Z项目管理中心资料管理作业规程

　　Z项目管理中心资料管理作业规程之相关制度和职责，项目管理中心资料管理作业规程1目的规范业主档案资料、工程技术资料等重要资料的存档等管理、分类、借阅等工作。2适用范围适用于管理中心业主档案资料、工程技术资料等重要资料的...

项目管理中心资料管理作业规程

1目的

规范业主档案资料、工程技术资料等重要资料的存档等管理、分类、借阅等工作。

2适用范围

适用于管理中心业主档案资料、工程技术资料等重要资料的管理。

3.1各部门资料管理人员负责对相关重要资料的收集、整理、存档、出借、保管等工作。

3.2主管负责监督各类资料管理情况,借阅资料的审核等工作。

3.3经理负责监督各类资料的管理、借阅情况,出借资料的审核工作。

4作业流程

4.1资料管理人员负责对开发商提供的工程技术资料(产权资料、竣工图资料、技术资料等重要资料)按工程号及物业号归档,按要求进行资料的整理、保存,并在资料柜上进行标识,使文档方便检阅。

4.2对于经常性使用的工程技术资料,可由工程人员复印一套自行存档,方便日常工作所需。

4.3资料管理人员按物业号对业户入住后的入住文件(包括业户姓名、出生日、性别、身份证复印件、电话等基本资料)、装修资料及日常管理工作等形成的资料进行整理,由客服主管审核后及时归档;建立每户业主档案,永久保存。

4.4公司内部人员如需查阅资料需经相关主管同意后方可查阅,并办理借阅手续,填写《资料借阅登记表》,在资料管理人员指定地点查阅。

4.5外单位人员查阅资料,需有单位介绍信和个人证件经管理中心经理审核并同意后,资料管理人员方可让其办理查阅登记手续,并在指定的地点查阅。

4.6一般情况下,资料不得出借,若需出借或出借当日无法归还的,需经管理中心经理批准同意。

4.7借阅人未及时归还资料的,需及时向其催还资料或办理续借手续。

4.8资料归还后归档,在《资料出借登记表》上注明归还日期及签收人。

4.9建立规范的档案资料室,配备相应的灭火器材;每周对资料室进行打扫,及时更换干燥剂,如发现发霉的资料文件,用干布及时擦拭。

5 相关记录

l《资料借阅/出借登记表》

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