检验科文件控制程序
检验科文件控制程序
1目的
对本检验科所有的质量体系文件和资料(包括内部制定的或来自外部的)实施有效控制。
2适用范围
适用于本检验科所有的质量体系文件，包括质量手册、程序文件、标准规范、作业指导书、记录和表单、教科书等。这些文件以书面、摄影或电子存贮等各种形式承载在各种载体上。
3职责
3.1内部文件的编制、变更与修改权责。
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文件层次 |
文件名称 |
编制和修改 |
审核人 |
批准人 |
管理单位 |
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第一层文件 |
质量手册 |
质量管理组 |
质量负责人 |
科主任 |
综合组 |
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第二层文件 |
程序文件 |
各部门 |
质量负责人 |
科主任 |
综合组 |
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第三层文件 |
作业指导书 |
各部门 |
技术负责人 |
科主任 |
综合组 |
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第四层文件 |
记录和表单 |
各部门 |
技术负责人 |
科主任 |
综合组 |
3.2技术负责人组织各专业组负责人不定期对技术标准规范、检验程序进行有效性跟踪。
4工作程序
4.1内部文件的管理
4.1.1基本要求
内部文件统一使用A4纸张。
4.1.2编写结构
(1)质量手册为：1.目的;2.范围;3.职责;4.要求;5.支持性文件。
(2)程序文件为：1.目的;2.范围;3.职责;4.工作程序;5.支持性文件;6.记录表格。
(3)作业指导书的文件结构按不同类型规定不同的格式。
4.1.3章节编码
(1)质量手册11.11.1.1(1)a
(2)程序文件11.11.1.1(1)a
4.1.4版本及修订状态
版本原版为A版，第一次换版为B版，依次类推;修订状态原版为第0次修订，第一次修订为1，依次类推;重大修改时，需要进行改版，否则，只需体现修改次数，无需换版。
4.1.5文件编号
(1)第一、二、三层文件的编号(不含外部文件)
a第一层文件：ABCD-1-XXXX
单位简称一层文件初版或再版时年号
b第二层文件：ABCD-2-XX
单位简称二层文件文件流水号
c第三层文件：ABCD-3-XX-XX
单位简称三层文件小组代号文件流水号
(2)记录和表单的编号
a程序文件引申的记录和表单：ABCD-XX-XX/XX-X
原文件编号文件中表单流水号版次号
b其它记录和表单：ABCD/XXX-X
单位简称表单流水号版次号
说明：表单的流水号：以两位数字表示某文件中表单序号。
表单的版本号：原版为0，第一次修订为1，依次类推。
文件流水号：以两位数字表示文件在其所属层次之顺序号。
单位简称为：ABCD。
小组代号：综合室ZH、临检室LJ、生化室SF、免疫室MY、PCR室PR、微生物室WS、血库XK。
4.1.6批准、发放与回收
(1)文件编制或变更后由综合组对文件的编号、流水号、版本号、修订次数等校对无误后，按部门登录于《内部文件一览表》中。当文件被修订或废止时，由综合组予以更新此表或在备注栏中加以说明。
(2)综合组根据文件批准人的要求，决定文件的分发范围,要确保在相应场所，都应有现行的、经过授权的文件版本。根据各部门需要的文件分发数量复印，于每份文件的批准页面加盖“受控文件”印章后发行，并请收文部门或个人于《文件发放与回收记录》上签名。若为修订或废止文件，则需将作废文件回收，回收文件时应注意其数量和内容之完整性，并记录于《文件发放与回收记录》中。
(3)综合组将回收的旧版文件除作为知识、经验、辨别等目的而保留外，其它回收的旧版文件应销毁。保留的旧版文件应在其正面加盖“作废文件”章以示识别，防止误用。
(4)需求部门如发现文件缺页、破损、字迹模糊或遗失，应填写《文件补发申请表》，向综合组申请补发。不得以任何影印、打印、复印等方式自行处理。
(5)经发行的正式文件，使用部门及人员不得改变其内容。本检验科质量体系文件禁止手动修改。
4.1.7变更和废止
(1)文件的变更和废止需由文件原制订部门或相关人员以《文件修订/作废申请表》的方式提出，并说明原因。
(2)文件变更与废止之审查仍须由文件原审核人及原批准人决定，并在《文件修订页》上签字。若因某种原因不能时，则新审核人应调阅相关的背景资料以供参考。
4.2外部文件的管理
4.2.1外部文件是指与质量体系或临床检验工作相关的国际、国家或行业的法律法规、标准、技术规范和教科书等。
4.2.2外部文件的控制编号
外部文件的控制编号依ABCD/WB+XX+XXXX的方式编制。
ABCD/WB-XX-XXXX
外部文件代码外部文件流水号外部文件版本号
4.2.3外部文件由技术负责人予以确认，由综合组统一登录于《技术规范和标准目录》中;外部文件依其版次为版次，若无版次时将其作为原版登录。如有更新，应在备注栏中予以说明，并交技术负责人再确认。
4.2.4新版本的外部文件，经技术负责人确认后，科主任批准，于封面加盖“受控文件”章按4.1.6分发到相关的科室，并记录于《文件发放与回收记录》中。
4.2.5为确保技术标准、规范或检验程序的最新有效，由技术负责人组织各组负责人不定期或根据上级业务主管部门的通知，对技术标准或规范通过互联网或与制定、发布技术标准规范的单位联络等方式进行查核;如发现有过期的技术标准或规范，应及时进行更换，必要时需对使用过期技术标准或规范的检验报告进行审查。
4.2.6如有新出台或作废的技术标准或规范，应由技术负责人确定并经科主任批准后交综合组进行增删。
4.3文件保管
所有文件和资料(含内部的和外部的)由指定专人负责保管，放在固定的地方，防止损坏和丢失，且相关的人员应能很方便地获取。
4.4文件的调阅
任何人员需调阅质量体系的文件或记录，须填写《文件和记录调阅记录表》,外部人员须经综合组组长批准才能办理调阅手续。
4.5文件的备份
由综合组将每一份受控文件制作一份备份，由科主任决定其保存期限后由综合组保存并做好登记。
5支持性文件
记录管理程序
6记录表格
6.1内部文件一览表ABCD-2-04/01
6.2文件发放与回收记录ABCD-2-04/02
6.3文件补发申请表ABCD-2-04/03
6.4文件修订/作废申请表ABCD-2-04/04
6.5修订页ABCD-2-04/05
6.6技术规范和标准目录ABCD-2-04/06
6.7文件和记录调阅记录表ABCD-2-04/07
篇2:企业经营部文件档案管理控制程序
公司经营部文件档案管理控制程序
经营部档案定义:从经销商合同、采购合同、合格供方资料及评审记录、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料(含总代理及所有专卖店)、客户经营情况、客户订单(包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料《广告画》订单)、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。
一、目的
通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。
二、适用范围
适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。
三、管理职责
3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。
3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。
3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。
3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。
3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。
3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。
3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。
四、管理程序
4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。
4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。
4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。
4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。
4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。
4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。
4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。
4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。
4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。
4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。
4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。
4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。
4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。
4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。
4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。
4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。
4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。
4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。
五、奖惩条例
5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。
5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。
5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。
篇3:某安全保证体系文件控制程序
1目的
本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件,防止使用失效或作废文件。
2职责
项目副经理是文件控制的主要领导;
资料员是文件管理的主要部门,负责登记、传阅及分发;
项目安全员是收集文件并汇编的责任人员。
3程序概要
3.1文件和资料的分类
(1)安全保证体系手册,作业指导书,安全记录;
(2)法律、法规、规范;
(3)技术文件、标准、施工组织设计、专项施组,各项施工方案;
(4)其他管理文件、合同、协议、管理规章制度。
3.2文件和资料的受控、非受控、标识及有效版本
3.2.1受控
受控文件,经过受控标识,在项目部执行的文件,均属受控文件。
3.2.2非受控
非受控文件,不需本项目部执行的文件,均属非受控文件。
3.2.3标识
凡是文件都需标识,加盖受控章,非受控文件不加盖受控章,作废文件在左上角加盖"作废"以示标识。
所有文件均须字迹清楚,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管,以便查找,并在规定期间内留存。
4文件的批准
4.1安全标准体系手册由项目经理批准后,报公司各部门审批后,由公司副总经理或管理者代表批准后发布。
4.2施工组织设计,由公司总工程师审批。
5文件的销毁
5.1本项目无权销毁任何资料和文件。
5.2文件的归档及保管
5.3涉及工程类的有关资料竣工后,办理归档手续,有关部门安全记录竣工后保存两年。
6文件的记录
6.1文件收文记录
6.2文件传阅及发文记录
6.3文件批准记录