万科物业智能化工程采购管理办法之相关制度和职责，VK物业智能化工程采购管理办法1、目的明确智能化工程部工程项目物资采购流程2、适用范围智能化工程部工程项目物资采购。3、定义3.1施工材料:包括设备及线材。3.2零星材料:...
1、目的
2、适用范围
智能化工程部工程项目物资采购。
3、定义
3.2 零星材料:用于项目中的对相关设备、设施进行保护或连接的辅助材料。
3.3 工具:在项目施工过程中需要的相关工具,包括电动工具。
3.4 办公用品及设施:办公需要而需购买的相关办公用品及设施。
4、职责
部门/岗位工作内容
部门经理负责采购申请、订单及付款的审批。
本部事务主管负责协调采购工作按流程顺利执行,负责审批办公用品的采购申请。
施工负责人/城市负责人负责对本项目所需物资做出统筹计划,填写采购申请。
施工技术组负责对项目组工程物资采购申请技术层面的审核。
采购管理员负责对项目组物资采购申请制作、申请、发放订单,跟进供货情况及办理付款手续。
物资计划管理员负责编制采购计划、物资调配、跟进供货情况及核对项目组进仓单。
5、方法和过程控制
5..1 施工材料的采购
5.1.1采购计划
5.1.1.1 项目进场之初,由物资计划管理员根据工程合同及施工细化方案做出《智能化工程物资采购计划》发至采购管理员。
5.1.1.2 由采购管理员在《智能化工程物资采购计划》填写采购周期后发至项目组,同时抄送物资计划管理员,现场施工负责人根据采购周期及运输时间做好物资申请计划。
5.1.2 物资申请
5.1.2.1现场施工负责人发出《智能化工程项目组物资申请单》,物资申请必须有编号,在邮件主题中也必须写明是"××项目组采购申请××号"。
5.1.2.2施工技术组根据现场实际情况及技术需要填写意见。
5.1.2.3部门物资计划管理员根据各区域及各项目库存情况合理做物资调配。
5.1.2.4部门经理审批后发采购管理员采购。
5.1.3物资采购
5.1.3.1设备及线材类物资由部门统一采购,零星材料和工具一部分由部门采购,一部分由项目组自行在当地供应商处购买。
5.1.3.2采购管理员根据采购申请以项目组为单位编制《智能化工程物资采购订单》、《智能化工程样品借用单》;需调拨的物资由物资计划管理员填写《智能化工程物资调拨单》。
5.1.3.3《智能化工程物资采购订单》编号原则为:项目地点+项目组名称+期数+流水号。如订单有更改,则原订单相应作废,其编码也相应作废,新订单编码按流水号顺延。
5.1.3.4金额在50000元以下的订单由部门财务审核、部门经理审批后,盖部门公章发出。
5.1.3.5金额在50000元以上订单需按公司审批流程审批后,盖部门公章后发出。
5.1.3.6采购管理员在《智能化工程项目组物资申请单》中注明此申请的订单编号、调拨单号或样品借用单号后发至项目组,抄送物资计划管理员。
5.1.3.7采购管理员要求供应商必须及时将送货单一式两份发至部门物资计划管理员及项目组,并在送货单中注明订单号。
5.1.3.8物资计划管理员依据采购申请及订单,根据供应商交货情况,及时安排发货。并在收到送货单后,以邮件形式告知项目组XX订单/调拨单/样品单已发货。
5.1.3.9施工负责人/城市负责人需及时反馈《智能化工程项目组物资申请单》完成情况,物资计划管理员负责跟进《智能化工程项目组物资申请单》,未及时到货物资需及时与采购管理员沟通对接。
5.1.4借样
5.1.4.1各项目组如需向供应商借用样品,需提前填写《智能化工程样品申请单》。
5.1.4.2采购管理员根据《智能化工程样品申请单》填写《智能化工程样品借用单》。
5.1.4.3采购管理员将《智能化工程样品借用单》盖部门公章后发至供应商,同时以邮件形式发至物资计划管理员及项目组,由样品接收人员负责填写《智能化工程物资进仓单》。
5.1.4.4如在后续采购过程中,订货数量包括已借用样品,则需注明《智能化工程样品借用单》单号,以备查对。
5.1.4.5《智能化工程样品申请单》编号规则同《智能化工程项目组物资申请单》编号规则,《智能化工程样品借用单》编号为J-YP+流水号。
5.1.5 付款
由采购管理员整理出相关订单及其物资申请报告的邮件批复页、发票、附项目组《智能化工程物资进仓单》,如果订单数量与结算数量有增加或减少,需填《智能化工程物资付款结算单》,由物资计划管理员、部门财务、本部事务主管审核、部门经理审批后报公司财务管理部审批结算。
5.2 零星材料及工具采购
5.2.1 项目组采购零星材料及工具,每月底由项目组填写《智能化工程项目组零星材料需求计划》,报施工技术组、物资计划管理员审核,部门财务审批后方可采购。在当地采购的零星材料和工具须在指定合格供方采购。
5.2.2 每月报销时付《智能化工程项目组零星材料需求计划》及邮件批复页、《智能化工程物资进仓单》、发票报销。
5.3 办公用品、家私电器及劳保用品采购
5.3.1 采购办公用品、家私电器及劳保用品由项目组填写《智能化工程项目组办公物资需求计划》报部门财务审核、本部事务主管审批后方可采购;如果采购单价200元以上1000元以下的物资需资产管理员审核,单价1000元以上的家私电器及办公类固定资产申请由项目/城市负责人填写《物资/服务申请报告》申请,本部事务主管审核,经部门经理审批后按公司流程进行。
5.3.2 每月报销时附《智能化工程项目组办公物资需求计划》/《物资/服务申请报告》及邮件批复页、发票报销。
5.4分包工程
5.4.1由施工负责人填写《物资/服务申请报告》(附合同草案)报部门采购管理员,由采购管理员报部门财务审核,权限内的部门经理审批,由采购管理员跟进审批工作。超过部门经理权限的按公司相关程序执行。
5.4.2分包工程结束后,由项目负责人负责组织相关验收工作,并填写验收报告。
5.4.3付款时需附:《物资/服务申请报告》及其邮件批复页、合同、内部验收申请
、付款结算单,由项目负责人整理申请付款。5.4.4分包合同编号规则同订单编号规则。
5.5物资采购单价变更审批
5.5.1使用范围:已经经过评估为公司合格供方的供应商在新增产品报价或原有产品单价变动时使用。
5.5.2由采购管理员填写《智能化工程部采购单价变更审核表》,报部门财务审核,部门经理审批后,报公司财务管理部备案。
5.6本办法未涉及的物资审购规定按《采购管理程序》执行。
6.相关文件
VKWY7.4-Z01《采购管理程序》
7.相关记录和表格
VKWY7.4-Z01-F3 《物资/服务申请报告》
VKWY7.5.1-J02-05-F1《智能化工程物资采购计划》
VKWY7.5.1-J02-05-F2《智能化工程项目组物资申请单》
VKWY7.5.1-J02-05-F3《智能化工程物资采购订单》
VKWY7.5.1-J02-05-F4《智能化工程物资调拨单》
VKWY7.5.1-J02-05-F5《智能化工程样品申请单》
VKWY7.5.1-J02-05-F6《智能化工程样品借用单》
VKWY7.5.1-J02-05-F7《智能化工程物资付款结算单》
VKWY7.5.1-J02-05-F8 《智能化工程项目组零星材料需求计划》
VKWY7.5.1-J02-05-F9《智能化工程物资进仓单》
VKWY7.5.1-J02-05-F10《智能化工程部采购单价变更审核表》
VKWY7.5.1-J02-05-F11 《智能化工程项目组办公物资需求计划》
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