房地产集团公司公文处理办法之相关制度和职责，房地产集团有限公司公文处理办法第一章总则第一条为加强X城房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作,提高公司内部沟通和外部联系的有效性,确保公文品质和公文处理规范,特制...
第一章 总则
第一条 为加强X 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作,提高公司内部沟通和外部联系的有效性,确保公文品质和公文处理规范,特制定本办法。
第二条 本办法中的公文,是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。
第三条 本办法中的公文处理,是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理过程中必须注意保密,确保公司利益不受损害。
第六条 综合管理部为公文处理的归口管理部门,负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门,如涉及其他部门的,该部门为此项公文的会办部门。
第七条 本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章公文种类
第八条公司的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于人员任免和嘉奖。
(二)决议
适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。
(三)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。
(四)通知
适用于批转分、子公司的公文,转发政府机关或行业管理部门的公文,传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
(五)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者事项。
(六)报告
适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作,反映情况,回复政府机关或行业管理部门的询问,适用于部门和分、子公司向公司报告。
(七)请示
适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准;也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。
(八)批复
适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。
(九)意见
适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。
(十)函
适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作,征询和答复问题,请示批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条 公司公文按照行文关系、文件去向划分,可分为上行文、平行文和下行文三种。‘
上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文;平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文;下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。
第三章 公文格式
第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。
(四)发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。
(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,其结构包括:发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外,一般不用标点符号。
(六)主送单位指公文的主要受理对象,受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位写在正文之前,标题的下面。
(七)公文附件说明应附在正文后、发文单位前,并注明附件顺序和名称。
(八)公文应当加盖印章。联合上报的公文,由办文单位加盖印章。
(九)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发人的签发日期为准。
(十)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十一)公文应当标注主题词。
(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端,于两条等长的平行细实线内书写。抄送单位的写法:抄送给领导单位或领导,可写“呈报”某某;抄送平级单位,可写“抄送”某某;抄送给下属单位,可写“抄发”某某。
(十三) 章程等规定性文件,不写收文单位,在颁发时另加一个命令或通知。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A 4 型(210mm×297mm),左侧装订。
第四章 行文规范
第十二条 行文应当确有必要,注重效用。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十四条 公司各部门依据部门职权可以向分、子公司或相关业务部门行文,一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。
第十五条 同级分、子公司的各部门可以联合行文。
第十六条 向分、子公司或者公司系统的重要行文,可以同时抄送行业管理部门。
第十七条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。
第十八条 受双重领导的公司向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位。
第五章 发文办理
第十九条 发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发
(会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。
第二十条 公司各部门要以公司名义对外行文,须经综合管理部审核,报请分管领导审批后办理。
第二十一条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定;
(二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短;
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文
单位的职权和与主送单位的行文关系确定;(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度;
(五)人名、地名、数字、引文准确,引用公文应当先引标题,后引发文字号,日期应当写明具体的年、月、日;
(六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层“(一)”,第三层为“1.”,
第四层为“(1)”,结构层次序数可跳开但不能颠倒使用;
(七)应当使用国家法定的计量单位;
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称;
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十二条 拟制公文应使用公司统一的拟稿纸(见附件1)。
第二十三条 涉及其他部门会签或职权范围内的事项,主办部门应当主动与相关部门协商,取得一致意见后交综合管理部核稿;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理由,提出建设性意见,并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。
第二十四条 公文送负责人签发前,应当由综合管理部进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十五条 公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门及各分、子公司名义行文的公文,由所在单位负责人签发;以公司名义行文的公文,一般可由分管副总经理签发;涉及全局的综合性公文,由总经理签发;决策性的重要公文由董事长签发。经领导人签发的文稿,如必须改动,应报签发人同意。
第二十六条 签发后的公文原稿应送交综合管理部进行编号,并由综合管理部负责填写《发文登记簿》。
第二十七条公文正式印制前,拟稿人应事先校对,再由综合管理部进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
第二十八条打印好的公文须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。急、密件要在信封上加盖急、密戳记。
第六章 收文办理
第二十九条 收文办理是指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、,审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十条 收到分、子公司上报需要办理的公文,综合管理部应安排文秘进行审核。审核的重点是:是否应由公司部门办理;是否符合行文规则;涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十一条 公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后,对符合本办法规定的公文,再印盖收文章登记编号并粘贴《收文处理单》(见附件2),及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
收文日期以收文当天日期为准。
第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回综合管理部并说明理由。
第三十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门和领导协调或裁定。
第三十四条 审阅公文时,对有具体请示事项的,主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期;没有请示事项的,签署表示已阅知。
第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,综合管理要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第三十六条 综合管理部在公文处理时要及时准确,事后落实和监督应到位,在公文流转过程中要注意保密和保管;文件处理完毕,要及时准确注办,包括领导批示和部门处理落实的意见。
所有部门之间不得将收文横向传递,必须经综合管理部进行流转。
第七章 公文归档
第三十七条 公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十八条 公司发文归档时,应保证文件不少于两份,便于备份查阅。
第三十九条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容,与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。
第四十条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理,要保证归档公文的齐全、完整,便于保管和查找利用。公司内部制发公文的整理根据文种划分;外部收文在编号后,应根据收文类别分别进行登记。
第四十一条 联合办理的公文,原件由主办部门整理、归档,其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。
第四十二条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档,应将复印件归档。
第八章 公文管理
第四十三条 公文由综合管理部统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。
第四十四条 公文翻印需经综合管理部负责人批准,绝密级和注明不准翻印的公文除外。
第四十五条 公文被撤销,视作自撤销之日起不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十六条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经综合管理部负责人批准,可以销毁。
第四十七条 部门或分、子公司合并时,全部公文应当随之合并管理。部门或分、子公司撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交综合管理部存档。员工调离工作岗位时,应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。
第九章 附则
第四十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第四十九条 本办法自印发之日起施行。
业主委员会职责 党支部工作职责 QiqUHa.coM党务公开制度
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