社区档案升级工作要求

　　社区档案升级工作具体要求

　　一、硬件设施方面

　　1、有档案室(办公室兼档案室也可以)。

　　2、有足够的符合要求的档案装具(铁皮柜)。

　　3、档案制度(八项制度)上墙，建立档案管理网络图。

　　4、配备计算机及档案管理软件，实现档案目录微机管理。

　　5、档案室内要悬挂档案存放位置示意图，同时要在档案柜外粘贴柜装档案标识签(类别、保管期限、起止时间)。

　　6、有灭火器、防虫药、防盗门窗、防光窗帘、温湿度表等“八防”设施，保持适宜的温湿度。

　　二、材料要求方面

　　1、有成立档案室、明确档案工作分管领导的相关文件。

　　2、建立社区居委会换届时的档案交接制度，并保证换届档案完整齐全。

　　3、有全宗卷(全宗介绍、立卷说明、分类方案)。

　　4、有编研材料(大事记、组织沿革、基础数字汇编)。

　　5、做好借阅登记、利用效果登记，编写档案利用实例(30例)。

　　6、做好室藏档案数量统计。

　　7、有文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并严格按照本单位形成的文件材料归档范围和保管期限表的要求来分类、整理、保管档案。

　　三、档案整理

　　(一)文书档案整理步骤

　　第一步：收集文件材料。要求齐全完整，剔除不需存档文件。

　　第二步：按年度分开。

　　第三步：按类别分开(七大类)。

　　第四步：按保管期限分开：永久、30年。

　　第五步：将每份文件去掉金属装订物，装入无酸纸袋或用推夹器订上，逐页编写页数。在每份文件的右上角空白处盖归档章，逐项填写。

　　第六步：装盒(装盒前，要在档案盒封面盖上全宗名称章，逐项填写盒内备考表);在盒背处逐项盖章(黑色)。

　　第七步：归档文件目录(文件目录录入电脑，形成纸质目录2份，1份作为检索工具单独装盒，1份放入文书档案盒内)。

　　第八步：排列上架。一般情况下，按保管期限、年度、机构(问题)排列。

　　(二)会计档案整理步骤：

　　1、按类别分开：凭证和账簿。

　　2、按年度分开，每年按月份排序。

　　3、从头按大流水编案卷号，并登记会计档案目录。

　　4、装盒并逐项盖章。

篇2:股份公司归档案卷质量要求

股份有限公司关于归档案卷的质量要求

总的质量要求:遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到以下几点:

一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料,均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数,均应齐全完整。

二、遵循文件的形成规律和特点,层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起,不得分开;一个项目的材料,要把项目从立项到结束形成的材料组在一起,准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。

三、卷内文件的排列:卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;会议记录依会议时间顺序排列,会议文件要按文件的重要程度顺序排列,重要的在前;一般工作形成的材料,结论性的文件在前,依据性的文件在后;产品销售合同应按销售产品种类组卷,再按供货时间依序排列;上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷,卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。

四、区分不同价值:各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件,可不必因价值不同而拆开组卷。

五、跨年度材料的处理:除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在批复年立卷;没有批复放在请示年立卷,跨年度的规划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议放在开幕年立卷。

六.具有长期保存的案卷,卷内文件有圆笔和铅笔字迹,要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印,连同原件一同归档。

七.卷内文件的编号:每一本案卷的卷内文件按"件"编号,每件文件用铅笔编写页号,在文件首页的右上角盖"件号章",并将件号和每件文件的页数填写清楚。("件号章"的其它项,由总裁办档案人员填写)。图纸在右下角编写页号。

八、装订与装盒:卷内文件以"件"为单位,采取三孔一线的方式进行装订。然后,按"件"号顺序排列装盒,一盒为一卷。

九、卷内目录的填写:凡是组成的案卷,都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。

序号:填写文件的件号。

文号:填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。

责任者:应填写文件形成的部门或以印章为准。

题名:填写文件标题,一般应照实抄录,不要随意更改和简化;没有标题或不能说明文件内容的标题,应根据文件内容自拟标题,外加〔〕;会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。

日期:填写文件形成的时间,填写时可省略"年"、"月"、"日",用"."表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。

页号:填写每份文件的页数。

十、备考表的填写:每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明,都应填在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上,检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。

十一、案卷题名的拟写:每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三个部分组成:文件的主要制发机关、案卷内文件主题(文件中心内容)和文种。也可突出年代特征,即:在制发机关后加文件形成的年代。用印有"北京首信股份公司"卷盒的股份公司内部文件,可以省略文件制发机关。

十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容,摄制人。照片要连同底片一起归档。

十三.归档的电子文档要附有标签,标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。

篇3:档案管理员职责要求

档案管理员简单的理解就是负责公司的资料档案管理的人员,具体请看以下提供的档案管理员职责的资料,欢迎浏览。

一、认真学习政治理论,刻苦学习档案业务和科学文化知识,热爱档案工作。

二、按档案有关规定要求及时完成档案工作。

三、文件和文字材料分类组成案卷,保护文件材料的完整与安全,便于查找和利用。

四、接受文件后必须做好登记,案卷的销毁或移出时亦做好记录,以便有据可查。

五、未经领导批准,所有资料不向外借,如确应严格履行借阅手续,退还时详细检查后注销借阅手续,如有造成丢失或损坏的及时向上级报告处理。

六、做好档案利用工作的信息反馈,搞好信息传递,不断拓宽和改进档案利用工作。

七、经常检查档案室的门窗是否牢固,做好防火、防潮及防工作,确保档案不损失、不丢失。

八、做好保密工作及领导交办的各项临时工作。

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