某某公司文件管理办法
第一章总则
第一条为加强公司文件的管理工作,建立和完善公司文件体系,使文件的起草、审核、发布工作程序化,执行管理规范化,督促检查常态化,实现文件管理的闭环运转,从而不断优化管理流程,提高工作效率,促进依法治企,结合公司经营管理实际,特制定本办法。
第二条本办法规定了公司文件编写的基本要求,明确了文件的工作计划制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。
第三条本办法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定,结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件,文件的名称包括“规定”、“规程”、“办法”、“标准”、“实施细则”、“实施意见”等。
第四条公司所属各部门干部员工必须严格遵守、切实执行本办法,确保文件管理工作顺利有效开展。
第二章职责与分类
第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门,主要负责公司文件管理办法的制订与完善,建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设计划、组织文件草案审核与发布,开展文件管理调研,定期对文件执行情况进行汇总评估并提出改进建议。
第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定,按要求上报年度文件建设计划,及时做好文件宣贯和执行过程中的解释与指导,确保业务管理文件健全规范,流程清晰顺畅,并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。
第八条各部门应切实做好文件的贯彻落实工作,及时将文件传达给本单位员工,并将文件执行意见或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门,配合做好文件建设与管理工作。同时,应结合本单位实际,建立内部文件管理体系,定期对内部文件进行梳理,在此基础上,提出文件建设计划,制定相关操作规章或细则。
第九条公司文件按业务性质和功能分为组织人事类(包括机构岗位职责、干部人事管理)、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、安全保卫类、科技管理类、其他等十二类。
第三章文件建设计划的制订
第十条文件建设计划指新制定或修订文件的计划。一般按年实施,必要时可以更长,但不得超过3年。
第十一条各部门根据公司实际,结合职责管理范围和已有文件执行情况,每年年底前将下一年度的文件建设计划(建议)交文件管理部门。各基层也应根据实际,明确本单位文件建设计划,并交公司文件管理部门备案。
第十二条文件管理部门根据各部门提出的文件建设(计划)建议,结合文件执行与管理实际需要,拟订出公司年度文件建设计划,提交办公会议讨论后实施,并列入各部门考核目标。
第十三条文件建设计划包括以下内容:
(一)文件名称;
(二)起草文件的承办部门、协办部门及征求意见单位;
(三)制定文件的目的、依据;
(四)文件的主要内容;
(五)文件制订或修订的进度安排。
第四章文件的起草
第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的,由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。
第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行,起草部门应对其起草项目进行深入调查研究,掌握国家有关法律、政策及公司现状,并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有一定的预测。
第十六条文件草案应包括以下主要内容:
(一)文件制定目的;
(二)文件的适用范围;
(三)各相关部门应履行的职责;
(四)文件的具体规范或操作程序;
(五)负责文件解释的部门;
(六)实施生效日期;
(七)其他事项。
第十七条文件应符合文件制定的技术要求,内容合法,结构严谨,文字简明,标点符号正确。文件一般用条文表达,每条可分为项、目、款,款不编序号,另起自然段;项的序号用中文数字加括号依次表述;目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的,可以根据条款涉及内容分章、节,并按条表述。各类文件编号规定如下:
质量手册编号为GH/ZL--□□□
程序性文件为GH/*C--□□□
管理性文件为GH/GL--□□□
作业指导书文件为GH/ZY--□□□
外来文件编号为WL--□□□,外来参考文件、法规、政府文件直接用原件编号。
第十八条文件中职责划分应该明确,尽可能减少职能交叉。为便于操作,新订或修订文件时应尽可能附操作流程图,操作流程应清晰易懂。
第十九条文件在起草过程中,应当广泛听取有关领导和部门的意见,对涉及职工利益的应当听取职工代表的意见。意见不一致时,要进行协商完善。文件草案意见征询,一般由文件起草部门负责落实。
第五章文件的审核与发布
第二十条文件在意见征询完善后,应送文件管理部门审核,必要时文件管理部门应组织相关专业人员或提请企业法律顾问论证,对内容有争议的应退回原起草部门进一步修改完善。审核的内容主要包括:
(一)是否征求相关部门、单位和管理服务对象的意见;
(二)是否与现行的文件协调、衔接;有无冲突、重复;
(三)文件草案体例结构、条款、文字等是否符合文件的要求;
(四)是否切合企业实际和体现权责利对等原则;
(五)逻辑是否严密,流程是否顺畅,是否具备可操作性;
(六)其他要审核事项。
第二十二条为提高文件的严肃性,根据有关法规、制度的要求,以及公司职责分工的规定,各类文件一律由公司董事长、经理、副经理签发。
第二十三条经签发的文件,应注明生效时间,以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间,并建立发放与回收记录。
第六章文件的执行督查与评估
第二十五条文件一经发布,必须严格执行。文件执行应和文件建设一起列入各部门目标考核。具体由文件管理部门、业务部门与目标考核管理部门共同配合做好。
第二十六条各部门对本单位文件执行情况负责。业务部门根据业务管理范围对相关文件的执行情况进行监督,及时跟踪、收集文件执行的信息,为修订文件提供依据。对文件执行中发现的问题及时提出改进意见。
第二十七条公司文件主管部门定期或不定期组织对各项文件执行情况进行抽查,并对抽查结果及时进行反馈。检查结果与考核挂钩。
第二十八条文件发布后,应按年对文件特别是新建或修改文件的有效性、可行性进行评估,为公司文件体系的进一步完善提供依据。文件评估由文件管理部门结合文件督查执行情况,在全面征询各有关单位意见基础上完成,并形成评估报告后提交公司领导班子。
第七章文件的修订与废止
第二十九条文件修改一般由文件的制定部门根据文件执行实际提出,对文件执行歧义较大或与公司新的管理体制或运营实际不符的,文件管理部门可以提请文件的制定部门进行修改。
第三十条凡涉及责任部门、操作程序、执行要求等内容变化,该文件必须重新修订发布。文件修订按照文件新建程序执行,并由各相关业务部门负责落实。
第三十一条现行文件被新的文件所取代时,应在文件中注明予以废止。对因企业发展实际不需要继续执行或更新的文件,文件管理部门应在文件汇编说明中予以明确废止。
第八章文件的汇编
第三十二条本着统一、精简、节约的原则,公司文件汇编由文件管理部门统一负责。各基层单位可根据实际,对本单位具体操作文件进行梳理汇编。
第三十三条文件汇编一般按一年一小编,五年一大编原则进行。文件管理部门每年一季度,对上年度公布实施文件进行统一分类汇编,印制成册后下发。每五年对企业文件进行一次全面梳理,重新分类汇编下发。
采编：www.QiquhA.com.com篇2:交工技术文件管理办法
1范围
本标准规定了交工技术文件从策划到填写、检查、签证、整理、交接直至归档全过程的管理要求。
本标准适用于工程项目交工技术文件的管理。
2总则
为明确交工技术文件形成的过程及各相关环节之间的关系,特制定本标准。
3规范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技术资料标准》
炼油化工建设项目(工程)交工技术文件
《建筑安装工程质量检验评定标准》
《工业安装工程质量检验评定标准》
4术语和定义
本标准采用了下列术语:
4.1交工技术文件
交工技术文件是指从工程开始施工到工厂全部装置预试车完成,移交给建设单位的技术文件。
4.2项目工程:指在一个总体设计或初步设计范围内,由一个或若干个互相有内在联系的单项工程所组成的建设项目。
4.3单项工程:是建设项目的组成部分,具有独立设计文件,建成后能够发挥生产能力或效益的生产装置(车间)或独立工程,也可称为“装置”。
4.4单位工程:指单项工程中,具有独立施工条件或独立使用功能的工程。在石化总公司建设项目中,“单位工程”与“单元名称”相对应;在化工项目中与“工号”相对应。
4.5中间交接
中间交接是指单位工程按设计文件所规定的范围完成,并经管道系统和设备的内部处理,电气和仪表调试及单机试车合格后,与建设单位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工厂全部装置在予试车完成后,施工单位和建设单位按规定内容所做的交接。
5管理内容与要求
5.1交工技术文件的管理流程(见附图)
5.2交工技术文件的策划
5.2.1明确交工技术文件的执行标准。由公司市场开发部在与建设单位签定的工程承包合同中规定。当建设单位无明确表示时,应在合同中规定“交工技术文件按工程总承包单位的规定执行”。
5.2.2划分工程项目的单位工程,规定施工单位,统一编号。该项工作由项目部在确定完施工单位的基础上,以文件形式下发给施工单位及有关部门,在工程开工后两个月以内完成。
5.2.3下达立卷分册的要求。根据单位工程的划分,在征得建设单位同意的基础上,项目部负责立卷分册,正式打印下发。
5.2.4确定交工技术文件模式。根据合同规定,项目部从交工技术文件模式中选定本工程应用的交工技术文件标准,以文件形式下发。
5.3工程技术文件的形成和同步积累
5.3.1施工单位技术人员是交工资料形成的直接责任人,对交工基础资料的形成和同步积累负直接责任。
5.3.2项目部工号技术负责人是交工技术文件的主要负责人员,对交工技术文件的形成和同步积累负主要责任。
5.3.3项目部施工经理是交工技术文件工作的直接领导者和组织者,对交工技术文件工作负全责。
5.3.4施工单位技术人员将分项工程质量自检记录做为技术交底的一部分下达施工班组和其它责任人员,他们按照各自的要求分别实施和签证,完成后返回工号技术负责人。工号技术负责人进行整理、核定和签证,在分部工程完工后交项目部工号技术负责人。
5.3.5设计变更和技术签证(技术联系单)由资料员领回建帐,发放到项目部工号技术负责人实施并下达到施工单位执行,同时收集作为交工技术文件。
5.3.6材料、零部件质量证明书由材料供应部门设专人管理,在材料进入施工现场的同时,向技术人员提供合格的足够数量的证件。本工程专用的材料、零部件,合格证原件应交项目部工号技术负责人放入交工技术文件正本,供应部门留复印件。各工程共用的材料、零部件合格证原件存供应部门,复印件交工,但复印件要标明原件在何处,并加盖经手人印章和抄件专用章。
5.3.7设备和备品配件质量证明书由设备工程师提供,合格证原件放入交工技术文件正本。
5.3.8交工技术文件随着工程进度逐步形成,资料必须与工程同步,各级签证应在施工项目完成后随即进行。工号技术负责人要注重工程隐蔽记录和联合签证的及时性。
5.3.9分部分项工程质量检验评定完成后,由工号技术负责人存查或并入交工技术文件。单位工程质量评定经上级主管部门核定后,由项目部质检工程师将工程质量评定表等送交交工技术文件相关卷册的组卷责任人整理成册。
5.3.10竣工图由项目部组织编制,必须做到齐全准确。竣工图要做到与设计资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”,同时填写竣工图编制记录。
5.4交工技术文件的整理
5.4.1项目部工号技术负责人负责交工技术文件的整理工作,凡属交工技术文件范畴的各种资料,均由各有关部门和责任人员交工号技术负责人整理。
5.4.2为使技术文件管理清晰,防止混乱和遗漏,各项技术文件都要分门别类整理保管,每类宜分别填写文件目录,每加入一份,随时将其名称填在目录中。
5.4.3交工技术文件的顺序由公司技术质量部在交工技术文件的组成模式中加以规定。
5.5质量经理
5.5.1项目部质量经理组织本工程项目交工技术文件的审查工作,对交工技术文件的质量负责。
5.5.2交工技术文件的最终审查,在收集齐项目的全部交工资料和完成竣工图编制后,由项目经理统一组织终审。
5.6交工技术文件的送审和交接签证
5.6.1交工技术文件经终审后,由项目部邀请建设单位和质量监督站进行予审。
5.6.2予审提出的问题由项目部整改,整改完成后项目部提出整改报告给建设单位、检查部门。
5.6.3交工技术文件审查通过后,按规定进行正式装订。
5.6.4装订结束后,项目部将交工技术文件正式移交给建设单位验收签证。
5.7对于外包工程,根据“谁分包,谁负责”的原则,由发包的单位全权负责交工技术文件工作。
5.8交工技术文件的归档
项目部负责交工技术文件的外部签证工作。签证完成后,项目部负责将交工技术文件副本送公司档案室存档。
6本标准产生的质量记录
a.交工技术文件;
b.存查资料;
c.交工技术文件立卷分册目录;
c.竣工图编制记录;
d.交工技术文件最终审查签证表;
e.科技档案移交清册。
7附录
a.交工技术文件立卷分册目录;
b.竣工图编制记录;
c.交工技术文件最终审查签证表;
篇3:建筑工程质量安全文件管理办法
建筑工程质量、安全文件管理办法
工程文件包括施工合同;施工图纸;甲方、乙方、监理公司、设计方来往文件;工程使用材料质量证明;施工过程中的各种质量、安全检验记录;施工中执行的相关的国家规范、标准、技术规程;上级主管部门的规定和指令;公司质量体系文件等,这些文件是工程施工重要依据和质量情况的真实反映。
项目部指定经培训合格的专职工程文件管理员(资料员、安全员),及时收集、记录、归类、登记发放、归档。
一、资料员对项目部使用的相关的国家规范、标准、技术规程,上级主管部门的规定、指令和公司质量体系文件进行统一管理和保管,执行使(借)用审批程序。
二、图纸:在施工前应把所的修改变更在图纸上进行标明或更换新改的施工图,图纸使用人员在施工图纸出现因使用、保管不当造成模糊的,必须及时向资料员申请更新。
三、施工前的各种技术、安全交底,经各班组签字确认后,由资料收集归档。
四、甲方、乙方、监理公司、设计公司来往文件,资料员经确认后,及时转送到相关的管理人员手中,并做好文件发放登记。
五、采购资料:每批材料进场,资料员必须向厂家索取该产品的质量证明书。向监理公司申报,办理准许使用手续。质检员对进行材料进行取样送检,检验结果交由资料员保管。
六、施工过程中的各种检查记录,质检员严格按GBJ301―98《建筑工程质量检验评定标准》如实对质量情况进行记录,并交监理公司确认后,由资料员归档。
七、施工过程中安全监督部门、公司及项目部的各种安全检查记录,应归时归档,并对存在问题的纠正和预防措施的处理进行归档。安全员严格按JGJ59―99《建筑施工安全检查标准》定期对施工过程中的安全情况进行评定,并记录归档。
八、工程满足竣工要求时,由项目经理组织公司、项目部有关人员按GB50300―20**《建筑工程施工质量验收统一标准》对工程进行最终评定,资料员对需归档的质量、安全文件进行整理,整理后送业主、质监站、监理公司核查。保证验收前所有工程归档资料符合归案要求,配合竣工验收工作。
篇4:万科地产项目文件管理办法
VK地产项目文件管理办法
1.项目经理部文件按照下列分类方式进行存档整理:
第一册:公司管理规范
工程管理规范一套
工程管理指导书
第二册:施工合同
第三册:物资合同
第四册:公司来文
第五册:政府来文
第六册:施工单位来文
第七册:监理公司来文
监理合同
监理人员登记表及资格证书
监理规划
监理细则
监理例会纪要
监理月报及审核意见
其他来文
第八册:施工组织设计
施工方案
第九册:设计变更
建筑设计变更及图纸会审纪要
结构设计变更
水电设计变更
第十册:工程签证
第十一册:限价单/零星工程
第十二册:计划管理
项目发展计划(营销部门编制)
总进度控制计划及评审记录
施工图纸交付计划
分判商进场计划
样板确认计划
甲供材料进场计划
资金使用计划
总进度计划(施工单位)
月计划(施工单位)
周计划(施工单位)
第十三册:工程质量记录
第十四册:材料设备管理
样板登记一览表
收(调)料单
设备调试验收记录
第十五册:交工前楼宇检查记录
第十六册:项目经理部发文
报公司文件
发公司有关部门协办单
发总包、分包、监理
报政府文件
其他发文
第十七册:进度款支付
工程进度款审批单
物资进度款审批单
扣款通知单
奖/罚款通知单
第十八册:会议纪要
公司每月工程例会纪要
公司现场工作协调会纪要
甲方召集专题会议纪要
项目经理部内部会议纪要
第十九册:工程交工资料(甲方)
甲方交工资料目录(档案馆编制)
各种甲方交工资料
如:开竣工报告
中间验收资料
工程报建资料
第二十册:验收报告
材料进场验收报告
工程验收报告(不需政府参与的验收)
履约评定表
2.项目经理部收文严格按照公司的有关规定执行,项目秘书收文后转交项目经理助理,由经理助理判断执行及传阅人员,传阅后须在传阅文件上签字并交项目秘书存档;
3.项目经理部发文需按照发文格式拟稿,由项目秘书统一编号并存档。
4.项目经理部印章由项目秘书统一管理,使用印章必须登记。印章形式见《项目经理部印章》
篇5:健升房地产资料文件管理办法
1.人员安排
指定专人负责资料文件管理工作,负责公司下达的文件命令、指示,并督促经办人员执行。
2.文件收发基本要求
A、建立收发文登记簿,收发文时填写"文件日期"、"文件编号"、"文件内容"、"收发文单位"。
B、发文必须及时准确,并要求收文人签收。
C、发出文件必须留底,分类存档。
D、收到文件后,要做好登记,并及时转发有关人员。需要传阅的,采用发给甲--收回--再发给乙--……的方法,并要求阅后签名。
E、所有收到的文件均须归档保管,如属传真件要以复印件存档。
3.资料文件保管要求
做到资料齐全,便于查询。
A、文件的分类:
资料分类的目的是为了便于使用。不同时期不同的工作重点,相应文件的分类也会有所变化。基本分类原则如下:
⑴公司内部:
①公司文件;
②地产部内部文件;
③公司各部门往来文件;
⑵往来文件:
①与物业公司往来文件;
②与业主或客户往来文件;
③其他往来文件。
⑶楼宇资料:
①基础数据文件;
②有关设计文件;
③报建批文文件;
④销售有关文件;
⑤市场调查文件;
⑥其他文件。
B、根据以上分类标准将文件分门别类,随时编制目录。
C、按时间分类将资料文件装订成册,统一制作封面、目录,进行妥善保管。
4.资料查询
A、非本部门人员要查阅有关资料,必须获得本部门经理许可后方可查阅。
B、查阅人仅限查阅许可的资料。
C、借阅文件资料时,需经部门经理批准,登记后方可借阅,时间不得超过7天。
D、如需复印,应经部门经理许可,并由资料管理人员复印并进行登记。