物业质量手册－采购控制程序

　　物业质量手册－采购控制程序之相关制度和职责，物业质量手册:采购控制程序1目的规定对供方及采购过程控制方法,确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。2范围适用于对服务所需的原辅材料采购、服务采购活动的控制。3职...

物业质量手册:采购控制程序

1目的

规定对供方及采购过程控制方法,确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

2范围

适用于对服务所需的原辅材料采购、服务采购活动的控制。

3职责

3.1行政人事部

a.负责按公司的要求组织对物资供方与外包方进行评价,编制合格供方名录,对供方的供货、服务业绩定期进行评价,建立供方档案。

b.负责制定采购计划,执行采购作业。

3.2主管副总负责审核合格供方名录,负责审批日常服务分包合同,并上报总经理批准。

3.3工程部、接受服务的相关部门负责对采购物资的质量进行检测,对外包方提供的服务质量进行监督。

4程序

4.1工作流程图

采购控制的策划

材料、服务质量要求

确定合格

供方名录

材料分类

采购目标

评价供方准则

调查供方信息

选择和评价供方

采购计划

编制

投入使用

记录

验证

处置

确定验证方式和准则

合格

不合格

采购实施

审批

评审

放弃

每年复评

4.2采购物资分类。根椐对服务质量影响程度分为:

a、重要物资:维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等;

b、一般物资:零星采购的工具、维修与检测设备等。

4.3对采购物资供方的评价

4.3.1合格供应商的条件

a.具备持续稳定的合格产品供货渠道;

b.具有良好的供应物资业绩;

c.具有质量保证能力的证明(必要时);

d.价格合理

e.服务良好。

4.3.2行政人事部根椐采购物资要求和服务需要,通过对物资、服务的质量、价格、履约率

等进行比较,选择合格的供方,填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资和服务,应同时选择几家合格的供方以供比较。行政人事部负责建立并保存合格供方的质量记录。根椐供应物资有服务的类别及其质量保证能力,明确对供方的控制方式和程度。

4.3.3对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方,应提供其质量证明文件和定期检查记录,以证实其质量保证能力,适当时包括以下内容:

a.质量管理体系认证证书;

b.本公司对供方质量管理体系进行审核的结果;

c.本公司及供方其他顾客的满意程度调查;

d.供方产品或财务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录;

e.供方的财务状况及服务和支持能力等。

4.3.4对第一次供应重要物资的供方,除提供充分的书面证明材料外,对物资应经样品检验及小批量试用,证明合格才能供货。具体步骤如下:

a.新供方根椐提供的技术要求提供少量样品;

b.使用部门对样品进行验证,出具相应的验证报告(如合格证等),并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目,反馈给行政人事部;

c.样品如不合格可再送样,但最多不能超过两次;

d.样品验证合格后,行政人事部通知供方小批量供货,经进货验证合格后,交使用部门试用,并由使用部门出具相应试用后的验证报告,并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目,反馈给管理部;

e.小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表审核、总经理批准后,可列入《合格供方名录》;

f.零星采购物资供方,对其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.3.5对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方,应取消其供方资格。

4.4外包方的评价

4.4.1合格外包方应具备的条件:

a、应在工商部门注册、具有法人资格;

b、有从事过类似服务项目的优良业绩;

c、良好的质量保证能力;

d、有承担相应服务项目的工作条件和实力;

e、外包方在提供服务之前,应向相关部门提交对分包项目的服务报告,报告内容必须有分包责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。

4.4.2对多年己承担服务项目的外包方的评价;

a、根椐4.4.1条款规定的条件,外包方应提供充分的证明材料;

b、公司接受服务的部门负责对其相应服务项目外包方进行评价,填写《外包方评定记录表》,对其服务质量、环境管理、工作能力等予以评价。

4.4.3对第一次提供服务的外包方的评价;

a、行政人事部根椐服务供方的营业执照、人员素质技能证明材料、市场调查业绩及所提供服务的初次试用,进行供方的初步选择;

b、试用期为三个月,外包方及接受服务的部门对其服务质量进行检查,行政人事部填写《外包方评定记录表》。

4.4.4对所有合格的外包方应列入《合格供方名录》,报主管副总审核,总经理批准。

4.4.5对合格的外包方在服务过程中出现的严重不合格,行政人事部应填写《供方产品/服务质量异常联络单》,通知服务供方限期改正。行政人事部应按要求跟踪验证纠正效果,如连续两次仍不符合要求,行政人事部应报公司相关部门审核,经主管领导批准后,可取消服务供方的资格。

4.5对合格供方的定期复评

4.5.1行政人事部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评,在《物资供方评定记录表》中记录复评结果,评价准则参照本程序相关条款执行。

4.5.2接受外包方服务的部门,每年对长期服务供方进行一次跟踪复评考核,填写好《外包方考核记录表》,并将考核结果记录在《外包方评定记录表》中,评价准则参照本程序相关条款执行。

4.6采购物资的申请

a、各部门根椐实际情况填写《请购单》,由部门经理确认,报总经理批准。

b、《请购单》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。

4

4.7.1行政人事部负责实施采购。对于重要物资,应由《合格供方名录》中选择供方。对于第一次采购的重要物资供方,应与其签订《采购合同》,明确品名、规格、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等;

4.7.2采购前采购员应对《请购单》核实,在与供方沟通前,应确保规定的采购要求是充分的。

4.7.3采购物资的验证

4.7.3.1对采购的物资可以有如下几种验证方式:

a.由各部门进行进货验证;

b.由业主或用户在本公司现场实施验证;

c.由本公司在供方现场实施验证;

d.由业主或住户在供方现场实施验证。

对于后两种情况,行政人事部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

4.7.3.2验证活动可包括:检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。不同的物资根椐检验规程规定不同的验证方式。

4.7.3.3业主或用户的验证不能免除本公司提供合格物品的责任,也不能排除其后业主或用户拒收的可能。

4.7.4采购信息

4.7.4.1本公司的采购文件包括:采购计划、请购单、采购合同及附件等,由采购部保管。在与供方沟通前,应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。

4.2服务项目外包

4.2.1公司物业管理日常服务中可能有如下分包项目:电梯维护保养、外墙清洗等

4.2.2由公司接受服务的相关部门确定相应分包服务方式报管理者代表审核,总经理批准,行政人事部代表公司与供方签定《服务项目分包合同》,合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。

4.2.3对供方服务的验证。由行政人事部相关人员对供方服务质量进行监督管理,验证方法可包括:

a.行政人事部会同接受服务部门对外包方服务质量进行验收;

b.征求业主和用户对供方服务质量的意见。

验证方式应在《服务项目分包合同》中给予明确规定。

5相关文件:无

6质量记录

6.1物资供方评定记录表BW/CX-7-03-01

6.2外包方评定记录表BW/CX-7-03-02

6.3合格供方名录BW/CX-7-03-03

6.4《外包方考核记录表》BW/CX-7-03-04

6.5电梯保养单位月考评表

6.6采购申请单BW/CX-7-03-05

6.7采购、服务合同

6.8《供方产品/服务质量异常联络单》BW/CX-7-03-06

编制 审核 批准

记录员职责 记者职责 记账职责

讲师职责 讲解员职责 设备职责

【物业质量手册－采购控制程序】链接地址：http://www.qiquha.com/html/201708/173675.html，由制度大全网提供，版权归原作者，分享或转载请注明出处。