单24小时,如订单为9月22日12点前到发货组,发货日期为9月23日;黄单48小时,如订单为9月22日12点前到发货组,发货日期为9月24日【备注】
1、因公司安排发货的时间为当日上午12:00以前,故请注意下单时间以便销管部发货组安排发运。
2、特殊订单申请单要先传到公司或至少与特殊订单同步传到公司。特殊订单申请单要在2个小时内完成所有批复并传真给办事处。(四)订单格式样本(如图)如下:
1、手工传真订单样本(五)特殊订单申请和执行注意要点:
1、特殊订单申请时,一定要有充足的理由,不得滥用此权力。
2、注意:内勤在录入特殊订单时客户编码、产品编码、订货数量不能填错,且一定要
122在订单上注明订单级别并传回配套的市场申请。
3、特殊订单可执行的前提条件是公司成品库房在准备期内有或能生产出足够发运的货,并且能安排到能发运的车辆。如不能满足的则按以下应急方式进行处理:(1)存货不足的应急处理方式A、时间向后顺延,直到有足够的存货后立即发运。B、有多少先发多少。(2)无车辆发运的应急处理方式A、时间向后顺延,至到找到能发运的车辆后立即发运,但要求物流部两天内必须发出。B、高价另行安排发运(含高价另行调车发运和航空发运两种)。C、如原发运线路属火车线路的,转汽运发运。注意:以上处理方式由办事处在特殊订单申请表上注明可选择的应急处理方式,以减少双方为此沟通的时间,提高处理效率。生产中心和物流部应在批复单上注明为实现发运所选择的处理方法。
第三条加急订单管理【释义】:加急订单是指收到订单和汇款单12小时内可以优先安排发货的订单。(一)为确保全国卖场特级促销活动的备货能及时到达,现将此类型订单作为加急订单发货,并拟定加急订单管理实施细则。(二)加急订单申请规定
1、各省区每个月只有两次申请加急订单的指标;
2、各省区的订单必须与汇款单同时到达销管部,省区办事处商务助理(销售内勤)要及时向公司销管部追踪确认急件订单到达与否;(三)订单和汇款单缺一项都被视为无效加急订单,并且失去一次下加急订单的机会;(四)呈报加急订单办事处人员必须填写《加急订单申请表》(见附件)报批,并在手工订单右上角备注栏中明确标识订单级别,同时各省区内勤要及时以电话等通讯方式告知销管部,确认此张订单级别,以便销管部协调安排发货事宜。(五)公司总部销管部接收到批复件时须立即协调生产中心物流部安排发运事宜;(六)物流部安排发运后须及时回复销管部货物发出时间及预计到达时间并每天跟踪此单货在途情况,同时销管部及时告知办事处或经销商,如有异常要求及时将真实情况通知销管部,由公司销管部出函告知经销商并与省区协调调货事宜;(七)办事处内勤负责到货确认;(回电至公司总部销管部确认或在OA上发协同确认)(八)为便于公司合理有序安排发货事宜,请各省区安排协调好本区域内的发货,慎用加急订单指标;(九)因公司安排发货的时间为当日上午12:00以前,请安排好下单时间以便销管部安排发运。
第二部分退货管理
第四条正常退货管理(一)退货比例:省内5‰省外3‰(二)退货范围:破损、破包等(三)退货时间:省内:每半年一次,申报日期为3月和9月的最后五天(节假日顺延)。省外:每半年一次,申报日期为6月和12月的最后五天(节假日顺延)。
123(四)正常退货程序及要求:
1、经销商应在规定的时间填写《退货申请单》并传真至公司销管部。
2、客户应在收到退货批复件1个月内按批复件上内容及金额退回产品。
3、经销商应将货物退回到指定地点,并承担运费(含公司到物流公司接货的中转运费)。退货时应在箱体外侧注明经销商名称及编号并附每个箱子的装箱清单。
4、如经销商实际退回产品金额大于批复金额的,公司只按批复金额处理退货。
5、如经销商实际退回产品批复件上写明的产品规格不符的,公司只按批复件上的内容办理退货,不相符的部份公司将予以没收。
6、如经销商实际退回产品数量少于批复件上写明的产品数量的,公司发货组将以书面形式通知经销商,在得到经销商同意处理的回复后按产品实际退回的金额办理退货。经销商应对数量差异在一周内给出回复,超出一周时间的,公司将视同经销商已同意公司按实际收货数量和金额办理退货。
7、对于省外退货产品总值低于500元的,经销商可就地销毁,但需凭销毁时的照片及除豆干外产品的外包装袋退回公司进行核销。额度内申请的豆干退货可直接销毁,但需由公司指定的业务员现场监控销毁,凭销毁时的照片及由经销商和指定业务员盖章、签字的清单按公司费用报销流程,到销管部进行核销。
8、如果收货过程中造成大面积破包,属货运破损(请走货运丢失流程)(五)退货地址、收件人及联系电话见《退货申请单》。(六)退货处理结果将由公司发货组以书面形式通知经销商。
第五条非正常退货管理(一)凡因销售人员及经销商因库存管理不善造成的退货均属于非正常退货。(二)凡造成非正常退货的销售人员及经销商均要对非正常退货承担责任,具体处罚条例及承担比例参见《库存管理制度》。(三)非正常退货的退货处理程序与正常退货相同。(四)非正常退货的运费由客户承担,所有产品必须退回公司。
第六条质量退货管理(一)凡因公司产品质量原因造成的产品召回属质量退货范围。(二)质量退货不占用正常退货比例。(三)质量退货流程如下:填写《质量投诉单》并寄回有疑似质量问题的产品样品到公司进行鉴定,经公司生产中心品控部鉴定为质量问题的产品,按正常退货程序退回产品。(四)因产品货龄及存储环境也会对产品质量产生影响,故公司界定的质量退货产品应是货龄在3个月以内的,或申报投诉时间产品货龄在3个月以内的,凡货龄超出3个月的不得申报质量退货。(五)公司内部鉴定质量问题到通知经销商结果的时间为收到鉴定产品10日内。(六)凡因质量问题退回的产品生产日期如与质量投诉单上申报的生产日期不符的,公司不会按质量问题受理退货,转为非正常退货,处理及处罚办法见非正常退货管理办法。(七)质量退货的运费由公司承担,产品按公司批件要求退回公司。
第三部分库存管理
第八条为加强各级销售人员对经销商的库存管理,经公司销售中心商议,特拟定以下库存管理制度:
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第九条各销售人员必须每月清点辖区内经销商库存情况,据实填写《经销商库存月报表》,并交经销商签字、盖章确认后在每月3-5日上报销售管理部。
第十条当经销商库存产品有货龄超过3个月的产品(即黄色预警产品)时,各销售人员应立即和经销商商议处理办法,并在《库存报表》上写明规格、数量及处理方案。
第十一条当经销商库存产品有货龄超过5个月的产品(即红色预警产品)时,各销售人员应立即和经销商商议处理办法,并在《库存报表》中写明规格、数量,要求单独向市场部上报处理方案和处理完毕的时间。
第十二条当卖场或流通渠道有货龄过3个月且该渠道不能消化完产品时,销售人员应立即通知经销商给出处理方案,或在一周内换回该类产品,并在《库存报表》上向公司报告规格、数量及处理方案。
第十三条处罚(一)各地销售人员对经销商库存的真实性负责,如销售人员和经销商因处理不力,造成黄色预警产品变成红色预警产品的,公司将对该区域从省区经理起进行处罚,处罚标准为:严重警告。(二)如区域出现非正常退货的,公司将对该区域从省区经理起进行处罚,处罚标准为:记大过一次,同时该区域销售人员(含省区经理)将按退货额的10%共同承担由此造成的损失,经销商也将按退货额的30%承担由此造成的损失(正常退货和质量退货不在此处罚范围)。
第十四条附则(一)所有违反本条例规定的按照《员工奖惩制度》相关处罚规定执行。(二)本制度由公司规章制度编审委员会起草并修订,自2010年1月1日总经理签发公布之日起正式实施。(三)本制度最终解释权归属公司营销中心销管部。
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