房产测绘成果资料归档制度
房产测绘成果资料归档制度
第一章为规范测绘成果及资料档案的管理,确保测绘成果、资料档案的安全,促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》并结合本公司有关规定制定本制度。
第一条测绘成果及资料档案根据国家要求,制定归档范围及保管限期表(见附录一)。
第二条测绘成果及资料档案必须按要求及一定的编号原则进行编号归档;归档的资料应当齐全、完整,分类整理立卷,案卷首页为案卷文件目录并编制档案著录卡,案卷标题简明确切,案卷质量符合国家有关规范、标准。
第三条不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。
第四条对归档的成果资料应做好完整的登记表登记,并录入计算机中以便查阅,同时对将登记表进行统一管理保存(登记表见附录二)。
第五条长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写,只能用兰黑墨水、碳素墨水书写,以利长期保存。
第六条成果及资料档案的接收、移交,必须附有清单,严格清点和履行签字手续并填写移交(接收)登记簿(见附录三)。
第七条数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查,发现问题及时更换载体或恢复抢救。第八条接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档工作。
第九条所有档案必须登记,详细到文件级,尽量用数据库或电子表格进行登记。
第十条保密、防虫、防霉、防盗工作,定期检查档案保管状况,对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。
第十一条各部门必须设专职或兼职人员管理测绘资料,做到职责分明,并应设置资料室和铁柜,存放测绘资料。
第十三条将测绘成果资料档案工作列入总经办工作日程,并由总经办或其指派人员对档案管理工作进行定期或不定期检查,及时发现问题并协调解决。
第二章档案室管理制度
第一条为了确保档案的安全,最大限度地延长档案的使用寿命,使档案更好地为社会和公司服务,特制定本制度。
第二条保管档案必须有专用库房,并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施,保证档案安全。
第三条档案室是保管档案专用区域,任何人不得在档案室内存放与档案管理无关的物品。
第四条档案柜(架)排列应与窗户垂直,柜(架)与柜(架)、柜(架)背与墙壁保持一定的距离。
第五条档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制规定(总目录、分类目录、卷内目录等)科学分类、排列、编号入柜(架),有序管理,不得任意挪动案卷的位置。案卷调出利用或加工整理,返还时必须及时归回原处。
第六条档案进出库房,要建立严格的登记制度,包括档案收进入库,库存档案调出室外及日常的调阅、归还。
第七条对新接收入库档案要严格检查,对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。
第八条档案室内应备有温湿度计和记录本(簿),坚持每日观察记录,做好温湿度调控工作,维持良好的保管环境并不断改善保管条件,档案库房内应当安置温湿度计。环境的温湿度应相对稳定,库房的温度应控制在14-24℃之间,相对湿度应控制在40-60%之间。
第九条光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。
第十条档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”的设备和措施,宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度,树立防火意识。
第十一条档案室管理人员每年春末在档案柜(架)内置放防虫药品,并定期进行检查,发现情况及时处理。
第十二条档案室应安装防火防盗装置,置放灭火器材,加强防火、防盗工作。档案室周围要灭绝火源,下班时要关闭电闸。室内严禁吸烟,严禁将易燃易爆物品带入档案室。
第十三条要经常检查库房有无火灾隐患,发现问题及时向领导报告,以便采取有效措施,防患于未然。
第十四条定期检查消防器材并定点放置,管理人员要了解其性能并能熟练使用。
第十五条档案室管理人员必须保持档案室的安保性能,不得损坏任何安全设施。档案室内的白炽灯不得任意更换成日光灯,不得自行任意变动照明线路。
第十六条不准擅自安装电器开关和其他电器设备,严禁乱接、乱搭临时线。
第十七条档案室照明不采用自然光源,防光窗帘(或遮阳板)不得随意拉开。
第十八条档案入库前必须消毒除尘。要定期做好室内清洁卫生工作。
第十九条档案的存放和提取利用均由档案室管理人员进行,其他人未经允许不得随意进出档案室。
第三章档案工作人员要求
第一条认真学习、贯彻《档案法》及《保密制度》,严格执行档案工作的规章制度,了解档案工作方针,掌握档案管理工作的基本技能。
第二条档案管理人员签署保密协议。
第三条忠于职守,负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作。
第四条积极开发档案信息,编制各类档案检索工具及参考资料,为生产、科研等各项工作服务。
第五条负责档案借阅登记和利用效果收集工作。
第六条负责档案库房的管理,做好“八防”工作,确保档案的完整与安全。
第七条熟悉馆藏,做好档案利用工作,积极主动热情为用户提供服务。
第八条积极参加各种档案管理培训活动,不断提高自身业务素质和岗位工作质量。
第九条加强团结协作,遵守工作纪律,严格执行各项工作制度。
制度大全-www.Qiquha.com.com篇2:技术档案归档管理制度
为了更好地做好技术档案管理,规范技术档案的收集、整理、存档、借阅等工作,依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,制订本制度。
第一条档案管理工作的基本原则:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,档案由专人统一管理,以便于随时调用,维护档案的完整与安全。
第二条档案管理部门接受上级部门的业务指导、监督和检查,负责管理本单位的科技(部分)档案,其任务是:
(一)各单位整理、立卷、鉴定、保管公司的档案;
(二)积极开展档案的提供利用工作;
(三)进行档案统计;
(四)认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案管理工作的业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。
第三条认真做好归档工作,归档内容包括:
(一)公司建立及变更的有关原始资料或复印件;
(二)工程建设、安装及变更的有关原始资料;
(三)所有设备及其维修的原始资料;
(四)所有运行记录和检查表格;
(五)压力容器、计量器具、阀门的原始资料和定期检测证书等;
(六)国家有关法律、法规、标准、规程、政府有关文件及会议记录等;
(七)公司各部门关于生产和技术方面的发文等;
(八)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
第四条归档要求
(一)归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档;
(二)案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(16年以上,50年以下)、短期(15年以下)三种;
(三)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表;
(四)全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。
第五条档案借阅管理
(一)借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档案室查阅的,要经过主管领导批准;
(二)借阅时间,一般档案最长不超过10天,密级档案最长不超过一周;
(三)借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在图纸上圈点、划线和涂改,未经批准不得复印档案;
(四)借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需经主管领导批准。
篇3:医院财务会计档案立卷归档调阅销毁制度
医院财务管理制度--会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度
为了加强对会计档案的科学管理,健全会计档案工作制度,根据中华人民共和国财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的规定,结合本单位的实际情况,特制定本办法:
一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计专业材料,它是记录和反映经济业务活动的重要史料的证据。因此必须加强对会计档案的管理,建立和健全会计档案的立卷归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实把会计档案管好。
二、本单位每年形成的会计档案,应由财会部门按照归档要求,负责整理立卷及装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财会部门保管一年,第二年上半年应由财会部门编造清册移交档案室保管。
三、归档范围:
1、会计报表2、会计帐簿3会计凭证
实行会计电算化,年末必须将本年帐套数据软盘备份,每份数据均要备份二份,异地保管在指定的保管柜内。
四、整理方法:
1、分类:一般按年度形成分类,即首先按会计年度分开,然后按"类别名称"将会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类。
帐薄:一般是一本为一卷(册),即一个保管单位。活页帐应抽出空白页,再按会计科目顺序装订成册,并加具帐簿封面。
凭证:按会计凭证的材料形成时间为顺序,连同所附的原始凭证,按日、旬、月的先后整理装订成册,年内连续编号共几册,并填写封面和备注。每册厚度要适中,装订线处要封角并由立卷人、会计主管人员签名或盖章,履行签封手续,以示负责。
报表:按年报、季报、月报、旬报等分别组成保管单位,可按文书立卷要求进行,卷内目录一般填到月或季表类型。
2、组卷:
会计凭证中工资清单签名的一页,应按月、按年归入到当年度的文书档案中去,属长期保管。
3、卷内排列:一般应按会计材料形成时间顺序排列,报表卷内文字材料(如决算说明等)在前,表格在后。
4、编页号:只编有效页号,一页一号,活页空帐页要抽出。
5、装订:应拆除所有金属物,对已损坏的会计材料要进行裱糊,缺少装订线的要加边。
6、拟写案卷题名(标题):一般应由责任者(即作者)、时间(针对年月)、内容和名称四部分组成。
7、案卷排列与编卷号:应先分报表、帐簿、凭证三大类,再按每类的不同保管期限顺序由长到短排列,一年度一个流水案卷号。
8、编制案卷目录:历年案卷目录分报表、帐簿、凭证装订成三本。
9、归档时间:当年的会计档案、在会计年度终了后,可暂由本单位财会部门保管一年,以方便利用。期满后,原则上应按期将会计档案移交给档案室保管。移交时,财会部门应编制会计档案移交清册(案卷目录)一式两份,交接双方应签字,一份由会计部门留存,一份随会计档案移交。若档案库房限制不能全部接收时,可暂留财会部门保留,但会计部门需编制会计档案案卷目录送档案室存档。
五、保管期限:
1、会计报表:
年报为永久;月报表和季报表为五年。
2、会计帐簿:总帐十五年;现金日记帐二十五年;银行日记帐二十五年;明细帐和辅助帐均为十五年。
3、会计凭证:十五年。
六、会计档案的保管和利用:
1、会计档案实行集中统一管理的原则。
2、对会计档案必须进行科学管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
3、会计档案应为本单位积极提供利用,也可以为上级单位提供利用。调阅时,要严格办理手续。本单位人员调阅,要经会计主管人员同意;外单位人员借阅,要有调阅单位的正式介绍信,并注明调阅会计档案的内容,经单位领导人和会计主管人员批准后,办理调阅手续。在调阅过程中,只能调阅与调阅内容有关的资料,不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)册。外单位调阅会计档案,要抄录和复制的由会计主管人员签署意见,经本单位领导批准。如有特殊需要,经本单位负责人批准后,提供查阅或者复制,并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度,为会计档案的利用提供依据。
七、会计档案的鉴定与销毁:
会计档案保管期满需要销毁,(除未了结的债权债务的原始凭证、涉及房地产权的转让契约外),由档案室提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查、编造销毁清册,按不同情况分别报请主管领导或上级主管部门批准后销毁,销毁时应派人监销。销毁后,经销人、监销人、批准人均应销毁清册上签名盖章
篇4:煤矿安全事故汇报调查处理分析归档管理制度
为进一步加强我矿生产安全管理,强化安全管理责任,明确生产安全事故管理责任,规范生产安全事故管理程序,根据《生产安全事故报告和调查处理条例》(国务院第493号令)、《安全生产事故信息报告和处置办法》(国家安全生产监督管理总局令第21号)、等文件精神,特制定《煤矿安全事故汇报调查处理分析及归档管理制度》。
(一)伤亡事故
伤亡事故按伤害程度分为以下三类:
1、轻伤事故。
2、重伤事故。
3、死亡事故。
(二)非伤亡事故。
非伤亡事故,划分为一级非伤亡事故、二级非伤亡事故和三级非伤亡事故三类。
1、一级非伤亡事故。凡符合下列情况之一的,为一级非伤亡事故。
(1)发生的事故使全矿停工8小时以上,或采区停工3昼夜以上;
(2)瓦斯、煤尘燃烧或爆炸;
(3)煤与瓦斯突出,其突出煤量超过50吨(含50吨);
(4)井下发火封闭采区或影响安全生产;
(5)水灾使矿井全部或一区停止生产;
(6)矿用火工品爆炸造成直接经济损失在5万元及以上;
(7)因生产事故造成直接经济损失达5万元及以上;
(8)造成设备直接损失价值超过50万元;
(9)地面车间供电中断7天以上或地面中断供电2天以上;
(10)运输设备撞车、追尾造成设备严重损坏;
(11)3千伏级及以上变配电设备误停、误送电;
(12)主排水系统故障造成泵房进水;
(13)基建施工企业造成全矿工程停工8小时以上‘
(14)上级认为应调查处理的其它非伤亡事故;
2、二级非伤亡事故。凡符合下列情况之一的,为二级非伤亡事故;
(1)发生的事故使全矿停工2小时以上,但不足8小时或采区停工8小时以上,但不足3昼夜;
(2)采区排水系统故障造成泵房进水;
(3)化工、火工品爆炸造成直接经济损失在2万元以上但不足5万元;
(4)因生产事故造成直接经济损失在2万元以上但不足50万元;
(5)主排水泵停泵,造成泵房进水或淹泵;
(6)全矿停电6小时以上;地面车间供电中断4小时以上至7天,
(7)上级认为应调查处理的其他非伤亡事故。
3、三级非伤亡事故,凡符合下列情况之一的,为三级非伤亡事故;
(1)因水灾迫使一个工作面停止生产;
(2)化工、火工品爆炸造成直接经济损失0.5-2万元;
(3)地面造成车间供电中断1-4小时;
(4)因生产事故造成直接经济损失价值0.5-2万元;
(5)造成设备直接损失价值0.1-2万元;
(6)因设备故障影响生产(或基建施工)1小时及以上;
(7)未列入矿井一、二级非伤亡事故范围的其它非伤亡事故;
(三)人身未遂事故
按事情情节和危害程度分为重大人身未遂事故和一般人身未遂事故。
1、重大人身未遂事故。指事故性质恶劣,情节与历史上所发生的重大伤亡事故相似,一旦发生将会造成3人以上(含3人)死亡,只是凭侥幸才未酿成后果的事故。
(1)工作面未撤出人员提前放炮;
(2)有害气体使多人被熏事故;
(3)运人车辆行驶中颠覆矿车事故;
(4)3千伏级以下的变配电设备误停、送点事故;
(5)压风设备、管路爆炸事故;
(6)火工品爆炸或丢失事故;
(7)水或煤水使3人及以上被冲事故;
(8)上级认为应由上级调查处理的其他未遂事故;
2、一般人身未遂事故。指事故情节与历史上所发生的死亡事故相似,如果发生将会造成人员伤亡,只是因侥幸才未造成死亡后果的事故。
(1)工作面放炮险些崩人事故;
(2)皮带或刮板运输机刮人、挤人、铰人、物料顶人事故;
(3)人身触电或电弧烧人事故;
(4)运输设备、车辆刮、挫、撞、轧人事故;
(5)人员高处坠落或坠物险些砸人事故;
(6)设备检修时误动作伤人事故;
(7)水或煤水冲人事故;
(8)其它由事故调查小组认定为一般人身未遂事故。
二、事故汇报
1、事故发生后,跟班队长或班组长立即责令停止作业,安排现场人员救护伤者,及时采取措施制止事故蔓延扩大,并保护好事故现场。需要移动现场相关物体时,必须做好标记,以利于现场勘察。‘
2、现场事故发生或接到事故发生信息后,跟班队长或班组长立即亲自或安排专人将事故情况(发生事故的时间、地点、单位性质、影响范围、人员伤害程度及数量等)向矿调度室汇报。自发生事故10分钟内事故单位未向调度室汇报的。视为故意隐瞒事故。
3、发生人身伤害事故时,调度室接到汇报后立即向矿值班领导汇报,安排运输队准备好人车及罐笼,保证运输畅通;同时通知医院做好接诊工作,并及时通知相关科室值班人员做好应急准备;矿值班领导根据伤情汇报给矿长和公司及工会。
4、发生重伤及以上事故、三级及以上非伤亡事故,未遂事故,矿值班领导根据事故情况安排救护工作并决定向矿长和公司汇报,矿长或调度室接到事故报告后30分钟内报告公司主要领导及分管领导。
5、重大事故或可能造成重大事故的非伤亡事故,应立即上报公司。凡是需要立即上报的生产安全事故,可以用电话直接上报,随后补报文字报告。事故信息报告后出现新情况的应当及时续报。
6、需要向国家、省、市、县安全生产监督管理部门、煤矿安全监察机构汇报的,按照《生产安全事故信息报告和处置办法》(国家安全生产监督管理总局令第21号)执行。
7、报告事故信息,应当包括下列内容。
(1)本单位的名称、地址、性质、产能等基本情况。
(2)事故发生的时间、地点以及事故现场情况;
(3)事故的简要经过(包括应急救援情况);
(4)事故已经造成或者可能造成的伤亡人数(包括下落不明、涉险的人数)和初步估计的直接经济损失;
(5)已经采取的措施;
(6)其它应当报告的情况。
使用电话快报,应当包括下列内容;
(1)本单位的名称、地址、性质;
(2)事故发生的时间、地点;
(3)事故已经造成或者可能造成的伤亡人数(包括下落不明、涉险的人数)。
8、事故有关的业务科室接到通知后必须立即到矿调度室参与事故处理工作,并根据调度室安排指定专人到现场察看情况,协助事故事故单位处理工作并及时掌握现场真实情况;
9、如职工发生人身伤害后向本单位汇报,而事故单位未按事故汇报程序向矿调度室汇报的,侧视事故单位故意隐瞒工伤,同时谁造成信息阻断的要承担医疗费用的60%,由劳资科核算时在个人工资中扣除。
10、如职工个人发生人身伤害(施工地点单人作业的)而没有在第一时间汇报给调度室或本区队的,视为伤者故意隐瞒工伤,承担医疗费用的80%,由劳资科在其本人工资中扣除。同时视该职工所在单位故意隐瞒工伤。
11、由于职工人身伤害原因无法进行信息沟通,周围知情人员出现不汇报、不组织救援等不作为行为,导致严重后果的,给予解除劳动合同;情节特别严重的移交司法机关。
三、各科室职责
1、安监科负责组织对伤亡事故的调查、分析和处理工作,做好事故追查会议记录,及时向矿领导提供事故报告,并统计上报,建立各类事故台账。
2、生产技术科负责组织对顶板,“一通三防”、水灾、井下爆破等非专业事故的调查、分析和处理工作。做好事故追查会议记录,建立非伤亡事故台账。并于2个工作日内把事故报告报安检科,报告需标明事故类型、级别、事故经过、处理意见、防范措施等内容。
3、机械队负责组织对机电运输非伤亡事故的调查、分析和处理工作,做好事故追查会议记录,建立非伤亡事故台账。并于2个工作日把事故报告报安检科,报告需标明事故的类型、级别、事情经过、处理意见、防范措施等内容。
4、调度室负责组织对其它非伤亡事故的调查、分析和处理工作,做好事故追查会议记录,建立非伤亡事故台账。并于2个工作日内把事故报告报安检科,报告需标明事故的类型、级别、事情经过、处理意见、防范措施等内容。
四、事故调查
(一)成立事故调查组
发生伤亡和非伤亡事故,由矿成立事故调查组。分管矿领导主持,业务科室组织,相关科室人员及责任单位参加,对事故进行调查、分析,并提交事故报告。轻微伤及一般非伤亡事故由责任单位进行追查,并于1天内提出事故报告交安检科。
(二)事故调查程序
发生轻伤及以上人身伤亡事故和三级及以上非伤亡事故,调度室通知相应事故调查组组长及成员,事故调查组组长及成员接到通知后应立即赶赴现场调查分析,并与12小时之内组织追查。发生轻微伤及一般非伤亡事故,值班矿长安排人员到现场调查分析,并由责任单位于12小时之内组织追查。事故责任单位和相关业务科室配合调查组搜集材料:
1、由安全科负责搜集提交的材料有:
(1)事故单位、地点、时间、伤害人员、姓名、人数;
(2)事故当班班前会内容,作业程序,操作时动作或位置;
(3)施工规程、安全技术措施及贯彻措施情况;
(4)当事人材料;
事故发生后,安监科与责任单位要尽快搜集与事故有关的相关材料(对证人口述要做好记录和考证)。
2、由行政办负责搜集提交的材料有:
受害人的姓名、性别、年龄、文化程度、工种、职务、工龄,本工种工龄、用工形式、技术状况及安全技术、安全知识培训情况。
3、由机械队负责搜集提交的材料有:
(1)事故前设备、设施等的性能、质量,有关设计、工艺方面的技术文件。
(2)设备、设施的操作规程,操作设备人员的岗位责任制及规章制度等;
(3)事故地点(设备地点)工作环境及个人防护措施等。
4、由生产技术科负责搜集提交的资料有:
(1)采煤工艺情况;
(2)事故当班检查、记录、汇报情况;
(3)现场质量情况;
(4)施工工艺及采剥等情况;
(5)地质、水文地质情况,有关设计资料及技术要求;
(6)绘制事故现场图(标明受伤者及相关人员设备设施位置)。
五、事故分析追查
1、事故发生后,经医院及相关部门初步鉴定属重伤或二级以上非人身伤害事故的,由对应的调查组进行事故分析追查。按照“四不放过”的原则,对照有关制度,把事故的原因、责任、防范措施和对责任者的处理意见,于24小时内提交矿矿务会讨论决定后执行。轻伤事故由安检科组织相关科室进行追查,于24小时内提交事故报告,并按制度提出处理意见报矿矿务会通过执行。
2、经矿务会批准的事故报告,由安全科负责下发事故通报。
六、事故报告及统计
对事故分析追查完毕,经矿务会批准的事故报告,由安全科于24小时内以文件形式向公司及相应部室报告,报告要附有对相关人员的处理意见、伤病人员登记表、事故现场示意图、事故现场照片、医院对伤害人员伤害程度鉴定、物证、人证材料、直接、间接损失材料等。
?安全科对事故报告进行汇总存档,并根据事故报告建立工伤事故台账和非伤亡事故台账,调度室、生产技术科、机电科根据业务范围分别建立非伤亡事故台账。安全科建立的非伤亡事故台账要包括调度室、生产技术科、机械队等三个科室所有非伤亡事故台账的内容。
?新疆黑山露天矿有限公司
?安全科
?2012年12月27日
篇5:资料档案归档保管借阅保密登记销毁制度
本单位实行档案集中统一管理的原则,按档案法的有关规定,由各部门科室收集齐全,并进行整理、立卷,定期移交档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。
一、归档
凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。
1、归档时间:各科室要按时收集、整理各类文件材料。各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料,由兼职档案员收集好,统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全,整理归档完毕。科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料,由相关科室业务人员归档的责任制。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。
2、归档要求:档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作,做到文件材料齐全、完整,并注意字迹材料是否符合归档要求。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件,会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明,录像带要附内容提要。
3、归档份数:本单位发文一般归档两份,其中一份归入相应门类档案,另一份编制“本单位发文汇编”。基建档案本单位必须保存一套原件。
4、归档手续:各科室整理归档后按规定移交档案中心,并履行交接手续、填写交接清单,交接双方在清单上签字,以备查考。
二、保管
1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求,分类编号保管;
2、资料档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
3、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。
4、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。
5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。
7、每半年对档案室进行全面检查、清点,发现问题及时处理。
三、借阅
1、严格按玉华煤矿资料档案借阅有关管理规定执行。
2、查阅资料档案,必须严格履行登记手续,由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。
3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人,同时有分管领导的同意签字。
4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管,不得随意借与他人,文档在使用时需爱护,不得有破损、缺页。
5、资料档案使用完毕应及时归还,统一交回档案室,由档案室核销该员工借阅记录,如未能完整回收者,将按矿有关制度予以处罚。
四、保密
1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密,对造成泄密事故者,应追究其责任。
2、未经领导批准,不得擅自复印档案。
3、认真执行《保密法》,严格遵守《保密守则》的规定,做好档案保密工作。
五、登记
申请人借阅资料必须在资料本上登记,注明借阅、归还时间及借阅人。同时,档案管理员必须借阅情况做好记录。
六、销毁
1、资料的鉴定销毁工作,必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定,对期满资料档案,认真进行鉴定。
2、销毁档案,必须编制清册,并经档案鉴定小组负责人审查批准。
3、销毁档案时,必须派专人(两人以上)监督,并在销毁清册上签字。
七、资料管理员岗位责任制
1、监督指导本机关各科室有关资料档案业务工作,贯彻执行有关档案工作的方针、政策,制定本机关档案工作计划和各项规章制度。
2、管理好档案,定期或不定期检查档案保管情况,作好记录。
3、熟悉档案业务,工作认真负责,积极热情地为本机关领导和各科室服务。
4、严格遵守保密制度,不得泄密。
5、认真履行工作职责,严格执行资料档案管理工作制度,确保资料档案安全。如因工作失误造成损失,视其情节论处。