行政主管岗位职责要求

  行政主管岗位职责要求之相关制度和职责,行政主管作为公司行政部门的主要管理人员,平时的重要工作及职责有哪些呢以下是详细的行政主管岗位职责,可供参考。(一)工作概要处理公司的行政事务和对外联络事务,充分发挥行政部...

行政主管作为公司行政部门的主要管理人员,平时的重要工作及职责有哪些呢以下是详细的行政主管岗位职责,可供参考。

(一)工作概要

处理公司的行政事务和对外联络事务,充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。

(1)负责公司行政部的日常工作;

(2)贯彻执行上级的指示决议,检查督促各部门的工作落实情况;

(3)协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系;

(4)做好后勤服务工作。

(二)岗位职责

(1)全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作,制定本部门每年、每月和每周工作计划;

(2)负责制订公司的行政规章,经总经理签发后督促各部门贯彻执行,并注意收集执行情况,从公司的实际出发,不断完善公司的规章制度;

(3)管理行政部人员编制;

(4)负责联络公司各部门的工作进展情况,注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题,并向经理报告;

(5)负责协调公司各部门之间的关系,努力发挥公司的整体组织优势;

(6)负责安排、督导办公室各职能主管的工作,确保办公室各项功能的有效发挥;

(7)根据经理指示,负责安排公司的各类会议,做好会议记录,安排并做好会务工作,组织编写会议纪要或有关的决议,检查会议精神的贯彻落实情况,并及时编写公司的大事记;

(8)负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等;

(9)指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作;

(10)负责审批各部门采购计划,组织安排人中同按计划实施物资采购;

(11)安排外来宾客的住宿;

(12)组织与安排公司活动,办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利;

(13)管理公司员工及住房,管理环境卫生,负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作;

(14)负责对外合同的审核盖章及对外事务协调,审查公司内部文件、记录及内刊;

(15)按照经理的指示搞好专项调查研究,拟写调查报告,为总经理提供决策依据;

(16)负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划,编制行政开支预算;

(17)严格管理和使用印章、介绍信,需经签字批准并进行登记后方可用印;

(18)组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作;

(19)管理公司车辆,合理调度使用,安排人员进行年审,办理车辆保险事务;

(20)负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系,搞好对外合作,并根据总经理的要求参与有关的社会活动;

(21)组织落实公司关于创建文明单位和文明班组的计划和部署,抓好公司的两个文明建设;

(22)认真完成经理交办的其它工作。

(三)职权规定

(1)有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作;

(2)有权按经理的指示,协调各部门之间的工作关系;

(3)有权安排、调度公车的使用;

(4)对各部门以经理办公室名义起草的文件有审核和校正权;

(5)有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况;

(6)有权检查督促对经理指示的贯彻执行情况;

(7)有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务;

(8)有权根据经理的指示,对办公用品、用具标准化进行检查、督促;

(9)对要求各部门主管参加的会议,有综合平衡或精简压缩的权力;

(10)对不符合规定,或质量不高、效果不大的文件、资料,有权拒绝打印发放。

(四)职责规定

(1)对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责;

(2)对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损失负责;

(3)对下属工作质量造成的不良影响负责;

(4)对得知公司出现重大异常情况后未及时向经理反映,以致造成重大损失负责;

(5)对经理办公室行文的差错,收集与整理资料失实而造成的后果负责;

(6)对公文、函件、报刊传递不及时,或发生误传现象,影响工作负责;

(7)对未及时根据公司方针目标的有关要求,编制好本部门的方针目标或未及时检查和落实负责。

(五)注意事项

(1)在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形象,在涉外活动中要严格遵守涉外纪律,维护国家的尊严;

(2)不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力;

(3)认真学习有关政策法规,了解《公司法》基本内容,掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。

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