物业质量手册之采购控制程序之相关制度和职责，物业《质量手册》之采购控制程序1.0目的对采购过程及供方进行控制,确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求,对外包维修、施工、安装工作审批进行控制。2.0范围适用于对服务...
1.0目的
对采购过程及供方进行控制,确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求,对外包维修、施工、安装工作审批进行控制。
2.0范围
适用于对服务所需的材料采购、承担服务项目外委合同的供方提供服务的控制,对供方进行选择、评价、控制。
3.0职责
3.1行政人事部负责物资采购,按物业管理公司的要求组织对供应采购物资的供方进行评价,编制合格供应商名单,对供方的供货、服务业绩定期进行评价,建立供方档案。
3.2管理者代表负责审核合格供方名录,并上报物业总经理批准。
3.3库房人员或接受服务的相关部门人员负责对采购物资的质量进行验证,对供方提供的服务质量进行监督。
4.0工作程序
4.1采购物资:各部门对采购物品要制订相应的《采购申请表》,由行政人事部予以确认。
4.1.1采购物资分类。采购物品主要包括维修材料、工具、秩序维护器材等。
4.1.2采购物资的审批。
4.1.2.1各部门每月8日编制下月《采购申请表》经部门经理审核后,报物业总经理批准。
4.1.2.2《采购申请表》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格等。
4.1.3采购的实施
4.1.3.1行政人事部负责汇总各部门的《采购申请表》,经物业总经理批准后实施采购。对于重要物资应在合格供应商名单中选择供方。
4.1.3.2采购前采购员应对《采购申请表》核实,在与供方沟通前应确保规定的采购要求是充分的。
4.1.3.3采购员应根据采购的内容确定比价的程序,不同的金额比较的标准不同,具体的比较标准如下
A.有指定供应商的物品采购
由部门主管汇总本部门购买之建议,详细填写《物品采购呈批件》(包括各物品金额),经部门经理审核无误后签字,交行政人事部;行政人事部将对物品数量、金额进行核实,在得到指定供货商的正式报价后核算总额,经复查无误后签字,并交物业总经理批准签字后方可购买。
B.没有指定供应商的物品采购
由部门库存管理员汇总本部门购买之建议,对所需购买之物品进行询价,并详细填写《商品/物料采购对比表》:
对于超过8000元的商品,采取货比两家。
对于超过12000元的商品,采取货比三家。
对于超过30000元的商品,采取货比五家。
上述表格需准确注明各家商品单价,厂家名称、联系方式等,并写清购买意向及理由,连同厂家的正式报价单交部门经理审批签字,交行政部复查,确认无误后,由物业总经理批准签字后方可进行购买。
以上的比价不包括政府垄断的项目,比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务,产品质量情况等。
对比表的填写项目与采购的金额相关,同时在表上写明申请人、申请部门经理,物业总经理的意见,填写选择供应商的原因。
4.1.4采购物资的验证
对采购的物资可以有如下验证方式:
4.1.4.1特殊物资由各使用部门的相关人员进行验货验证。
4.1.4.2一般由库房管理人员进行进货验证,并办理入库手续。
4.2服务项目供方
4.2.1物业管理公司物业管理日常服务有如下外委项目:
4.2.1.1清洁服务;
4.2.1.2电梯维护保养;
4.2.1.3外保;
4.2.1.4化粪池清掏;
4.2.1.5绿植租摆、绿地养护;
4.2.2由物业管理公司接受服务的部门确定相应外委服务项目报部门经理及物业总经理审批与供方签定外委合同,合同包括服务项目、完成时间、质量标准、应付责任等。
4.3采购物资供方的评价
4.3.1合格供应商的条件
4.3.1.1具备持续稳定的合格产品供货渠道。
4.3.1.2具有良好的供应物资业绩。
4.3.1.3具有质量保证能力的证明(必要时)。
4.3.1.4价格合理。
4.3.1.5服务良好。
4.3.2行政人事部根据采购物资要求和服务需要,通过对物资、服务、价格、履约率等进行比较,货比三家选择合格的供方,填写《供应商评价表》,评价后择优选择一家并进行评估打分,填写《供应商评价表》。对同类的供货物资和服务,应同时选择三家以上供方以供比较。行政人事部负责建立并保存合格供方的记录。
4.4服务供方的评价
4.4.1合格供方应具备的条件
4.4.1.1应在工商部门注册、具有法人资格。
4.4.1.2有从事过类似服务项目的优良业绩。
4.4.1.3有承担相应服务项目的工作条件和实力。
4.4.1.4良好的质量保证能力。
4.4.1.5服务供方在提供服务之前,应向相关部门提交外委项目的服务报告,报告内容必须有外委项目责任人、服务标准、服务方案、完成时间、质量保证等。
4.4.2对承担服务项目的供方的评价:
4.4.2.1根据4.4.1条款规定的条件。供方应提供充分的证明材料;
4.4.2.2物业管理公司接受服务的部门负责对其服务项目供方进行评价,填写《供应商评价表》,对其服务质量、工作能力等予以评价。
4.4.3对所有合格的服务供方应列入《合格供应商名单》
5.0相关文件
5.1《采购验证标准》
6.0质量记录
6.1《采购申请表》
6.2《物品采购呈批件》
6.3《合格供应商名单》
6.4《供应商评价表》
6.5《商品/物料采购对比表》
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