园荔物业入伙管理工作规程

　　园荔物业入伙管理工作规程

　　1.目的

　　规范住户入伙管理工作,确保住户顺利入伙。

　　2.适用范围

　　适用于住户入伙的管理工作。

3 职责

　　3.1 公司经理负责指导组织安排入伙工作。

　　3.2 客服部主管负责组织安排入伙工作。

　　3.3 客服部各岗位工作人员负责具体办理入伙手续。

　　3.4 财务部负责核收各项入伙费用。

　　3.5 工程部负责楼宇整改的跟进、水电的开通以及装修方案审核工作。

　　4.工作规程

　　4.1 入伙、业主、住户、客户的定义

　　1)入伙定义:是指住户收到书面入住通知,并办理完相应手续。住户收到入住通知单上通知办理入住的时间,视为入住时间。

　　2)业主定义:指物业所有权人。

　　3)住户定义:指物业所有权人和物业使用人。在管理制度称呼和意见征询等场合以“住户”进行称呼。

　　4)客户定义:一般指物业所有权人、物业的使用人和外部客户。在一般日常管理工作中均以“客户”称呼。

　　4.2 本规程中的“入伙”主要是指住户入住。

　　4.3 住户入伙的准备(指业主入住和租户入住)

　　5.业主入伙

　　5.1 业主入伙资料的准备;

　　1)根据本物业的实际情况编写和印刷《住户手册》、《临时管理规约》、《前期物业管理服务协议》、《区域防火责任协议书》、《入伙通知书》;

　　2)《入伙通知书》的内容要求写明物业管理公司的办公地点(以下简称公司)、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等;

　　3)印刷以下各类入伙表格:

　　①《钥匙领用/移交登记表》;

　　②《装修申请表》;

　　③《物业使用说明书》;

　　④《物业质量保证书》;

　　⑤《房屋交接验收表》;

　　⑥《住户入住情况登记表》。

　　4)设计办理入伙手续流程图(请参见7、8)。

　　5.2 入伙时的环境布置:涉及服务标识牌的按vi设计办理:

　　1) 入口处挂“欢迎您乔迁×××”拱门横幅和插彩旗,营造热烈的气氛;

　　2) 树立指路牌,由入口处到物业公司或至办理入住的现场。

　　3) “入口处”标明物业公司的办公地址和办公时间。

　　4)物业管理公司对入住办公环境的布置:

　　①挂灯笼,飘小彩带,摆放花蓝、盆景,给人以隆重、喜庆的气氛

　　②张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;

　　③管理人员着装整洁,精神饱满;

　　5.3 客服部依据物业管理公司议定的入伙时间,提前向业主发出入伙通知。

　　5.4 业主收到《入伙通知书》后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到公司办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客服部物业助理应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,客服部应将情况向公司领导汇报,由公司领导决定是否登报催办。

　　5.5 入伙手续的办理(详见:入伙手续流程图)

　　1)在收楼验房时,物业助理应邀请业主一起将水电表读数抄录在《房屋交接验收表》中。

　　2)办完业主入住手续后,物业助理应及时收集、整理业主资料并及时建立“住户档案”。

　　6.租户入住

　　6.1 租户入住的条件

　　1)已正式签订《房屋租赁合同》;

　　2)已缴清所有租赁费用;

　　3)已提供租户身份证明的资料;

　　4)房屋装修已经过公司验收合格。

　　5)办完租赁手续后,物业助理应及时收集、整理租户资料,并及时登记。

　　7.办理入伙手续流程图(略)

　　8.入伙流程说明

　　8.1 备件

　　8.2 业主办理入伙手续前要备齐如下文件资料:

　　1)入伙通知书;

　　2)购房合同原件、复印件;

　　3)购房付款证明及复印件;

　　4)业主身份证及复印件,1寸近期免冠彩照两张;

　　5)维修资金缴款凭证;

　　6)业主委托书(委托他人办理时需带)、被委托人身份证及复印件;法人授权委托书、营业执照副本及复印件(公司购房时需提供) 。

　　8.3 登记、验证

　　1)业主带齐上述文件资料到物业公司交验、存档;

　　2)签领《住户手册》、《《装修指引》等资料;

　　①此等资料由业主签字领取,并由工作人员知会有关事项。

　　②业主领取此等资料应仔细阅读了解其内容。

　　8.4 签署《临时管理规约》、《区域防火责任协议书》、《前期物业管理服务协议》,一式二份,业主签署后各留一份,其余交物业公司留存。

　　8.5 填写《住户入住基本情况表》

　　1)业主领取《住户入住基本情况表》后,应仔细填写,内容清楚,数据完整。

　　2)《住户入住基本情况表》填写后交物业公司存档,以便管理和联系。

　　8.6 缴费

　　由工作人员指引业主到物业公司财务部门缴纳入住费用,并签署水电费、管理费用银行托收协议。

　　8.7 验楼、收楼

　　1)业主或委托人在物业公司工作人员带领下到所购物业验楼。

　　2)验楼时发现的问题详细记录在《房屋交接验收表》,由业主或委托人、物业公司工作人员在表上签字确认。

　　8.8 领取钥匙

　　业主验收完楼后,无问题的,悉数将钥匙全部领走;有问题的,留下一把入户门钥匙供维修时使用。

　　8.9 按规定办理装修申报手续

　　业主凭签完字的《入住办理流程单》到物业公司按装修流程图办理装修申报手续。

　　9.按规定办理水、电、气、电话、有线电视及车位使用手续。

　　9.1 领取有关申请表并填写。

　　9.2 签署相关的委托银行收费协议书。

　　9.3 将申请表、协议书交相关单位或客服部办理。

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