档案管理制度

篇2:大厦各项专业管理制度档案管理规范

大厦各项专业管理制度及档案管理

因篇幅所限,本章对[大厦]订立的公众制度、岗位职责、考核制度标准及ISO9000质量体系文件只列出目录/子目录。

1各项专业管理制度

第一部分公众制度

物业管理公约

精神文明公约

公共设施管理规定

房屋维修及保养规定

电梯安全管理规定

装修管理规定

空调管理规定

治安管理规定

车辆管理规定

10、消防管理规定

11、绿化及室外环境管理规定

12、环境卫生管理规定

13、楼宇管理规定

14、房屋租赁管理规定

15、空置房管理规定

16、办公楼管理规定

17、宠物管理规定

18、服务指南

第二部分岗位职责

管理处主任岗位职责

综合部主管岗位职责

综合部管理员岗位职责

综合部收银员岗位职责

综合部采购员岗位职责

保安部主管岗位职责

保安部班长岗位职责

工程部主管岗位职责

工程部维修员岗位职责

10、工程部装修监理岗位职责

11、环保部主管岗位职责

12、清洁班长岗位职责

13、清洁员岗位职责

14、绿化员岗位职责

第三部分考核制度标准(经济责任制并考核)

第四部分ISO9000质量体系文件

一、质量保证手册(一级文件):阐明公司质量方针和质量目标、描述质量体系的文件,对内是纲领性文件,对外是企业质量保证能力的文字表达。

二、程序文件(二级文件):是质量保证手册的基础文件,涉及所选要素的各项活动,阐明活动的组织分工、活动的方式方法,应采用的文件、资源和控制方法等。它对确保质量体系运行的有效性起重要作用。

三、规范手册(三级文件)

员工守则

人事管理手册

文件及档案管理手册

综合服务规范手册

房屋接管验收服务规范手册

房屋钥匙领用管理手册

装修管理服务规范手册

设备管理服务规范手册

电梯管理服务规范手册

10、公共设施维护和房屋维修服务规范手册

11、仓库管理手册

12、小区配套设施服务规范;

13、绿化服务规范手册

14、保洁服务规范手册

15、保安服务规范手册

16、车辆管理规范手册

17、消防服务规范手册

18、专项活动规范手册

19、统计分析方法手册

2[大厦]档案建立与管理

2.1[大厦]档案建立

?档案资料的分类:

A、发展商提供的资料

B、管理处自建档案资料

2.2[zz大厦]档案管理

?档案建立和管理流程

收集-整理-分类-分级-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查

?档案资料收发管理程序

A.重要资料(如发展商提供的资料)管理处主任/指定负责人交接签收专管员分卷归档。

B.管理处自建档案资料专管员按公司制定的文件管理程序发放与接收并立卷归档。

?档案管理要求

多种形式的档案储存方式并利于保管。

电脑储存,便于查找和利用。

电脑文件设置子目录并定期清除无效文件。

原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。

档案鉴定由管理处主任/指定人员负责。

档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,原则上按不同业务部分分柜保存。

档案专管员必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找,档案借阅必须办理主任签批手续并及时收回,防止文件流失和泄密。

档案室环境要求达到防火、防潮、防变质等,配置有效的灭火器材,遇潮湿天气需放置生石灰等物质,以保证档案资料的完好无损。

篇3:物业顾问咨询资料、档案管理制度

物业项目顾问咨询资料、档案管理制度

为使公司顾问管理工作有效进行,加强公司顾问资料和档案的管理,确保公司顾问资料、档案的保密性,现制定以下管理制度:

一、顾问咨询资料分为共用资料与项目资料两大类。共用资料包括:专业书籍、法规、技术规范、标准、图集大样、设备样本图册、园林图集、建筑风格图集、户型图集、气象资料、新技术新成果、公司规章制度、ISO9001、ISO14001体系文件等。项目资料为每个项目咨询服务活动中产生的全部资料的集合。如该项目来往文件、公函、提供的资料样本、项目咨询规划、物业管理策划与设计、顾问建议书、咨询实施细则、物业管理过程实施方案、项目图纸、照片等。

二、共用资料宜做成数据库,以方便查找。项目资料应按项目分类归档,需用电子文档和书面文档两种方式进行保存,由专人进行管理。

三、项目资料的电子文档需建立专门的子目录进行管理,目录按历史项目、在管项目、前期项目三类划分,每个项目内文件按性质进行分类存档。

四、书面顾问资料的借阅,需在顾问咨询部办理借阅手续。重要、保密资料需经过公司领导批准后方可借阅。

五、对顾问咨询资料电子文档或数据库由咨询部主管设置相应权限,使用人员在得到咨询部主管同意后方可进入该文件。

六、同一项目的资料,由发件人在使用完毕后将其归纳入相应的目录。

七、顾问项目结束,该项目所有顾问资料转移至历史资料目录统一进行管理。

八、对发展商发给公司的各种传真件,接收人员需将其复印后按项目存档,特别是对于发展商对公司所给文件的签收回执,更应注意保存其原始记录。

九、未得到公司同意,任何人员不得将公司顾问资料进行拷贝和复印。

篇4:美术馆物业管理制度档案建立管理

美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

(一)档案制度建立与管理

1、主要思路

档案资料分类:依据美术馆的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对原有资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机,整理住户全面的原始资料,并对陈旧部分进行及时的修正,最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。

档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必须建立档案资料,依照"采取的管理方式"中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索

1)业主提供的资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、建筑执照

d、拆迁安置资料

2)技术资料

a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同开

f.竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料

s.其他技术资料

3)管理处建立的资料

a.住宅区基本资料

b.住宅区分区资料

c.商业网点资料

d.娱乐设施资料

4)住户资料

a.住户入住资料

入住通知书

入住协议书

b.家庭人员档案

住户情况登记表

(二)管理处各项管理制度目录

序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准**.00.01

2职业安全健康职责**.00.02

3物料管理办法**.00.03

4停电停水应急预案**.00.04

5水浸应急预案**.00.05

6治安应急预案**.00.06

7文件质量记录管理办法**.00.07

8犬类管理办法**.00.08

9保安岗位架构图**.01.01

10保安运作规程**.01.02

11人员出入管理办法**.01.03

12监控中心管理办法**.01.04

13车辆管理办法**.01.05

14保安岗位操作规程**.01.06

15安保岗位标准**.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定**.01.08

17保洁岗位监管规程**.02.01

18绿化(地)养护监管规程**.03.01

19消防安全管理办法**.04.01

20火警应急预案**.04.02

21消防设备(设施)运行管理办法**.04.03

22消防设备(设施)操作规程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防设备(设施)维修保养规程**.04.06

25弱电设备(设施)运行管理规定**.04.07

26弱电设备(设施)操作规程**.04.08

27弱电设备(设施)维修保养规程**.04.09

28弱电设备(设施)安全管理制度**.04.10

29电梯设备监管办法**.05.01

30电梯故障紧急预案**.05.02

31供配电设备(设施)安全管理制度**.06.01

32供配电设备(设施)运行管理规程**.06.02

33供配电设备(设施)操作规程**.06.03

34供配电设备(设施)维修保养规程**.06.04

35电工安全操作守则**.06.05

36给排水设备(设施)安全管理制度**.07.01

37给排水设备(设施)运行管理规程**.07.02

38给排水设备(设施)操作规程**.07.03

39给排水设备(设施)维修保养规程**.07.04

40管道维修工作规程**.07.05

41房屋设备(设施)安全管理制度**.09.01

42房屋设备(设施)运行管理规程**.09.02

43房屋设备(设施)操作规程**.09.03

44房屋设备(设施)维修保养规程**.09.04

45房屋、设备设施巡视内容与要求**.09.05

46设备完好率标准**.09.06

47房屋、设施维修保养规程**.09.07

48服务供方质量监管规程**.10.01

49雨

天防滑管理办法**.10.02

50业户管理办法**.11.01

51空房管理办法**.11.02

收货部制度

篇5:培训档案管理制度范本

为进一步推进我公司培训档案管理工作规范化、制度化和科学化,根据长治公司要求,结合公司实际,特制定本制度。

1.培训档案分为:教学档案、培训档案及员工一人一档,各类档案要分类存放。

2.培训科指定专人负责管理档案,队组学习培训档案由队组负责培训的人员负责管理。

3.培训档案内容

3.1.教学档案

(1)上级颁发的各类培训教学文件及培训教材;

(2)各项培训教学管理制度、教学计划、会议记录、教学调查表、工作总结、培训试卷等

3.2.培训档案

(1)举办的各种培训资料(含外出培训):培训通知、学员名册、签到表、培训登记表、培训效果评估表;

(2)学员培训档案(学员个人受培训的记录);

(3)证书及花名册。

3.3.员工一人一档

(1)全体职工个人培训情况;

(2)学员个人培训信息表、身份证复印件、上岗证复印件、学历职称复印件等。

4.各培训人员都要将各种材料及时上交,归档以便保存,凡经审核的归档材料,任何人不得私自涂改。

5.各期培训学员培训资料,都要统一存入培训档案,按明码顺序分类存放,摆放整齐,存放处有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠咬等设施。

6.因工作需要借用培训人员档案,应履行借阅登记手续,用后及时归还。查阅时不得污损、卷折,不得在卷内画线、打圈,批注涂改。若需要复印,请示有关领导批准后复印。查阅,借阅归档材料,须经过培训科负责人批准,借阅时间不得超过一周。

7.严格实行一期一档制度,建立一期一档。按期装订成册,标题简明确切,书写整齐,编好明码。

8.做好安全保卫工作,管理好档案,培训科各类安全培训档案必须长期保存。