费用报销管理规定

费用报销管理规定

为促进公司各项工作的顺利开展,明确费用报销的标准,程序和办法,特制定本规定。

(一)报销程序:在日常报销的情况下,报销人向财务部领取《报销单》,需要黑色水笔填写完整,正确粘贴,交部门主管,营运副总审核确认后,交财务部审核,财务部审核后报总经理批准,经批准后向财务部领取报销款。

(二)所有与财务相关的凭证,文书签名必须使用中文全名,不得使用英文拼音。

(三)所有费用必须在一周内进行核销,逾期应说明原因,不能说明原因的,不予受理。

(四)原材料,固定资产的单据须分开单独报销,粘贴在同一张报销单上的,不予受理。

(五)所有费用报销单据,报销人需在其背面注明费用的用途并签名确认,否则财务部不予受理。

(六)原始单据要保持整洁,报销时应平整地粘贴在粘贴纸上,不能完全重叠在一起粘贴,更不允许用订书机把原始单据订在报销单后面,否则不予受理报销。

(七)各项费用单据应妥善保管及时传递,防止丢失。各店应指定专人负责单据保管传输。各店当月所有核算单据需于次月2日中午12点前送达总部,超过规定期限传递的,对责任人及店主管每次处200元罚款。

(八)票据传递顺序

报销人的原始票据

→

粘贴

部门

主管

→

审核

营运

副总

→

审核

财务部

↓

报销人

→审核付款

财务部

→

批准

总经理

(九)相关费用的报销处理办法

1、交通费用:员工报销交通费用需注明时间,起点,乘坐的士,还另需在票据背面注明乘坐人,事由(从哪里到哪里,做什么事)。

2、加班费:加班费的计算一律按公司人事制度执行,公司(含直营店)员工节假日加班费一律上报人力资源部,在下月发放工资时支付。

3、广告费:报销时必须附相关的广告剪报。

4、办公用品:购买办公用品必须取得合法,正式,完整的发票,若多的办公用品累计开在同一张发票上,应附购货清单。

5、对于购买的固定资产及其他应事先申请,报销时单独粘贴并附事先的申请证明。

6、对于有定额或预算规定的费用,必须在定额或预算的范围支出,超时定额的不予报销。

(1)手机费用;

(2)公司实行财务预算项目,将按预算管理制度执行。

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篇2:公司借款费用报销制度

公司借款及费用报销制度(四)

1、为了规范公司的财务体系的运行,特制定本《借款及费用报销制度》。

2、定义:备用金分为常年备用金和临时备用金。常年备用金:一般指职能部门因公务需要,而必须保持现金使用量。比如:门店收款备用金、零星采购备用金、食堂等备用金。临时备用金:一般时指各部门人员因公出差或外出办事时,而必备的现金。比如:出差借款,办事借款。

3、常年备用金使用人授权,一般每年度初办理一次,一次授权期为一年或更短,一般年度终了时,结清确认,以备续用。

4、常年备用金审批流程:备用金使用人申请→总经理书面授权并审批→借款人填单→会计审核→财务主管审核备案→出纳人员付款→备用金使用人。

5、临时备用金一般在完成公务后由备用金使用人在3个工作日内向财务部门结算清楚,前款不清,后款不借。迟一天结算的则罚备用金使用人每天10元,累计累加。

6、临时备用金审批流程:备用金使用人请求填单→部门主管审核→会计审核→财务主管审核→总经理(或董事长)审批→出纳人员付款→备用金使用人。

7、费用是指根据生产经营管理的需要支付的当期收益性支出和资本性支出。本制度的费用管理仅限于公司日常费用额管理,比如:差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。

8、费用报销流程:费用报销人→部门主管审核→主办会计审核→财务主管审核→总经理(或董事长)审批→出纳人员付款→费用报销人。

9、报销费用的费用报销人注意事项:1)原始票据的粘贴要求:交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。2)拟报销费用人自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单,费用报销可汇总报支,所附单据上必须有经办人、验收人(或证明人)、部门主管(经理)签字后,经财务主管单据审核时加盖“附件”章以示该单据唯一报销依据。基于对拟报销单据的合法性与真实性要求,财务主管应在报销单据审核时,应立即向拟报销人提出。各部门负责人对单据需求负有无条件义务,无法落实者须书面讲明原因。

10、应急借支费用报销:公司发生特别紧急事项而产生的应给予报销费用,公司原则上不允许个人私自借支;如遇特殊情况,其部门主管应作担保人,并承担连带还款责任。应急借支费用一般为医疗、突发事故等危及到人道主义事项的费用。

11、应急、借支费用报销流程:拟费用报销人→财务主管审核(应事先电话知会总经理或董事长)→出纳人员付款→费用报销人(执行)***事后:费用报销人→部门主管审核→主办会计审核→财务经理审核→总经理(或董事长)审批→出纳人员冲抵借款→费用报销人多还少补。

12、应酬费用报销的特殊要求:应酬费用一般指对公司外部的部门或人员公务交往上的费用。经手人遇此事务,必须事先知会上级总经理(或董事长)。

13、费用报销单据合法性的特殊要求:以下日常报销单据一定要有正式发票(普票)或增值专用税票:

A、办公用品、电话费(普票)

B、应酬餐费、出差车费、住宿费(普票)

C、业务车辆用油、车间石化品用油、气(增值税票)

D、电费及用电配耗材(增值税票)

E、固定资产(普票或增值税票)

F、各部门的办公费用(普票或增值税票)

14、费用报销时,经办人或拟报销人须在每一张提供的单据上确认签名,以示负责。费用汇总报销的,拟报销人一定要注明时间、可公开事由、每次费用金额等等。在执行以上流程时,提请各有权审核人员一定按顺序进行。如果后手审核人先于前手审核人签字审核时,前手审核人有权给予拒绝补签。

15、本制度自总经理签署日起生效执行。

篇3:分公司费用报销付款申请借支管理

分公司费用报销、付款申请及借支管理

为了规范公司的费用报销、付款和借款管理,公司执行先申请、再执行、后报销或请款的管理模式及公司各项费用额度控制和例外支出申请审批制度。

一、费用管理原则

1.费用报销必须严格按照财务制度办理,任何人报销费用必须手续齐全,符合程序;

2.报销费用的票据必须有经办人签字,注明时间和用途,并附有原始单据、入出库等相关单据;

3、不得报销与工作无直接关系的个人用品及工作无直接关系的费用支出,如特殊原因购买的办公用品,个人离职时应收回,无法收回的应按新旧程度按购买价折价扣回;

4、当期费用须当期报销;

5.费用在一定的合理额度范围内控制使用,额度的依据是工作量、销售额、工作职务、员工人数等。

二、费用报销、资金支付审批权限

1、公司的支出审批根据"适当授权、分级分项控制"的原则进行管理;

2、公司的费用报销、借款、工资发放、付款等支出由被总公司授权人在授权范围内进行审批,超过授权范围的,由被总公司授权人审核后,报送总公司审批;

3、各部门所发生的费用等各项支出必须由部门主管进行审核后,送到财务部审核后,方可送到被授权人及总公司进行逐级审批;

4、公司被授权人的借款、报销、请款的审批人为上一级有审批权限的主管或总公司总裁;

5、有审核、审批权限的被授权人、应在财务部门签留字样备案。

三、费用报销、请款、借款流程

(一)费用报销流程及规定

1、公司员工因公借款或报销,经办人统一填制、整理好借款单、费用报销单、车票、采购申请单、验收单、发票等单据(要求单据按照类别及时间顺序整理分类),并在全部原始凭证后签名,先由各部门主管签署审核意见后送到公司财务部审核,然后送往被授权人、总公司审批后,出纳方可给予办理借款或报销;

2、员工出差应填写"出差申请单",并按规定程序报批后,可据此办理借款申请及办理机票、客房等事项预订工作,借款申请经审批后,方可到财务部门预借差旅费;

3、员工出差返回、采购、招待完毕后,须及时整理好有关费用单据,填写"费用报销单",并附上相关单据,并于出差返回或事务办理完毕后3日内将报销单据交部门主管审核,再送财务部,延期递交的,财务有权拒绝受理,一切费用由经办人自行承担。

(二)员工差旅费报销标准

1、本地差旅

(1)报销市内交通车(船)费时,应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起迄点及费用;

(2)严格控制市内的的士费报销。市内办事搭乘的士,应说明事由并事先取得分公司负责人的批准,方予报销。如没有分公司负责人的批准,凡搭乘"的士"的费用一律不予报销。对弄虚作假者,一经查出,将从严处理;

(3)本地出差员工派用公司车辆的,不再报销相关的交通费;

(4)现金报销实行周报制度,即上周发生的各项现金报销费用,应及时整理并于本周星期三前办理报销手续。一般不允许跨月报销;

(5)本地出差,无法在用餐时间(参照公司的作息时间表)前赶回的,每人每餐补助10元,不再报销其他餐费。如无经审批的出差申请单,不发补助,也不报销相关费用。

2.外地差旅

(1)出差审批

所有需要到外地出差的员工,必须填写"出差申请单"经部门主管审核后,由分公司经理批准,方可出差;

"出差申请单":在出差前必须把手续完备的申请表存根联交给考勤部门考勤,而保留财务联直到报销为止;

(2)出差交通费报销标准

分公司要求各出差员工尽可能选择最经济的交通工具,限制员工随意乘坐飞机、火车软卧。分公司负责人以下的出差员工需要乘坐飞机、火车软卧,应事先经总公司总裁的批准。

A.机场至市区往返应乘坐大巴,并根据发票报销;

B.公司到外地及返回,应乘坐大巴或火车,如需要乘坐飞机,应在出差申请单上注明从哪里到哪里需要乘坐飞机,报送总公司总裁审批;

C.外地出差的市内交通费报销额度:

各出差人员,应提供外地出差的市内交通车票,车票总额在每日市内交通限额与实际在外出差天数的乘积范围之内,据实报销,超过部分由个人承担。

两人或两人以上一同出行的,乘坐公交车的,交通费可以按同行人数计算;同坐出租车的,只能按照较高级别的一人额度计算,超过部分,由同行人员共同分担;同行人,分开乘坐的,按照各自的额度报销。

D.外地出差人员住宿费用报销额度:

一般员工住宿条件为公寓、招待所、普通饭店、宾馆,部门主管级别住宿条件不超过三星级酒店,分公司负责人可以据实选择。如果开会需要,由会议主办方统一安排住宿,造成超出标准的,须说明原因,经分公司负责人审批后方可报销。

如果是两人或两人以上人员出差同一地区,应尽量安排至少两人住同一房间。不同级别的员工合住房间,适用其中较高级别员工的住宿标准。不论是否合住房间,尽可能按人分别付款,分别开具住宿发票,以便准确核算部门费用。

公司将外地出差区域划分以下三类地区:

一类地区:包括北京、上海、广州、深圳、天津、重庆等。

二类地区:上述一类地区之外的省会城市和经济发达地区城市(包括国家规定的十四个经济开放城市)。

三类地区:其他地区。

各地区,各级别员工的住宿费报销限额如下:

出差员工尽可能入住公司指定的代理订房或与公司有优惠协议的酒店,住宿费在限额内据实报销,到外地参加会议、培训等活动,统一安排住宿的,住宿费可以据实报销。

3.出差人员伙食补贴标准

补贴天数的计算办法:出发当天,以机票/车票时间为准,在12点前出发的算1天,12点半后出发的算半天,返程到达当天不计算补贴天数,即算头不算尾。

出差人员趁出差之便,经上级主管批准并通知考勤部门就近回家探亲、办事,其间的交通费自理,并且该期间视同请假,不享受出差补贴。

除以上规定外,出差人员不享受任何其他出差补贴。

4.出差分公司所在地区以外的员工移动话费,享有话费报销额度的

,按照额度范围内报销,并提供正式发票,不享有话费报销额度的,按每人每天10元进行补贴;

5.特殊情况

若有特殊情况而不能按照公司差旅报销管理规定或者公司差旅报销管理规定没有涉及的事项进行的费用报销的情形,应以合理为原则,事先取得分公司负责人的批准,方可办理相关报销手续。

(三)员工差旅费报销具体规定:

1.住宿费及交通费按规定标准执行,超标自付(如有特殊情况需总裁批准方可报销);

2.伙食补贴按规定标准和出行时间计算领取,不得报销与此相关的费用。如果出差参会,由会议主办方统一安排膳食并已包含在会务费中报支的,不得享受伙食补贴;

3.差旅期间发生的日常交际应酬费用须事先告知分公司负责人,事后报销交际应酬费用时,须注明应酬原因与事由等相关内容,并单独填写费用报销单,经总经理批准方可报销。应酬发生在用餐时间,也不得享受伙食补贴;

4.本地出差不享受住宿补助;

5.员工出差返回后应于7个工作日内报销,未按规定时间报销的,财务部门应于当月工资中直接扣回该员工预借的差旅费;逾期报销的(在1个月内),须书面注明原因,经分公司负责人批准后,方可报销;

6.超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据,财务部门不予报销。有关人员偏离正常出差行驶路线或擅自改变出差申请单上批准的方式与路线造成的费用,一律由本人自行承担;

7.财务部有权对有疑问的出差费用报销单据向员工出差居住地酒店直接核实,如有虚假行为,公司将按情节轻重及公司规定对当事人进行处罚;

8.报销外地差旅费者,必须在费用报销单附上相应的"出差申请表"财务联、"出差工作总结"、考勤部门出具的出勤情况表及按照时间顺序分门别类整理好的相关原始单证,并用附表详列每天行程及出差期间工作内容,送部门主管审核后,转送财务部审核,最后由财务统一呈报给分公司负责人审批。

(四)员工借款管理规定

公司员工因工作、生活原因需要借款,履行以下规定:

1.员工生活费借款

员工因家庭、生活原因需要借款的,应填写"借款单",报部门主管审核后,送工资核算员审核后送被分公司负责人审批,出纳方可办理借款手续。出纳将在借款当月或次月发放该员工的工资时扣回。借款原则不超过未发工资60%,特殊原因借款数额超过员工未发放工资时,借款人应找担保人,并要求担保人在借款单上签字确认。

2.员工差旅借款

(1)员工差旅借款执行"前款不清,后款不借"的原则;

(2)员工因公出差需要借款时,必须根据审批后的出差申请单,填写"借款单",报部门主管审核后送分公司负责人审批,财务方可给予办理借款手续;

(3)员工出差返回公司后,应在7天内根据公司费用报销管理规定及时办理报销手续,冲销差旅费借款,否则,财务部门将先行从出行员工的工资中扣除借款。

3.其他事项借款

(1)允许分公司各专职司机借用备用金1000元,原则上要求各司机每周汇总报销一次,若经常跑长途,发生费用超过备用金额,也可在累计发生费用超过备用金时,及时办理费用报销手续,并年底或离职前结清备用金借款。若车辆需要进行较全面的保养、维护所需金额超过备用金时,单独办理借款手续,执行"专款专用"原则,若车辆在属于公司定点维护,按月结算的维修单位维护,不得另行办理借款手续;

(2)因工伤需要,由行政部门负责办理借款及报销结算手续;

(3)因应酬需要,根据审批后的费用申请办理借款手续;

(4)各营业终端需要交纳的各种税费,由经办人员根据有关的合同协议的规定事先办理借款,接着办理各营业终端的支付事宜,然后按费用报销流程办理报销手续;

(5)各营业终端,由各收银员借款人民币500元,作为各营业终端流通备用金;

(6)因其他事项需要借款的,以有审批权限公司领导的审批手续办理借款事宜;

(7)、各项借款和备用金在春节放假前全部结清,未结清者不予发放工资,合理的备用金春节完上班后再办理备用金借款手续予与付款;

(六)领用公司物资,各部门应先向公司物资保管部门查询相关办公用品库存情况,若有库存,各部门需要填写领料申请单,报部门主管审批后到物资保管部门领用。物资保管应根据领料申请单或生产指令单,填写领料单(存根联、仓库联、财务联),并要求领料人签字后发料;若无库存,应填写物资采购申请表,送公司领导审批,转交给采购部进行采购。采购部参照公司采购管理规定执行;

(七)关于通讯,分公司将根据各部门各人员岗位特点给每个员工制定通讯费报销额度。员工申请话费报销,应填写费用报销单,并附上话费发票,送部门主管和财务审核后送公司领导审批,在额度范围内,分公司据实给予报销;超出额度的,分公司原则上不给予报销,情况特殊需要报销的,员工还应填写费用支出申请表,送给公司领导审批,审批后,分公司方可据实给予报销,否则分公司将按额度给予报销;

(八)关于公司车辆使用,对于日常的油费、过路费、停车费、洗车费等费用,要求公司司机一周填写一次费用报销单,并附上派车单、发票等相关单据,送分公司负责人审批,后给予报销;对于需要支付车辆保险费、养路费、维修费,公司司机应事先填写费用支出申请单,送分公司负责人审批后办理借款手续,出纳方可付款。借款之日起一周内,经办人员应填写费用报销单,并附上发票等相关单据,送分公司负责人审批,出纳方可给予报销;

(九)关于邮寄费,分公司原则上长期与一家快递公司合作,按月结算,各部门收到上述快递公司送来或要求快递分公司送出的邮件时应及时填写邮件接收发送单,月末汇总后三日内将汇总表、邮件接收发送单送到公司财务部,由财务部与快递公司进行结算;对于其他零星的邮寄,经办人员应在邮寄后三天内,填写费用报销单,并附上发票等相关单据,送分公司负责人审批,后给予报销。

(十)工资结算

1、对于新招聘人员,人事部门,应将该员工的待遇情况,及时书面通知工资结算人员;

2、提成人员工资,各营业终端主管应及时上报各员工的提成计算表上报给公司工资结算人员;

3、考勤部门和各营业终端主管应及时将各员工的出勤情况及时报送给工资结算员;

4、根据公司规定对于员工进行的奖惩,由各部门主管上报给行政主管审批后进行公告,并报送给工资结算员;

5、工资结算员,应按照规定的期限上报工资汇总表及明细表,并附上新增人员待遇通知书、奖惩单据,交给财务审核,再上报给分公司负责人审批。出纳再根据审批后的工资表,按规定时间发放工资。各部门要积极配合工资结算人员工作,及时做好各自的资料报送工

作,不要随意找借口搪塞,影响公司员工工资的按时发放;

6、对于开除的员工,由行政部门安排相关部门及时办理好该人员的离厂手续,并通知工资结算人员结算该人员工资,并交给出纳签字,并注明该员工的借款情况,并交给分公司负责人审批,出纳再给予结算工资;

7、对于擅自离职的员工,相关部门应及时向行政管理部门进行汇报。行政部门应进行查证,属实的,应及时安排相关部门办理该人员的离厂手续,并通知工资结算员,结该员工未结算工资,后转交财务进行账务处理;

8、员工因合同到期或者辞职获批准后,办理了辞职和离厂手续。行政部门,应通知工资结算人员结算该人员工资,并交给出纳签字,并注明该员工的借款情况,并交给财务审核和分公司负责人审批,出纳再给予结算工资;

9、分公司核算员计算工资后,报给财务审核,然后报送分公司负责人审批;

10、公司部门主管及以上级别人员的待遇,应上报总公司人力中心审核,并报总公司财务中心备案;

11、其他合同和公司制度未规定的员工过节费、各种补贴、津贴、奖金等福利待遇,由分公司拟定申请,并上报总公司总裁审批后实施。

(十一)其他报销事项

分公司临时发生的需要支付的无法预测的财务制度没有规定的其他事务,公司要求各部门执行"先申请,后执行"的审批制度,由经办人员事先填写费用申请单,报送分公司负责人审批后执行。执行之后,在财务规定的报销时间内,经办人员应填写费用报销单、附上发票、送货单、验收单、收款收据、审批后的费用申请单等有关单据,报部门主管和财务审核后,送公司领导审批,出纳方可给予办理报销手续。若经办人需要借款,按照财务规定借款流程实施。

四、付款申请

(一)现金采购

采购员根据审批后的采购申请单以采购备用金或借款进行采购后,交给公司指定人员进行验收,填写费用报销单,附上采购申请单、供应商送货单、发票、验收单等,在采购完成后一周内送部门主管和财务审核及公司领导审批。

(二)预付及月结采购

1、需要预付的采购,采购员根据审批后的采购申请和采购合同、协议等条款填写付款申请单,并附上审批后的合同、协议、采购申请单复印件、收款账户、付款委托书(收款单位与合同签署单位不一致时提供),送部门主管和财务审核后,送审批权限的分公司负责人审批后,转给出纳付款。采购物资验收合格后,采购员根据合同协议的要求及与供应商的对账单,填写付款申请单,参照预付款办理流程执行,并负责催讨税务发票;

2、月结或先发货后付款的采购,采购员根据合同、协议的要求及与供应商对账情况,填写付款申请单,参照预付款流程办理付款手续,并负责催讨税务发票。

五、报销手续及要求

1、各分公司经营发生的各项对外资金支付,包括原材料、存货采购,支付的货款及运杂费,按合同规定支付的预付货款款等支出,由资金使用部门提出申请并经部门主管签字后,送财务部门审核用款的,属正常用款的由主办会计签字后,报分公司负责人审批使用。对有问题的开支,财务部门有权拒绝支付;

特别提示:不能用收到的销售款(包括承兑汇票等)直接支付费用。收到的货款应先交存入货款户,支付的费用款等按规定办理。否则按违规处理!

2、一般财务事项报销,要有经手人(申请人)、部门主管签字;采购物品,除经手人(申请人)、部门主管签字外,还要有验收人或证明人签字;日常办公物品、低值易耗品、各类业务推广、业务宣传、企业宣传项目等的采购或者维修申请固定资产的物品,金额较大的(超过2000元或IT电子设备超过1000元),必须附上经总公司董事长或总裁审批的"请购单"或经批准的"报价单"、"合同"(批准文件必须作为报销附件,为必要条件),办理完入库手续后有经手人(申请人)、验收人、部门主管及分公司领导签字,方可报销;

3、分公司总经理、副总经理和部门主管的签字批准权限,根据公司统一的授权政策执行;

4、新开店必须严格按先申请后开支原则。装修、房租、购买固定资产必须事先申请,经总公司董事长或总裁书面批准的装修预算、合同、固定资产购买预算作为支出申请必备附件,特殊情况电话等口头申请的,应及时补办书面手续,没有书面批准文件的不得开支,已开支的责任人负相应经济责任;

5、分公司单次费用超过2000元的应事先申请,经总公司董事长或总裁书面批准后方可列支,批准文件作为开支必备附件之一;

6、报销购物发票,如果未能在发票上列明物品明细,则无论金额大小,都要有购物清单。如对方单位确实不能提供清单的,需由经手人(申请人)根据购物单价、购物数量等补列购物清单,经验收人、部门主管核对无误并签字后凭正式发票、送货单和自制购物清单报销;

7、各部门报销招待餐费,须列明用餐的人员、时间和事由,严格执行先申请后招待的流程,报销单据应为正式发票并附详细菜单;

8、因公出差的,必须附上经总经理批准的"出差申请单",本地出差,由部门主管批准,严格执行先申请后出差的流程。交通费用凭乘车人、部门主管签字报销,每次报销的车票要求在背后写清楚起止地点和时间,经手人(申请人)须将车票按金额整理、粘贴汇总,填写总金额。报销住宿费用,应提供正式的酒店住宿发票和清单。市内交通费不得超过报销限额。未经批准改变行程产生的费用不予报销。差旅费报支应严格按公司标准列支;

9、严禁报支非公务活动产生的费用,分公司为个人充值的电话费、交通卡等限公务活动中使用,发现非公务活动中使用的,一律按违规金额5倍扣回;

10、公务活动中个人违法、违章、违规等罚款不得报销;

11、合理的费用支出应取得对方的手续完整(包括对方公章、经办人、收款人、收款人联系方式、联系电话等)正式发票,不得用自己填写的收据或白条代替,特殊原因不能取得票据的仅限于低于100元并写明原因,分公司负责人审批后报销;高于100元的未取得对方的手续完整的发票无论何种原因都不能报销列支;

12、分公司对外签订的合同、协议等经济活动文书应全部报一份分公司主办会计,作为费用支出审核依据,未将手续完备的合同、协议未报主办会计备案的主办会计有权拒绝退回处理;分公司主办会计应妥善保管相关文书,定期交总公司财务留档,作为总公司审计公公司费用合理性的依据,不得擅自丢弃、销毁等;

13、分公司财务负责人应认真审核财务开支的必要性、真实性、合理性、合法性;

14、分公司财务负责人应认真审核支出手续的完整性(包括支出凭证、经批准的预算、申请单、合同、协议书面依据等);

19、情况特殊需要特别处理的费用报销单或付款申请,必须经常董事长或总裁书面签字认可。任何口头通知都不得作为财务部执行的依据。

六、费用报销单填列规

范。

1、费用报销单必须用蓝、黑水笔或蓝、黑书钢笔书写,不得使用圆珠笔等,用胶水粘贴附件,不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的,财务部门作退回处理;

2、报销的原始发票原则要求是正规发票,除定额票据外,其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据,收据(财政票据除外)及白条不予报销;特殊原因无法取得,需写明原因,领导审批;发票级次:增值税发票-普通发票-正式收据;

特别提示:能索取正式发票(增值税发票、普通正式发票)不索取用小票、收据等不规范发票报销的,财务部门有权退回;

3、原始单据不得涂改,挖补。发现原始单据有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章;

4、票据背后写明经办事由、经手人、证明人、经办日期;

5、费用报销申请单只能用公司统一印制的规范的单据填写,不得用复印件填写;

6、借款原则:前款不清,后款不借;

7、报销单据使用说明

单据名称

使用说明

出差申请单

外地出差申请

差旅费报销单

差旅费报销(车、船、飞机票、住宿费等)。

费用报销单

非差旅费的日常费用的报销。

原始凭证粘贴单

对小票较多,按类别分层次粘贴。

付款申请单

原辅材料付款申请;外协加工付款申请;服装、配件加工付款申请等;

借款单

个人差旅费暂借款;采购借款;经批准的个人借款等。

篇4:公司费用报销规定

公司费用报销的暂行规定(五)

本着既要保障供给又要节约开支、做到报销费用有章可循的原则,制定本规定。

一、差旅费:

1.外出办事人员报销差旅费时,在报销单据上应附有“出差批准务”,否则不予报销。

2.报销差旅费时,出差人员应认真填写报销单,写明出差路线,注明各路段开支的费用,便于领导和财会人员审核。报销单填写不合乎要求者,财会人员应要求重新填写,否则可以拒收报销费。

3.出差路线需要合理,绕道交通费不予报销。必须绕道的,要经过公司负责人同意后,方能报销。

4.出差人员需乘坐公共汽车的,以中巴交通费为标准。如确需乘坐“的士”的,需经领导批准后,方能报销。无公司共汽车的路段落,可以报销摩托车费。

5.出差人员不能及时回厂就餐的,可凭发票,每人每餐报销不可超过15元的误餐补助。出差职工一般不得报销招待费。

6.报销罚款时,要分清责任,报销公司应该负责全部或一部分的罚款。

7.报销时间。出差人员在出差回厂后的第二天,向财务部门报销有关费用先故推迟时间的,财务部门可以不受理。

8.报销手续。出差人员填写报销单后,交会计审核,经指定的批准人签名或盖章后,将报销单据交给出纳员付款。

二、办公费

1.办公用品由公司统一购买,职工根据生产、办公需要,向保管人员领用。保管人员实行办公用品领用登记簿,进行登记。

2.公司员工一般不得报销办公费用。

3.保管人员为保证工作需要,应及时购买办公用品。购买前,预先编制购物申请清单,经批准后购买。办公用品购回以后,由出纳人员监督验收入库,由保管员、出纳员在送货单上签名,便以与销货方结算货款是核对。

4.月结支付费用时,要取得税务部门的正式发票。

三、材料及维修费用

1.仓库保管员必须健全物资进出库手续。生产维修需要的材料、物资凭领料单出库,购进的材料、物资,使用物资验收单验收入库。

2.购进的不需要入库的维修物资,也要通过验收,在入库单上注明“未入库使用”。

3.所购物资,如果是月结付款的,应在送货单上附上验收入库单,以便结帐核对。

4.分次报销费用的,应将购货发票连同入库单一并报刊财会部门报帐,无验收入库单的不予报销。

5.维修部人员,在购买维修物资前,应编制购物申请单,经审核批准后方可购买。

6.需要外修的机器及另部件,经批准后送外维修,修理完回收交付使用时,需经使用部门负责人验收。报销费用时,附上验收单,方能报销。

7.因支付的材料,物资及维修费用数额较大,应取得合法凭证。

四、伙食费:

1.因现有的生活水平上,每人每天控制在4.5元以内的结算报销伙食费。

2.食堂物资采购由厨房职工负责,由公司指定人员监督验收,并在发票上共同签名,据以报销。

3.在保证不降低现有的生活水平上,每季度(或半年)根据市场物价下降水平,作适当调整。

4.逐步改善和提高职工期的生活水平。在公司经济效益不断提高的前提下,对职工的伙食费也将逐步有所增加。

5.以上暂行规定,应在今后的实施过程中,不断补充、完善。

篇5:商业集团各类费用计划及审核报销程序

某商业集团关于各类费用计划及审核报销程序

为控制降低成本,总公司为各商场、部门的费用在年初已制定计划。一切费用支出都应控制在计划之内。因此要求各商场各部门在当月三十日前制定下月费用支出计划表:其中有报刊广告、物业维修、办公及其它费用明细表报予财务部。否则发生的费用则不能报销。若有特殊原因超出计划指标需有报告,经总经理批准后才能实施。

一、各类费用年、月计划:

(1)报刊广告费年计划指标80万元,月计划:6.66万元。

(2)商场物业维修费年计划指标:16.9万元。其中:南门商场年计划5.4万元,月计划0.45万元。西门商场年计划4.97万元。月计划0.41万元。太升商场年6.53万元。月计划0.54万元。

(3)办公费用年计划指标6.12万元。其中公司总部年计划3万元、月计划0.25万元。南门商场年计划0.96万元,月计划0.08万元.西门商场年计划1.2万元、月计划0.1万元。太升商场年计划0.96万元、月计划0.08万元。

(4)电话费:南门商场月计划0.12万元、西门商场月计划0.12万元、太升商场月计划0.1万元。

(5)清洁费用品:南门商场月计划0.025万元。西门商场月计划0.025万元,太升商场0.025万元。

(6)广告制作费:南门商场月计划0.16万,西门商场月计划0.16万元,太升商场0.1万元。

二、费用审核程序:

(1)商场需发生费用前首先填报"购物申请单"广告牌布幅费用填报"制作单"印刷品费用填报"印刷品制作单"。金额在1000元以内由商场总监审批签字。300元以内由商场经理审批签字同意才能借款购买。

(2)借款手续由经办人填写借款单,借款在1,000元以内由商场总监签字同意,300元以内商场经理(部门经理)签字同意经财部经理签字后才能到财务室借款。

(3)所购物价格一律由zz负责定价如物业维修、喷绘、KT版、布幅、广告架牌、刻字布幅、办公用品,(含电脑、打印机、复印机)印刷品(三家以上报价)应不断咨讯,掌握价格行情。并负责每月公布现行价。商场经理派物业主管负责购买。商品的价格不能高于已定价。购物中若有假冒伪劣商品应立即退货。造成经济损失的应根据损失金额不低于50%由签字人和购买人负责赔偿。并扣绩效工资10分。

(4)商场经理应审查购货计划、质量、数量、价格、用途,认真审核后才能在发票上负责签字。若因玩忽职守造成经济损失应根据损失金额赔偿50%并扣效用工资5分,绩效工资5分。

(5)商场维修、清洁用品、广告制作费由祁战敏负责在费用报销单审核签字。报刊广告费报销单由季澄洪审批签字。办公、电话费用报销单由刘岩负责审核签字。负责审核各类费用若不认真负责。因失职造成经济损失者扣绩效工资10分。并对经济损失的50%承担责任。

(6)有关商场设施改造,必须有预算报告,总经理批示同意后才能实施。费用报销审核程序按以上条例执行。

(7)业务往来中的招待费应附有菜单和票据才能给予报销。

三、费用报销程序

(1)各类费用报销单和请购单一并交付公司财务部再次审核。西门、南门商场由龙云岫负责审核,太升、新时代商场由包君伟负责审核。在审核过程中应认真复查无误方能签字报销

(2)商场经理(物业主管)负责记录当月支出明细表。分类的有物业维修、电梯维修、保洁用品、设施改造、布幅、广告牌、办公费、电话费、业务费、招待费等。每月计算出月结金额。并装订成册,以便掌握了解各类费用状况是否控制在计划之内。到总部办理报销费用时需带上此表,商场管理部负责逐笔审核。(附支出明细表样)。

四、审核报销程序图示

计划--请购单--定价(zz)--商场经理审核签字--购买--总部分管人员审核签字--财务部经理审核签字--各商场财务部报销。

五、财务部月底分商场部门,将各类费用明细表上报总经理审核,经同意签字后此表附财务凭证装订。

总部财务部