东莞企业内部沟通制度

东莞企业内部沟通制度

一、总则

（一）制定目的

建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并形成制度。

（二）适用范围

公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通时均适用。

（三）管理权责

1.总经理室权责

（1）总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集，会议资料的准备,会议记录，会议决议追踪及呈报；

（2）总经理信箱（传统信箱以及电子信箱）的管理，定期收、呈；

（3）企业制度、正式文件的颁布、发行；

（4）公司决议事项和总经理指令的通知、传达；

（5）有关事务的联络、协调、催办。

2.各部门主管权责

（1）出席要求参加的会议、执行会议决议；

（2）根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等；

（3）定期或不定期向总经理或分管副总作述职汇报，及相关业务状况的呈报；

（4）部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报；

（5）有关事务的联络、协调、催办。

二、内容

（一）规定

1.总则

公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式：

（1）正式的文件(含文书)沟通。

（2）会议沟通(例行会议、临时性会议)。

（3）非正式场合、形式的沟通(总经理信箱、个别交谈等)。

2.文件(含文书)沟通

（1）规章、制度类文件

A.规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；

B.公司制定的制度规章，由（总）经理室颁布、发放。

（2）联络、通知类文书

A.进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。

B.各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用《联络单》形式体现、传递。

C.上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,也都可用《联络单》形式体现。

（3）签（呈）、报告、报表类文书

A.下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门、主管部门向公司或总经理的述职报告，专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递；

B.须定期呈报有：

●生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利预算表、财务收支预算、采购资

金计划表等；

●业务部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分析报告等；

●财务部的财务报表、财务分析报告、责任单位成本绩效报告；

●下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。

C.不定期呈报

●专项工作报告；

●具体事项呈报核准。

（4）会议记录类文书

A.各类会议由主持人指定人员做《会议记录》，（副）总经理主持召集的会议原则上由（总）经理室负责《会议记录》；

B.对会议决议涉及具体工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者形成《决议事项追踪表》，经主持人指定专人进行追踪、确认。（副）总经理主持会议的决议事项的追踪、确认，除非总经理另行指定，原则上由（总）经理室负责；

C.对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的，由会议记录者形成《联络单》，经主持人签名确认后，发放相关单位人员；

D.重要会议的《会议记录》，经主持人签名确认后，由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。

（5）文件沟通途径说明

A.审批、发布

●公司性制度由（总）经理室组织制定，经相关权责主管审核，总经理批准后，颁布、

发放；

●各单位部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制定，经部

门经（副）理审核，总经理批准后，颁布、发放；

●报批前须送（总）经理室会审，确认同公司相关制度无矛盾、抵触。

①发出的“联络单”须经发出部门（单位）主管签章确认并抄送（复印）上二级主管，须回复者须经受文部门（单位）主管签章确认，并抄送（复印）其上二级主管；

②对会议记录类的文书按本制度4.2.4.条款执行；

③对须张榜公布的公告、任命、通知等文书发布前，由（总）经理室负责审稿，必要时，上呈总经理审阅(核)方可；

④所有签（呈）报告、报表均需层呈至上二级主管。

B.发放记录

●对传阅的文件、文书，由发放部门要求传阅对象在《传阅记录表》签章记录；

●对正式发放文件，由发放部门要求收件者在《文件分发记录表》上签收登录；

●对《联络单》、《决议事项追踪表》等的文书，必要时，发出部门可要求收文者在《文

件分发记录表》签收登录，收文者不得拒签，拒签者予以记过处分。

C传递规定

●文件传递采用专门的文件夹传递，文件夹外除有“××部门专用”字样外，用不同

颜色色标区分文件性质；

●“急件”使用红色色标，“密件”使用白色色标，一般性呈阅文件使用黄色色标，部

门间传递文件或部门内传阅文件采用绿色色标；

●收文者在接收来文后需在规定的时间内着手处理文件中的相关事宜，其中“急件”

时限为1小时，其他文件为4小时；

D文件存档由（总）经理室负责，所有颁布、发放的文件必须存档一份。

3.会议沟通

（1）会议类别

A.例行性会议；

B.临时性会议。

（2）例行性会议

（3）临时性会议由总经理或相关权责主管依需要时动议召集

（4）会议管理

A.例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知；

B.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员；

C.会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意；

D.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)；

E.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议；

F.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。

4.非正规场合、形式的沟通

（1）由（总）经理室设置总经理信箱，并负责定期的收集、呈递总经理；

（2）除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策，原则上：

A.总经理、部门经（副）理等直接部属每个月应有一次交谈沟通，总经理同下二级部属，每季度应有一次交谈沟通；

B.经（副）理同直接部属每周应有一次交谈、沟通，同其他部属每月应有一次交谈、沟通。

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