X房地产公司质量体系文件资料控制程序
房地产公司质量体系文件资料控制程序
1.目的
通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。
2.范围
本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。
3.职责
3.1工程部是文件控制的主管部门,主要负责:
a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况;
b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。
3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;
3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作;
3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范围:
4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料,包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;
4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料;
4.1.3外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。
4.2文件和资料的编制与审批
4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:
a.《手册》和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准;
b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准;
c.项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准。
d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。
4.2.2文件的编写要求,执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。
4.3文件的标识与发放
4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法,对文件进行编号。
4.3.2对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。
4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。
4.3.3各部门资料员负责签收文件,填写"文件接收登记表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改时,由更改部门填写"文件更改申请/通知单",说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。
4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的"文件更改申请/通知单"发至各部门资料员。
4.4.3各部门资料员根据"文件和资料更改申请/通知单"进行更改,在文件的"更改记录"中做好记录。对于局部改动,采用手写更改方式,并在更改处注明更改状态,以字母"G"加顺序数字表示,如"G3"代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性,可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后,应换版发行。
4.4.4对图样的修改,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.5文件的保存与回收
4.5.1对归档文件和资料的保存和管理,执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。
4.5.2对各部门保存的文件资料,由部门资料员负责妥善保管,防止污损遗失,保存期限为一般为3年,超过保存期的,由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。
4.5.3受控文件不得随意复印,需要时,应向其归控管理部门申请,批准后,方可进行复制。
4.5.4文件换版后,由原发放部门负责将作废版本进行回收,并进行记录,对作废的文件和资料需保留以备参考时,应加盖"作废"章予以标识。
4.6外来文件的控制
4.6.1对外来文件,由接收部门负责进行签收、登记和处理,纳入到受控文件的管理范围。
a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负责签收登记,交分管领导签批后贯彻实施;
b)工程施工技术类文件,由工程部负责保存和处理,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等,由工程部审核其是否为有效版本,并提供有效版本清单,发放项目部使用。
c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等,由策划营销中心负责处理。
4.6.2各部门按照分工管理范围,负责主动收集相应的外来文件(如:最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的落实情况进行相应的跟踪。
4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.8总经理工作部负责公司的档案管理,各部门按分工做好本部门的档案管理工作,执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。
4.9总经理工作部负责公司的信函管理,做好信函的收发和处理工作,执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。
4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。
4.11工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查,并结合质量管理体系审核以及整改等工作,进行检查指导。
5.质量记录
5.1QR05-01文件发放登记表
5.2QR05-02文件接收登记表
5.3QR05-03文件借阅登记表
5.4QR05-04文件更改申请/通知单
5.5QR05-05受控文件清单
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》
6.3Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.4Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》
6.5Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》
6.6Q/TZH-WI-011《信
函管理办法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》 采编：www.QiquhA.com.com
篇2:质量体系技术文件资料控制程序
质量体系技术文件和资料控制程序
⒈目的:
对与质量体系有关的技术文件和资料进行控制,确保现场使用文件为现行有效。
⒉范围:
适用于质量体系运行中所有技术文件和资料的控制。
⒊职责:
3.1技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归口管理。
3.2各有关部门负责本部门专用技术文件及资料的实施与管理。
⒋工作程序:
4.1技术文件及资料(以下简称文件和资料)的分类及编号
4.1.1文件和资料的分类
4.1.1.1文件分为内部文件和外部文件:
①内部文件包括企业标准、产品图样、工装、工艺图样等;
②外部文件包括上级标准、客户来图、技术会议文件和资料等。
4.1.2文件和资料的编号:
文件和资料的编号由技术部统一规定,编号应层次分明,条理清楚,做到一物一号,既不重复又不漏编。外部文件编号可以按原文件。
4.1.3文件和资料分为受控和非受控两种,产品标准(包括国家标准、企业标准)、产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等为受控文件;其余文件和资料为非受控文件。受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。
4.2文件的编号及审批
4.2.1为提高产品质量,增加竞争能力,企业标准可高于国家标准。企业产品标准由总经理批准。
4.2.2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由技术部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查,技术部经理审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。
4.3文件的发放与接收
4.3.1资料员在文件批准后3天内,按技术文件发放范围发放,不得多发或漏发,文件领用人在文件收/发登记表上签名,受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。
4.3.2当文件严重破损影响使用时,应到技术部办理更换手续,交回破损文件,并填写文件收/发登记表,在备注栏注明"更换"字样,由技术部经理审批后,换发新文件。当使用部门将文件丢失时,由使用部门向技术部提出书面申请,并填写文件收/发登记表,在备注栏注明"重发"字样,经技术部经理审批后补发丢失的文件,在文件上注明"重发"字样,并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到,应将原文件送回技术部,统一销毁,以防误用。
4.3.3技术部列出技术文件清单,接收部门收到文件后,在技术文件清单上做好记录。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改时,由技术部有关人员填写文件更改通知单,经审批后,按文件收/发登记表到有关部门更改文件,更改完成后,由使用部门有关人员在更改通知单上签名。
4.4.2若技术文件更改内容较多,不便在原文件上更改时,可按更改要求重新编制新的技术文件,由资料管理员按原文件收/发登记表发放,并填写文件收/发登记表,原登记表备注栏中注明"更换收回"字样,同时收回旧文件。原文件及一份复印件加盖红色"保留"印章后存档备查,其余统一销毁。
4.4.3技术文件更改时,涉及到在制品原有工装时,应提出相应的处理意见。
4.4.4技术文件更改时,与此相关的其他技术文件也应同时更改,以保证文件正确、统一。
4.4.5由于技改、生产试验验证或新产品试制而引起的临时性更改或一次性更改的项目,可先不更改技术文件,而以《工艺单》的形式作为临时更改或一次性更改依据,《工艺单》经技术部经理审核、总经理批准后生效实施。
4.4.6技术文件更改方法
4.4.6.1将需要更改的内容用细实线划掉,被划掉部分应仍能清楚地看出未更改前的情况,在适宜部分填写更改后的内容,在靠近更改部位写上更改标记,其标记符号用加圆圈的小写英文字母或阿拉伯数字表示,如abcd……或①②③……
4.4.6.2在文件更改栏中填写本次更改的标记、更改处数、日期和更改人签名。
4.4.7文件更改通知单应装订成册,并保存五年,涉及安全性的更改文件应保留15年,以便备查。
4.5文件的管理
4.5.1文件和资料由资料员统一保管,收发文件填写收/发登记表,归档文件填写归档登记表。
4.5.2技术文件和资料应进行分类编号、建立总目录(或台帐)及分目录清单,便于检索查询。
4.5.3文件原件一律不准外借,任何部门未经批准,不准擅自复制受控文件。若要查阅,经技术部经理同意后,查阅复制件。公司外需复制,经总经理批准后,填写文件收/发登记表,文件加盖红色"更改不通知"印章。
4.5.4外协件技术文件由采购部发放并填写文件收/发登记表,文件加盖红色"外协"印章。
4.5.5进行计算机辅助产品设计时,应把相应文件应在服务器上备份,备份文件名应较易辨认。
4.5.6外部文件应填写收/发登记表,需归档的填写归档登记表。
4.5.7文件应妥善保管,防霉、防蛀。如发现破损应及时修补。资料员每年对保管的文件检查一次。
4.5.8技术部每三年对公司技术文件及企业标准复审一次,对不适用的文件进行修订,对适用的在文件右上角加盖红色"****年确认"印章。
4.5.9技术部应及时收集上级的文件资料及相关标准,确保公司使用最新的有效版本。每年根据上级年度《标准目录》,对公司所有标准进行复查,及时更换和作废过期标准。若新版标准与旧版标准内容相同,只是标准号有所变动的,可把旧版本标准号改为新版本标准号,同时加盖红色"****年确认"印章。
⒌相关文件:
无
⒍相关表单:
见清单。
篇3:工厂质量体系文件资料管理工作程序
工厂质量体系文件资料管理程序
1.0目的
1.1为对与质量体系有关的文件和资料进行控制,确保各有关场所使用文件的有效版本,特制定本程序。
2.0适用范围
本程序适用于与质量体系有关的文件和资料(包括软件)的控制。
3.0引用文件及术语
3.1WSC-SZ/《质量手册》
3.2ISO/TS16949:20**(E)质量管理体系
3.3GB/T19000―2000idtISO9000:2000《质量管理体系基础和术语》
3.4TL9000Release4.0质量管理体系
4.0职责
4.1质量部为质量手册、质量体系程序文件和外来文件(包括顾客提供的文件)控制的责任部门。
4.2各有关部门为各自专用文件及资料控制的责任部门。
5.0工作程序
5.1文件和资料的分类及编号
1)文件和资料主要分为如下几类:
A.质量手册
B.质量体系程序文件
C.管理文件
D.作业文件及其它资料
E.顾客提供的产品及技术文件
F.各类标准和法律法规
2)所有文件分受控分发和非受控分发。受控分发视具体情况需加盖红色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章,非受控分发一定要有“NONCONTROLLED”字样。
3)文件的编写
A.质量手册由质量部和人力资源及行政部组织编写。
B.质量体系程序文件及其它文件由最高管理者指定责任部门组织编写。
一个程序文件基本上就是一个控制文件,它是用来规定“质量手册”描述的质量程序的必要功能的实际操作,一个程序文件可以起草用来填充任何相关的需要,同时必须用特别提供的文件格式。
C.管理文件由人力资源及行政部负责编写.
D.一个程序文件由任何对执行质量程序有责任的授权人或组织起草,这个人或组织应该是:
a.有权力或能力改变操作
b.对结果负解释权和责任
c.对主题具有透彻的理解。
一个程序文件对它的执行者必须是可理解的、全面的、准确而详细的,对它的目的所产生的结果是充分的,负责执行该程序文件的操作者可以在预期的情况下正确完成他们的工作。
4)下面的格式必须被满足(包括程序文件及作业文件):
一个封面包含:
A.格式上的唯一识别码。如:WSC.SZ.*―YY、WSC.SZ.*****.YY等。
B.颁布日期和版本号。
C.程序文件的标题-----描述该文件的内容。
D.起草者,审核者和批准者的签名。
E.从封面开始,包括附录在内每页必须标注“版本号”、“第*页共Y页”和“文件编号”、“盖红色印章的硬拷贝文件受控”。第二页:“版本变更记录”
5.3文件的审批
1)质量手册由质量管理者代表审核、总经理批准。
2)质量体系程序文件由责任部门负责编写,职能部门经理/指定人员审核并由管理者代表/部门经理批准。
3)管理文件由人力资源及行政部编写,部门经理负责批准.
5.4文件登记、发放、借阅
1)文件中心在公共盘上建立有效文件的清单,对所有质量体系文件进行控制管理。所有质量体系文件批准后,由文件中心在原件首页上加盖红色“ORIGINAL”原件章。若为客户提供的文件和资料则在原件首页上加盖红色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清单,并作相应的标识。同时更新文件中心的软拷贝件(如有)。作业文件和其它相关的图纸等按文件作者或责任工程师的要求,建立《文件分发记录单》,进行硬拷贝发放,发放时须在首页上加盖红色“ISSUETO”章。
2)单页或多页子文件发放程序同一般文件。
3)当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况(如提供给顾客、供应商、认证机构等)而需申请领用时,由申请者向DCC提出,经同意后方可领用。因破损而重新领用的新文件和资料,需收回相应的旧文件和资料;丢失或破损而补发的文件应让文件丢失或破损部门的部门经理在《文件分发记录单》上签名,并在备注栏中注明该文件己丢失或破损;文件中心作好相应的发放记录。
4)提供给顾客和认证机构的文件和资料,不加盖受控印章,不做更改(换)控制。5)提供给供应商的文件和资料,文件中心在硬拷贝件上加盖红色“FORSUPPLIER”印章发放给采购管理部,采购管理部接收后应在分发记录上签字确认更新版本已收,并同时对旧版本进行收回作废签名承诺,然后负责将新版本转交给供应商,同时收回旧版本作废。SQE根据一定的频率定期去稽核供应商的文件、图纸…..等是否为最新有效(参考所附的文件控制流程图)。
6)按生产订单分发的图纸属一次性使用,文控人员在硬拷贝件上加盖红色“ONETIMEONLY”印章,并在分发记录单上登记,接收人签收。分发件在一次性使用后自动失效,由生产部负责销毁。
7)对于工程部设计开发中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用Draft印章进行简单的控制:
A.登记:工程部在新产品样品设计和制造阶段编制的图纸(Drawing)、工艺路线表(Routing)和经顾客批准的供应商清单(AVLlist),由设计开发中心登记。仅保存电子版的文件。
B.发放:制造件的图纸和工艺路线表仅随产品制造令(MO)发放到设计开发中心的制造小组,无须建立文件发放记录。采购件图纸和AVLlist发放到采购部和质量部,需建立文件发放记录。
C.更改:当草稿版的技术文件由于设计的原因或客户的更改要求进行升版时,工程部负责按发放记录收回旧版文件,发放新版文件。采购件图纸由采购部通知供应商作废,然后收回。
D.文件收回:当新产品准备进入小批量生产时,工程部会将原来的草稿版的图纸、工艺路线表和AVLlist更新升级为正式版。同时会通过Agile输入系统。此时任何草稿版的文件将自动作废。原发放给质量部和供应链部的和AVLlist将被收回。采购件图纸由采购部通知供应商并收回,然后发放正式
版采购件图纸。
5.5文件的更改
1)文件需要更改时,应由文件原设计或编制部门(人)直接把升级版本的软拷贝和一份硬拷贝原件送至文件中心。文件中心立即更新软拷贝及硬拷贝文件有效文件的清单。
2)文件更改的审核、批准一般情况下应由原审批部门及人员进行,当发生机构调整或原审批人不在职时应由替代职能部门及人员审批。
3)文件升级以后,原来低版本的文件即刻作废。作废文件由文件中心人员按原《文件分发记录单》逐本收回,作废文件和资料的原稿应加盖蓝色“OBSOLETE”印章,保存在文件中心,不作销毁,在有效的文件清单中加以标识。其它拷贝由文件中心收集后统一碎化销毁。按新《文件分发记录单》发放新硬拷贝件。需废止的文件,由起草人或指定人员填写《作废文件通知》交文件中心。
4)一般情况下文件更改由原编制或设计部门进行,更改非本部门设计或编制的文件,必须有原设计或编制部门的书面授权,并提供有关的背景资料。
5)文件中心接收到来自文件起草人或其接任者的通知,说明一个文件已经作废,不再有新版本取代,须将该文件的原件和通知一起移放到历史档案库中。具体程序同作废文件,作废文件保存一年。
6)所有程序文件,作业指导书保存三年。
5.7顾客提供的文件的控制
1)顾客提供的文件,包括软件,由文件中心负责登记,建立相应的文件清单,按受控文件方式管理。有关这些文件的更新,由项目经理控制。当这些文件需要更新时,项目经理或负责此项目的的工程师把新版文件送至DCC(包括软件)。若客户仅提供了软拷贝件,项目工程师根据需要打印出硬拷贝件送文件中心人员,文件中心人员加盖红色"RECEIVED"接受章,然后按项目工程师的要求发放硬拷贝件,旧版文件是否报废由项目工程师决定。所有这些顾客文件都视作顾客财产,在没有得到顾客的书面授权时,绝对不可扩散和传播。
2)质量部负责对发放到公司外部受控管理性文件的更改和作废的控制。
3)总经理负责公司内部执行的有关国家的法律、法规性文件的有效性。
4)顾客文件长期保持在文件中心。
5.8各类标准建立相应清单,由使用者直接向文件中心借阅。
5.9主要文件和资料的编号法则
1)质量手册的编号说明
WSC-SZ/QEM-**
手册的版本号
手册英文缩写
深圳z公司英文名称简称
图表1
2)质量体系程序文件的编号说明
WSC.SZ.*-YY
程序文件序号(从01开始的流水号)
质量手册中对应要素序号
深圳(英文缩写)
深圳z公司
*注:其中“*”是质量手册中对应的要素序号,对于管理程序中和质量管理程序有关的,按质量手册中的序号分配,无法并入质量手册的要素序号的文件,统一分配“4”。
3)管理/作业文件的编号说明
WSC.SZ.*****.YY
管理/作业文件序号(从01开始的流水号)
管理/作业文件分类名称(英文缩写)
深圳(英文缩写)
深圳z公司
4)产品文件的编号说明
由于产品文件的历史的多样性,继续使用它们的格式。一般它们的名称和它们的产品代码相对应。机柜产品称作PI,电子组装产品称作MPI。
5)质量记录的编号说明
Form*.*Y-ZIssueA
版本号(从1开始的流水号)
序列号(从1开始的流水号)
从a开始的流水号
质量手册中对应要素序号
6.0文件中心使用的样章
“分发”章
内部文件"原件"章
外部文件“收到”章
“非受控”章
“给供应商”章
"作废"章
"一次性使用"章
7.0文件控制流程图(见下页)
8.0执行本程序形成以下记录:
8.1《文件借阅记录单》
8.2《文件分发记录单》
8.3《作废文件通知》
附加说明
本程序由质量部提出
本程序由质量部起草,并负责解释