采购部工作管理程序之相关制度和职责，1.目的对采购过程及供方进行控制,确保所采购的产品符合规定要求。2.适用范围适用于华东电气公司经营电器产品的采购控制,以及华东电气工程公司生产所需的原材料、元器件采购、外协加工及供...
1.目的
对采购过程及供方进行控制,确保所采购的产品符合规定要求。
2.适用范围
适用于华东电气公司经营电器产品的采购控制,以及华东电气工程公司生产所需的原材料、元器件采购、外协加工及供方服务的控制。
3.职责
1)商务部负责编制《采购计划》,及时下达采购部。
2)工程部负责制定采购产品技术要求,及时下达采购部。
3)采购部对采购过程进行有效控制。
4)仓库负责元器件等直接入库产品数量的验收。?
5)质管部负责采购品质量特性检验。负责柜体等直接进入车间的产品数量的核查。
6)总经理批准《合格供方名单》。主管经理负责审批《供方评定记录表》。
4.工作程序
4.1采购产品分类
根据采购产品对随后生产或加工产品质量的影响程度,将采购产品分为二类:
1)A类产品:直接影响最终产品使用或安全性能,如柜体、变频器、电器元件、接线端子、电线、电缆、铜排等;也包括构成最终产品非关键部位的批量物资,它一般不影响最终产品的性能,但对产品装配质量会有影响,如螺栓、螺帽、线槽等材料。
根据采购产品在我公司的应用及销售范围,将A类产品按品牌和要求分为三类:
a)主营品牌:我公司元器件销售或工程项目制作使用的常规产品。这类产品的供应商应重点控制。通过初评、使用和评价结果将供应商分为三级管理。具体见4.2.2.1条款的规定。
b)非主营品牌:我公司元器件销售或工程项目制作使用的非常规品牌。
c)客户或工程指定品牌:元器件销售或工程项目制作时客户指定的采购产品。
2)B 类产品: 非直接用于产品本身的起辅助作用的物资,如一般包装材料等;也包括零星急用在市场上单个采购不构成批量的产品。
4.2合格供方评价、选择、再评价
4.2.1 A类产品的新供方评价、选择
4.2.1.1资质信息收集
收集供方资质信息的渠道可以是上网查询、公司经理指定或建议、公司其它部门人员提供信息、业务单位提供信息等。采购部根据各种信息,初选适宜的供方,按初选结果要求供方提供相关证明材料。
1.对于经销商应收集营业执照复印件、税务登记证、产品代理授权书。
2.对于非3C生产厂应提供以下主要证明材料:
1)营业执照复印件、税务登记证、质量体系认证证书、生产许可证(国家有规定的产品));
2)对于未作管理体系认证的企业,初次合作应提供符合产品标准的产品质量检验报告单,或提供少量样品(件)。
3.CCC生产厂应提供以下主要证明材料:
1)强制性产品认证证书(CCC)、生产许可证
2)强制性产品认证关键原材料产品质量检验报告(必须是CNAS认可实验室出具的);
4.2.1.2新供方评价、选择控制
采购部按以上要求收集完整相关资质并整理汇总。对于资质满足初选要求的供方先列入《新供方初次合作登记表》。初选新供方由采购部主管评价,并在《新供方初次合作登记表》上签字确认。对于A类主营品牌,采购部主管对资质评价满足要求即可要求供货。对于A类非主营品牌、客户或工程指定品牌和批量较大的螺栓、螺帽、线槽等材料,除要求提供资质外,必要时要求提供样品或到供方现场进行实地考察。样品由车间或质检部门进行试用或检测,如没有质量问题,在《新供方初次合作登记表》的相关栏目填写“试用(或检测)合格”,方可要求供货。如样品或试用结果有问题,在《新供方初次合作登记表》的相关栏目填写“试用(或检测)不合格”。供方现场考察由采购部负责,必要时工程技术或质检部门配合。考察结果应有考察报告。如合格在《新供方初次合作登记表》的相关栏目填写“合格”。否则,填写“不合格”。? 不合格供方不可再次选用,须另选厂家或供应商。
4.2.2 A类产品老供方再评价
4.2.2.1? A类主营品牌评价方法: 按《供方评定记录表Ⅰ》中的评定项目,分数在85以上的列为Ⅰ级供应商;分数在75-85的列为Ⅱ级供应商;分数在75分以下的列为Ⅲ级供应商。每年评价一次。Ⅲ级供应商为限用供用商。
4.2.2.2? A类非主营品牌和客户或工程指定品牌评价方法: 车间、工程部、质管部对采购品质量问题随时进行反馈,包括性能质量、装配使用质量等,由发现质量问题的部门负责填写《供方质量反馈单》。车间、商务部负责对采购品的供货及时性进行反馈,工程项目以生产调度确认的生产周期为依据,器件、单机以商务和采购协商的货期为依据,评价供货时间是否及时和满足要求。采购每年汇总整理一次各部门意见,根据各部门意见评价,并填写《供方评定记录表Ⅱ》。如车间、质管部、工程部、商务部未反馈质量和供货期问题,则视为满足要求,采购部主管在《供方评定记录表Ⅱ》上签字确认,则可列入《合格供方名单》。如以上部门有反馈意见,则由采购部主管将《供方评定记录表Ⅱ》报主管经理审批,视问题的严重程度,由主管经理评价是否可以继续合作。经评价合格的纳入《合格供方名单》,作为继续合作的依据。
每年12月,除按以上要求进行再评价外,还应核对供方提供的资质是否有效,有变更或更新的,要让供方提供最新资质。年度《合格供方名单》统一由采购部主管报总经理批准,方可作为下年继续合作的依据。3C认证产品使用关键件按同样方式评价控制,每年评价一次。没有变化,则《合格供方名单》继续有效。如有变化按3C认证实施规则的要求进行控制。对于需要报认证机构批准的关键件供方,由技术负责人负责申请报批。
4.2.3 A类产品供方稳定性要求
A类产品对公司产品质量和用户使用稳定性起着重大作用,因此合格供方经选定后,无特殊情况和重大质量问题,尽量不要随意更换,供方的相对稳定和一致性,是保证产品质量稳定、一致和合格的基础。
4.2.4 ?B类产品供方评价、选择、再评价
B类产品和零星急用产品(指因急用且数量很少,在市面上偶而采购),在采购前经主管经理对采购计划进行审批,采购后使用前对其质量进行验证控制,在验证或入库记录中写明供方名称,以便有问题时跟踪。其供方不按A类控制。
4.2.5对服务外包方的控制
为公司提供服务的供方,如运输公司,签订服务合同进行控制;检测、培训等选择有能力、有资质的相关机构,不再作能力评价。
4.3采购
4.3.1采购流程
采购计划 采购分工 采购实施 产品到货验收 产品办理入库 登记入账? 财务报账
4.3.2采购控制
1)采购部或销售中心采购人员接到经过批准的采购计划后,应先核对需采购产品的规格型号、品牌或其它要求是否明确。若对采购计划有异议,可及时反馈商务部, 确需修改时,由商务部计划员重新编制采购计划注明原采购计划的一项或几项变更。采购计划经确认和审核无误后,采购人员根据分工,按照采购计划要求在规定的合格供方实施采购,对于长期合作的老供方,直接电话联系发货,采购人员作好联系记录,明确采购产品各项要求和到货时间;对于第一次合作的供方和A类主营品牌,应在供货前签订合同;A类非主营品牌和客户或工程指定品牌,应视供方合作情况及产品具体要求,在供货前签订合同或传真需货订单。合同或订单内容包括产品名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等,包括相应的技术要求附件。
2)采购人员负责对所采购产品货期进行跟踪,确保采购产品及时准确到货。如货期、产品型号等发生变化,要及时与业务员或工程技术人员进行沟通,必要时填写《材料变更确认单》,经项目设计人员确认后实施采购。具体执行《设计开发控制程序》4.7条要求。
3)采购作业控制、采购合同签订内容和要求,以及采购货期跟踪具体见《采购操作规范》。
4.3.3采购产品验证控制
产品到货后采购人员应通知检验人员进行采购产品检验或验证;验证活动可包括检验、测量、观察、验证、提供合格证明文件等方式。根据采购产品不同,在相应的检验规程中规定不同的验证方式。本公司采购产品主要有以下几种验证方式:
1)直接销售的单机、电器元件,直接送仓库,由仓库管理员进行外观查验,合格办理入库,并及时登记入账。
2)工程项目安装使用的电器元件、电线、电缆、铜排等关键原材料在入库前由仓库管理员核验数量准确无误后,按规定检验要求通知质检员进行外观全检和性能抽检,质检员做好《进货检验记录》,合格品办理入库。
3)柜体外壳等直接进入车间的采购品,由采购人员通知质管部检验员进行检验。对于采购品数量由质检员和车间主任共同核验,核验无误车间主任在《进货检验记录》上签字确认。如核验数量有误,由质检员与采购人员联系,由采购人员向供方反馈,要求退换或补供货。对于质量特性由检验员进行检验。仓库管理员凭《进货检验记录》上的“合格”结论办理入库。
4)以上各项检验发现不合格品由质检员填写《不合格品报告单》。采购员或车间依据《不合格品报告单》上的处置意见进行退换货或让步使用。
5)本公司不允许顾客或公司质检员在供方现场实施验证。特殊情况应在采购合同或设计输出的技术要求或材料表中注明。
6)对于连续3次以上出现质量问题(产品外壳破损、性能不合格、包装损坏、产品规格不符等)的产品供方,采购部有关采购人员要将质量问题形成书面《供方质量反馈单》发传真给供方,要求其分析原因,采取措施实施改进。由采购部对其改进持续有效性进行跟踪。
4.3.4进货验证依据和记录管理
进货验证项目、方法、频次,抽样量、判定准则等,在《进货验证规程》中进行规定,检验人员依据规程进行检验,并按要求作好记录。每月30日,汇总《进货检验记录》和《不合格品报告单》,按要求作好合格率统计,将记录和统计结果交质管部统一管理。
5.相关文件
5.1《进货验证规程》
5.2《采购操作规范》
6.质量记录
6.1《供方评定记录表》?
6.2《合格供方名单》?
6.3《新供方初次合作登记表》
6.5《采购计划》?
6.6《进货检验记录》
6.7《不合格品报告单》
6.8《供方质量反馈单》
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