房屋租赁平台配置部规范运作建议之相关制度和职责，房屋租赁平台配置部规范运作建议一、配置部工作板块供应商管理①寻找供应商②邀约洽谈③跟进打样事宜④签订合同⑤跟进生产进度⑥与供应商结算订单与配送管理①向供应商报装②...
房屋租赁平台配置部规范运作建议
一、配置部工作板块
供应商管理
①寻找供应商②邀约洽谈③跟进打样事宜④签订合同⑤跟进生产进度
⑥与供应商结算
订单与配送管理
①向供应商报装②订单数据统计③房间新配置统计
现场安装跟进
①联系和接应安装师傅②监督现场安装工作
软装
①房内装饰风格研究②装饰物购置③打钉挂画、装饰
除旧布新
①联系师傅清理旧家具②通知翻新师傅翻新墙面
巡房与验收
①查看房内配置和登记统计②统计报装维修项目给物业③验收房内新配置情况
二、空房配置流程
巡房(根据物业的退房信息去查看空房,统计好房间需要翻新配置等情况)
清理旧家具
安装空调、热水器
通知物业维修或安装(把巡房过程中发现的房内灯管、水龙头损坏等情况和新装的空调热水器后需要安装插座、接水管等问题一起报给物业部)
翻新
板式家具、窗帘入场
床垫沙发、装饰入场
验收(检查所有新配置家具家电是否齐全、是否有质量问题)
通知物业清洁
三、人员配备及工作流程优化思考
当楼宇数达到50栋左右时,可以考虑分地域、分小组进行配置工作,这样楼宇相对集中,可以减少我们同事和安装师傅在路上的时间,同时也可以更好地兼顾每部分的工作。
配置部工作的理想分工:一个小组5人(3个专员+2个师傅)
巡房、软装、验收以及统筹安排清旧翻新安装等工作→1人
供应商管理、订单配送(空调、热水器)→1人
供应商管理、订单配送(家具、床垫)→1人
清旧、现场安装跟进→以上3人合作完成
翻新→2个师傅
按照目前的收楼情况,后期可考虑分为平乐和绿塘两个地方来进行翻新配置,两个小组分别负责两个地方的工作,可有效提高翻新配置速度;合作的供应商也各有两队,在一个供应商出现供应不上的情况时,可有另一个替补。
工作流程:
巡房,统计房内情况,做好登记,填写《空房登记表》,把表发到群里,把需要清旧、安装空调和热水器的任务首先分布下去。
安排清理旧家具。
填写《电器安装统计表》,联系供应商,安排配送安装电器,安装完电器要统计是否需要物业配合接水管和安装插座的情况,填写《报装维修表》。
把巡房过程中发现的损坏情况以及《报装维修表》中的情况汇总,一起填写整合发给物业部。
通知翻新师傅翻新房间。记录翻新完工时间。
填写《每日家具安装记录表》,联系供应商,安排配送家具和床垫等。
安装窗帘、装饰,填写《每周装饰记录表》。
验收,确认房内新配置没有问题后填写《配置完成通知单》交到招商处。
每周六早上将《电器安装统计表》、《每日家具安装记录表》、《每周装饰记录表》发到主管处,由主管统一记录在《新配置统计表》里。
四、配置部目前存在的问题、解决方法
寻找多个供应商和升级新产品的速度较慢。
解决方法:通过增加人手和合理分工来解决。
对已订购家具家电的剩余数量有些把控上的偏差,后面重新订购再安装,会拖延几天时间。
解决方法:时常关注待配置房间数量和订购剩余数量。亦可适当加大订购量,避免等待生产制作的情况出现,从而加快配置速度。
等待师傅送货和安装的时间有些被动。
解决方法:①与供应商约定任何一次送货的固定到达时间,比如早上10点送到、下午3点送到。每次安装都遵循此时间,不得违约。②或者每次送货前,提前协商到达时间,如果此次不能按照约定时间到达,供应商要付违约金。此方法的可行性还需验证落实。
解决方法:多了解市场行情,进行多家对比;提高谈判能力,合理发挥团队的能力。
五、与各部门的交接流程、存在的问题及建议
1、现在空房从物业处移交、经过翻新配置再交房到招商处的流程是:
①租客退租,物业部主管发布退房明细表,由物管将空房钥匙交到配置部。
②配置部和招商部去巡房,共同商讨配置方案。配置部统计空房内的水龙头、灯管、门等设施损坏情况。(A、如果可做原装房出租,配置部将房内需要维修的项目和清洁报给物业,维修、清洁后即可交房给招商部出租。B、如果需要新配置再出租,配置部在装好电器之后,统计好各房间需要报装的插座、水管情况,连同巡房时发现的房内损坏情况一起报备给物业部经理或者物管。)
③房间所有家具家电配置齐全后,配置部通知物管安排阿姨过去清洁,同时通知招商部该房可带看了。
交接存在的问题和建议:
①问题:房间配置齐全可以交给招商时,发现之前报给物业的房内损坏设施未能及时修好。招商也不知道该房什么时候可以清洁完毕。
建议:自配置向物业报修起,物业合理安排电工师傅,在翻新配置期间(一般7天内)及时将房内设施修理好。如未能及时修好,配置部在配置齐全验收房子后,再次统计房内设施情况,登记好情况交到招商处,由招商部去督促物业维修和清洁,这些配置好待维修的房子也可以在此期间带看,不会错失租客。
②问题:在翻新配置期间,如果物业需要维修房内设施,又需要从配置处拿走钥匙;配置齐全后,配置部再把钥匙交给物业去清洁,物业再将钥匙交给招商,期间有诸多不便。
建议:从业务交房到物业处时,空房钥匙必须配有2套。1套由物业保管,1套由物业交到配置,后面由配置再移交到招商处。如果是后期租客退租的,物业拿到钥匙后要配成2套,遵循物业留1套、配置和招商共用1套的标准。
③问题:配置部和招商部在巡房的时候发现,有的房间是可做原装房直接出租、或者是原先新配置的,现无须再另外配置就可出租的。此巡房工作有些浪费人工。
建议:在租客退租时,如果是可做原装房或者是已经经过我们配置的房子,由物管登记统计房内情况,安排维修和清洁后再直接交房给招商部,此类房无须经过配置部再交给招商部。如果是物管不能判断能否做原装房出租时,可将房子交至配置部。
④问题:物业部交房到配置部时,有的房间内部存在天花漏水或者地砖松动的情况。这些问题的处理是需要和房东沟通,也会需要一段时间才能维修好的。在此期间也不适合配置该房。另外,有的房间存在租客退租后、留下大量垃圾的情况,此时还需要通知物业搞完清洁才能进行翻新配置。
建议:房间修补好后再交房至配置部进行翻新和配置。空房退租后,由物业安排清洁后再交房至配置部,这次的清洁建议把原先租客不要的东西都可以清理掉(大件家具留给配置部清理),等到该房配置齐全后,做个简单的清洁就可以交房至招商处进行招租了。
六、关于维修翻新材料采购规范化的建议
由于需求预测不明确,物业部和配置部需要采购的物料数量少、批次多,购买也不定时,给采购人员以及财务造成一定的困扰,对于数量和成本的把控也造成一定困难。在楼宇逐渐增多之后,建议建立仓库,由专人批量采购和保管,统一登记领取物料。
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