物业项目楼宇入伙和装修规定-7之相关制度和职责，物业项目楼宇入伙和装修规定(七)1.0目的规范业主入住和装修管理,确保业主顺利入住及保障公共设施的正常使用,楼宇安全和房屋外观统一美观。2.0适用范围适用于业主入住和装修管理工...
1.0目的
规范业主入住和装修管理,确保业主顺利入住及保障公共设施的正常使用,楼宇安全和房屋外观统一美观。
2.0适用范围
适用于业主入住和装修管理工作。
3.0职责
3.1项目管理处经理负责组织安排入住工作。
3.2项目管理处经理负责装修申请的审批及重大违章装修的处理。
3.3事务组主管负责协助经理安排业主入伙工作。
3.4事务组主管负责依照本规定实施装修施工检查、验收工作。
3.6财务部负责收各项入住费用和核收装修管理费用。
3.7工程维修组负责收楼时发现的楼宇整改的跟进、水电的开通和装修施工中的水电管理。
3.8保安队负责装修施工人员管理。
4.0程序要点
4.1入住是指业主收到书面入住通知,并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理入住手续的,视为入住。
4.2入住的准备工作
4.2.1入住资料的准备
a)根据小区的实际情况编写和印制《住户手册》,《消防安全责任书》、《入住通知书》。
b)《入住通知书》的内容要求参照管理处办公地点,业主办理入住手续时应带的资料,证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。
c)印刷以下各类入住表格:
─《(业主)领用登记表》
─《装修申请表》
─《住宅使用说明》
─《住宅质量保证书》
─《钥匙领用登记表》
─《入住验房表》
─《入住登记表》
4.2.2设计办理入住手续流程。
4.2.3入住时的环境布置。
a)区内环境
─入口处挂欢迎横幅,插彩旗,营造热烈的气氛。
─插指路牌,由入口处到管理处,指路牌表明"狮城怡安物业管理处"字样。
─入口处表明管理处的办公地址和办公时间。
b)管理处办公环境
─摆放花盆、盆景给人以隆重喜庆的感受。
─张贴醒目的"办理入伙手续流程图",办理手续窗口设置要求做到"一条龙服务"。
─管理人员着装整洁,精神饱满。
─办公室内资料摆放整齐有序。
4.2.4办理入伙手续流程图
业主备齐入伙资料
客户服务办理入住登记、验证手续
到财务部交纳入住费用
验房
发放钥匙
签署《业主公约》及《消防责任安全书》
发放资料
开通水电
4.3发出入住通知
4.3.1客户服务组依照项目管理处,办公会议设定时间,向业主发送入住通知,内容包括:
a)《关于办理入伙手续的通知》。
b)《致广大业主的慰问信》
4.3.2业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入伙手续,如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客户服务组应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续,超过规定期限未办理入住手续的,客户服务组应将情况向管理处经理汇报决定是否再发函催办。业主办理入住手续须带以下证件:
a)《关于办理入伙手续的通知》。
b)《购房合同》原件和复印件各一份。
c)业主家庭成员的身份证原件及复印件各一份,一寸彩照每人各两张。
d)单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份。
e)委托他人办理的,须带业主委托书。
4.4入住手续的办理
4.4.1验证:管理员在业主之前未办理入住手续时,应首先对以下证件进行检查:
a)《购房合同》原件。
b)业主的身份证原件。
c)单位购房的还须检查其单位营业执照副本。
d)委托他人办理的,还须检查业主的委托书。
4.4.2检查无误后,管理员将《购房合同》原件,业主及家庭成员的身份证原件,单位营业执照副本返回业主,证件复印件及业主委托书存入档案。
4.4.3将业主提供的照片中的一张贴在《业主家庭情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。
4.4.4交纳入住费用:客户服务指引业主到财务部交纳入住费用,财务部根据收款项目开具收款收据,一般情况下,入伙费用包括以下项目:
a)煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费。
b)有线电视初装费,属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费。
c)装修垃圾清理费。
d)管理费:预收三个月或六个月物业费等等。
4.4.5验房收档
a)客户服务在业主交完入住费用后交于工程组,由工程组带业主验收房屋,并请业主将房屋存在的问题填入《业主入伙验房表中》。
b)房屋经验收合格的,管理员应请业主在《业主入伙验房表》中签字确认。
c)验收中发现问题,应立即协商整改。
d)整改完毕,再通知业主二次验收,二次验收不合格的,由客户组跟踪改进,至合格为止。
4.4.6发放钥匙
a)业主收楼无问题,根据业主业主要求,由事物组将钥匙全部交给业主。
b)业主收楼有问题,事物组将钥匙交给业主的同时,征得业主同意后留一把大门钥匙,以供整改时使用。
c)业主领取钥匙时,应在《钥匙领用表》中签字。
4.4.7签署《业主公约》和《消防安全责任书》。
a)管理员将《业主公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主并请业主详细阅读。
b)请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》。
c)管理员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》其中的一份存入业主档案,另一份随其他资料交业主保存。
4.4.8资料发放:管理员将以下资料发给业主保存:
a)《住户
手册》。b)《服务指南》。
c)签署后的《业主公约》。
d)签署后的《消防安全责任书》。
e)《住宅使用说明》。
f)《住宅质量保证书》。
4.5开通水电
4.5.1项目管理初工程组应邀请业主一起将水电表读数抄录在《业主入伙验房表》中。
4.5.2开通该业主房屋的水电。
4.7装修规定
4.7.1装修的申请与审批
4.7.2申请
a)住户需提前7日向管理处客户服务提出装修申请(租户必须持业主委托书)。
b)申请时如实填写《装修申请表》各款内容,并附装修设计图纸室内装修说明书。
c)如果住户外聘装修公司,尚须附装修公司营业执照复印件一份。
4.7.3审核与审批
a)事物组、工程组案到装修申请当日,依据《住户手册》中"装修前规定"的条款给予审核。
─检查装修设计是否对房屋结构、外墙立面,公共设施设备造成改动、破坏。
─检查装修设计是否有严重的消防隐患。
─是否有其他违章情况。
b)在确认装修设计不会对楼宇安全,公共设施、设备正常使用及房屋外观造成不良影响时,应当在一个工作日内给出同意意见。
c)审核同意的报项目管理处经理审批,管理处经理应当在二天内给出审批意见。
d)事物组将审批后的装修申请通知住户,对需要住户修改设计的应告知住户修改。
4.8装修申请获得批准后,住户应带领装修施工人员一同到物管处事物组办理有关手续。
4.8.1事物组将《室内装饰企业营业执照》、《执业许可证》复印一份附在《装修申请表》。
4.8.2将装修图纸复印一份附在《装修申请表》后。
4.8.3事物组、工程组、保安队应每日巡查装修施工,水电安装是否违章。
4.9违章装修的处理
4.9.1装修施工期间,发现违章装修的,事务组应当即要求住户停工,恢复原状,并出具《违章整改通知》期限整改。
4.9.2事态严重者可要求赔偿损失或停水、停电等处理。
4.10《装修申请表》、《装修违章整改通知单》归入"住户档案"长期保存。
5.0记录
5.1《业主入伙验房表》MPS-YW2-10
5.2《钥匙领用登记表》MPS-YW2-12
5.3《入住登记表》MPS-YW2-13
5.4《业主家庭情况登记表》MPS-YW2-14
5.5《装修申请表》MPS-YW2-11
5.6《装修违章整改通知书》MPS-YW2-15
6.0相关文件
6.1《档案管理标准操作规程》MPS-X1-09
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