P集团储运商务管理制度
某集团储运商务管理制度
现代企业物流是销售和财务业务的组合,承担了销售部门和财务部门的基层工作,主要负责处理商品进销存原始凭证和编制其汇总分析表等工作。
(由采购、物控、运输商务组合,分为管理、调配、助理、文职、提货、接货、送货、保管等岗位)
一、储运部各岗位分工。
1、物流经理:分管并协调部门内外整体工作,如运输监督、库存管理、环境建设、信息档案管理、流程优化及创新、人员管理、对外沟通。
2、调度配货:安排车辆及发货、送货人员,接听货物查询电话,协调部门内整体工作。
3、商务助理:收发传真、审核单据连续性、抄写单据、统-发送传真、订水、订餐、接听电活。
商务文员:协助客户自提、运费管理、档案管理、暂存货物管理、将单据输入电脑、机器机身号管理。
4、车站提货;提货、分货、清点及办理到货登记于续并通知采购商务,协助客户自提、市内送货、外地出货交接。
5、库房接货:接货、清点及办理到货登记手续并通知采购商务,协助客户自提、市内送货、外地出货交接。
6、发货送货;市内配送、周边地区货物发送、代收支票。
7、库存物控:库存及库房管理,如库存日报、积压及破损商品旬报、协助库房发货员登记出库商品机器号、及时与销售商务及采购商务进行库存商品信息反馈及沟通。
二、存货管理概述。
(一)存货含义和范围。
1、存货含义:公司在生产经营过程中为生产耗用或销售而储备各种资产或物资。
2、公司存货范围:商品、原材料、在产品、半成品、产成品、委托加工材料、待索赔返修商品、材料备件材料等。
3、各经营公司存货:购入存货,主要是存在于各流通环节经营商品及原材料、维修备件等。
(二)存货管理目的。
1、满足集团公司发展需要,实现集团内规模化、统一化管理需求。
2、规范存货管理操作规程,达到有效地、统一地管理模式。
3、提高进、销、存速度,减少不必要资源浪费,避免违规操作,杜绝违法行为。
4、确保集团公司资产安全完整、保值、增值。
三、采购商务。
1、送货制:由供应商将商品送到本公司指定地点或仓库交货。
(1)采购商务接受由销售业务部门经理所下采购订单。
(2)采购商务审核销售业务部门采购订单,不合格采购订单返回销售业务部门,发出合格采购订单。
(3)采购商务将预到货信息或采购订单发给储运商务,由储运商务安排接货准备。
(4)采购商务负责将采购订单替换成通用格式发给供应商。
(5)采购商务着手办理商品进口手续,准备合同与批文,办理报关付税手续。
(6)采购商务与销售业务部门沟通后下达分货指令,分货指令以书面形式下达于储运商务。
(7)供应商发货,委托运输公司送货或自己派车运送,由供应商开具送货凭证,送本公司销售业务部门。
(8)供应商将商品送到本公司指定地点或仓库。
(9)储运商务与供应商或货运公司联系交接货物,采购商务必须到仓库检查商品规格、质量,按合同或协议商定进货数量,同时将货物信息传给销售业务部门。
(10)储运商务立即将到货登记单给销售商务,便于马上销售,最迟在三日内将入库单给销售商务,便于计算成本。
2、提货制:本公司到供应商仓库或指定地点提取商品。
(1)由销售业务部门通知采购、储运商务人员凭提货单等单证提货。
(2)采购商务或储运商务根据供应商所开出发票、提单,经销售业务部门核对选购品种规格后,填制一式四联入库收货单。一联作存根,其余各联连同发票、提单一并送财务部,向供应商办理货款结算。
(3)储运商务验收后截留一联作登记商品账依据,其余各联连同有关凭证转交财务部入账。
3、发货制:由供应商根据合同规定,将商品委托运输部门发送到本公司所在地车站、码头交货。采用托收承付或委托收款办理货款结算。
(1)供应商根据合同协议发运商品,应将发货单(随货同行联)、装箱单等有关凭证,交运输部门随货同行,运送本公司。在商品发运,取得运输单位证明后,填制托收结算凭证,连同发货单副本及运费单据或代垫费用清单等一并送开户银行,办理托收手续。
(2)销售业务部门于商品运到后,将供应商发票单据给采购商务或储运商务到指定地点收货。
(3)储运商务验收商品后,填制一式四联入库收货单,留一联,据以登记商品保管账,其余各联分别送销售业务部门、财务部等,财务部作为进货记账依据。
(4)本公司收到银行转来供应商结算凭证及所附有关单据,应由销售业务部门根据合同进行审核,财务部最后审查单据内容是否符合规定,数字是否正确,并根据付款期承付货款。
四、物控商务。
(一)库房保管工作意义。
公司库房是储存和保管各类商品和器材场所,是公司各类商品和器材供应中心,搞好库房商品保管工作,对于确保公司生产和业务经营进行,加速物资周转、压缩库存积压、降低商品损耗、提高公司经济效益,具有十分重要意义。
(二)库房保管工作任务。
从公司生产和业务经营出发,及时、准确、保质保量的搞好各类商品的收发工作,为公司生产和业务经营服务。
1、严格把好入库验收关,确保入库商品数量准确、质量完好。
2、搞好在库商品保管工作,压缩库存积压、提供库存信息。
3、做好商品出库工作,准确、迅速、安全。
4、加强库房安全工作。
5、健全物资管理制度,不断提高业务管理水平。
(三)商品借用、归还、报废管理。
〈一〉商品领用出库管理。
1、耗材领用:耗材指一次性消耗不可再利用商品,如色带、墨粉、墨合、硒鼓等。
(1)规定。
〈1〉耗材领用需填写《商品出库单》。
〈2〉审批权限:领用人必须是集团公司正式人员,耗材领用必须经总经理或其授权人签字认可。
(2)领用出库管理。
〈1〉由领用人填写《商品出库单》经审批签字认可后持单到库房办理领用。
〈2〉《商品出库单》填写应注明部门、日期、商品编号、品名规格、单位、数量、用途、经办人,审批人。储运商务审核单据无误后照
单发货,并加盖货已付讫章和人名章。
〈3〉领用人领用在库商品必须办理完出库手续后方可使用,否则不允许以任何理由领取在库商品使用。
〈4〉领用人必须经过商务统计审核后并亲自到储运商务处办理手续和提取商品。
(3)《商品出库单》票据格式。
第一联、储运商务,第二联、财务会计,第三联、商务统计,第四联、领用人存查。
2、其他领用。
(1)赠送出库。
〈1〉审批权限:赠送出库商品必须经分公司管理部门审批后方可办理,应由财务人员登记备查账,详细、真实地记录每笔业务。
〈2〉单据使用说明:赠送商品出库采用《商品出库单》或零价销售小票方式。
(2)索赔出库。
〈1〉索赔包括两种情况:集团公司内部购入商品索赔。自行外购商品索赔。
〈2〉使用单据及说明:索赔出库填写《商品借用单》。借用原因:索赔。
〈3〉索赔手续。
A、返回同样商品,填写《索赔还货单》办理还货手续。
B、返回不同商品、但价格不变,按还货,调账处理。
C、返回不同商品、且价格变化,按换货,填写《商品还货单》,再冲原入库单,并重新办理入库手续。
D、对于超过三个月尚未索赔回来商品,财务部应核对上报分公司总经理,并督促经办人尽快索回。
(3)调拨出库:不同库别之间商品转移。
〈1〉调拨单由调出方加盖调拨付讫章,由调入方加盖调拨收汔章。
〈2〉调拨单格式。
3、低值易耗品支出。
(1)低值易耗品支出:在固定资产办公室填制办理单低值易耗支出。
(2)其它物料消耗:不需要填制低值易耗品办理单支出。
(3)生产用物料消耗:生产基地线体耗用及维持生产用物料消耗。
(4)低值易耗品购买、领取在预算内。
〈1〉一次购买、领取在1000元以下由各部门具备签字权负责人审批,固定资产管理部门登记后方可报销。
〈2〉一次购买、领取在1000元以上必须由总经理审批,固定资产管理部门登记后方可借款、报销。
〈3〉一次购买、领取在3000元以上必须由总经理室会同签字审批,固定资产管理部门登记后方可借款、报销。
(5)超出预算额度,事先需向集团公司报送增加预算报告,待批准后方可办理借款、报销手续。
(6)低值易耗品报废,必须经固定资产管理部门鉴定,写出处理意见,由总经理审批后方可做销账和作价处理。
〈二〉商品借用管理。
1、借用范围:商品借用只限于展示、样机、维修、索赔,禁止销售借用或其它种类借用。
2、借用原则:前账不清,后账不借。
(1)集团公司正式员工允许借用商品并亲自到储运商务处办理手续和提取商品,办理借用手续人员必须是分公司已经备案或办了手续正式员工,非分公司正式员工(临时工、试用人员)一律不办理借用业务。
(2)有销售倾向商品借用,储运商务一律不予办理借用,办理人必须首先经过商务统计审核,期限不得超过1个月所有借用必须有总经理审批签字。
(3)每次借用商品数量:展示样品不得超过一套(维修借用除外),耗材不允许办理借用。
(4)持借用单到库房提货人员必须是办理者本人或部门指定专人,否则库房不办理提货业务。
(5)已办理借用尚未归还员工,不得再次提出借用申请(维修人员除外),特殊情况必须写出书面材料由总经理审批后方可再次办理借用手续,若借用人调动人事关系,必须到商务部清理借用商品。
3、借用手续。
(1)经办人在办理借用时需填写《样品借用单》。
(2)借用单要注明借用部门、库别、借用日期、计划借用时间、商品编号、品名规格、单位、数量、借用原因、借用地点、经办人、总经理或授权人审批。
(3)《样品借用单》必须填写清楚、全面、准确、不允许涂改,按照单据规定项数填写商品种类。借用数量必须填写,编码与名称须与集团公司一致,借用原因和地点必须真实,借用时间须写时间段。
(4)储运商务审核单据无误后照单发货盖货已付讫章和人名章,同时注明所借商品货号,经办人保留存查联。
4、借用商品管理。
(1)商务统计岗每月月底定期打印借用报表,对借用商品进行核实。
(2)《样品借用单》借用期限不得超过一个月,对于借用超过一个月不归还人员,需报总经理审批,按比例扣罚借用人工资直到归还为止。若借用商品在借用期间发生损坏或借用人调离公司,根据损坏情况由借用人及借用批准人按比例进行赔偿。
(3)凡作为样品直接借给用户单位,为避免出现漏洞,各销售业务部门必须与用户单位签订《样品借用合同》,在商务部备案,储运商务员对该合同审核无误后方可办理提货手续。
5、借用管理规定。
(1)对于超过租赁期限愈期未还商品,按月打印报表上报总经理和集团公司总部。
(2)特殊情况需写明原因,经分公司总经理审批后,上报分公司管理部门备案。
(3)《租赁(借用)单》单据格式及使用说明。
第一联、储运商务存查,第二联、财务会计记账,第三联、借用人存查,第四联、统计商务员。
〈三〉商品归还管理。
1、归还原则:谁借谁还,哪借哪还。
2、归还方式。
(1)以单据顶物。
(2)用实物归还。
3、手续(注意:归还数量不能大于借用数量)。
(1)借用人必须在规定归还时间内归还,若以票顶物时,借用人直接到商务统计审查内容即可。
(2)销售归还在办理时必须持相对应销售小票(以票顶物)到库房办理归还手续。销售小票开据要与借用单填写内容相一致,《归还单》只能填写一张《借用单》商品。
(3)《样品归还单》填写必须注明部门、库别、日期、原借用单据NO号、商品编号、品名规格、单位、数量、借用时间和借用人编号,注明商品状况及其附件是否齐全。
(4)实物归还必须经过维修部门检验认可封箱后,由总经理签字才到库房办理归还手续,先到商务统计处确认,查询商品租赁情况,符合要求后再到储运商务处办理手续,归还时必须持检验单一同办理。储运商务员审核单据时注意是否与借用单填写内容一致,所还商品货号是否与借用单登记一致,如符合条件则办理归还手续,并加盖货已
收讫章和人名章。
(5)还货部门应与借用部门相符,商品定义部门、还货库别即为商品所属部门。
(6)相关人员必须在单据上签字或盖章,填写人员编号。
〈四〉维修备件管理。
1、备件来源。
(1)根据销售比例搭配一定数量维修散件。
(2)根据维修业务自行采购维修配件。
2、管理原则。
(1)维修备件应设专库、专人负责管理。
(2)各分公司维修部指定专人根据需要,制订采购计划,办理各种备件入库。
(3)维修人员持规范手续办理备件销售、借用、以旧换新、索赔等事项。
(4)非维修人员未经批准,不得办理与备件有关一切事宜。
(5)不允许拆可售整机做维修配件。
3、备件入、出库管理。
(1)入库。
〈1〉依据需求,制订采购计划,经维修部经理及总经理或授权人批准外购,由商务人员办理入库手续。
〈2〉有各种途径。
A、外购备件:按发票价格办理入库手续,商品编号需采用维修部专用外购编号。
B、总部备件:采用零价或协议入库价格办理手续,商品编号需采用集团公司总部统一编号。
(2)出库。
〈1〉由维修人员填写出库单据,单据注明编号、规格型号、名称、数量、原因、审批人签字。储运商务审核单据无误后办理出库手续。
〈2〉领用出库:维修人员领用备件需填写《备件出库单》。
〈3〉销售出库:维修人员销售备件需填写《商品销售单》。
〈4〉借用出库:维修人员借用备件、及向总部换货需填写《维修借用单》,借用原因维修。
(3)维修归还各种情况。
〈1〉归还完好实物:填写《维修归还单》,同时附《检验报告单》将完好实物还回库房。
〈2〉归还完好实物,但非所借物品:填写《维修归还单》《调账单》同时附《检验报告单》对实物进行调账处理。
〈3〉归还坏损实物:填写《维修归还单》,同时填写备件出库单,将坏件退回库房.
〈4〉不归还实物:填写《维修归还单》,同时填写《备件出库单》。
(4)票据格式、传递方式及使用说明。
〈1〉所有票据都要先经过库房,由储运商务向财务传递。
〈2〉票据传递要及时,当天单据当天传送,特殊情况次日上午十点之前也要传到财务。
〈3〉如果财务发现错误票据应及时返回库房,库房对错误票据立即修改、更正。
〈4〉票据传递时,交接双方要有书面手续并签字确认。
(四)商品在库管理。
商品在库保管工作,根据商品不同性质,合理存放,精心管理,妥善保管,达到库容整齐,账、物、卡一致基本要求。
1、商品(分库房、分区、分部门、分类)保管规划。
根据各销售业务部门商品储存任务、商品类别、性质特点、保管要求和消防安全要求、结合库房面积等条件、确定每一库房、每一区位存放商品大类、品种和数量,并绘制平面图,确定各商品具体位置按图索引。有利于提高库房面积利用率,调剂仓容,也有利于缩短搬运距离,加快商品入出库效率。
(1)按销售业务部门商品划分。
(2)按商品类别划分。
(3)按商品轻重大小划分。
(4)按商品周转快慢情况划分。
2、货位规划与商品码放。
(1)货位规划与定位:货位是商品存放地点。科学合理货位规划有利于提高利用率、有利于商品保管,有利于商品入出库方便。采用四四定位法即库房号、货位号、货架号、层号。任何储运商务都能找到商品所在位置,优点是能减少盲目性、减少差错、提高工作效率,同时、这也是库房管理规范化要求。
(2)商品码放基本要求:合理、牢固、定量、整齐、节省、安全。商品码放是否合理科学,直接关系到商品质量完好、库房面积利用程度、商品入出方便、以及是否便于商品动碰盘点和是否符合库房安全要求。商品码放多采用货架式存放和商品堆码两种方式,商品堆码多采用五五码放法相近商品堆码方式,其优点是便于计算、减少差错、有利于快进快出、提高工作效率。
3、日常在库商品管理:贯彻以防为主、防治结合原则,加强对商品经常性检查,根据情况采取有效措施。
(1)根据库房条件,商品货位要加堑木排,起到隔潮防水保护作用。
(2)根据商品先进先出原则,接近保修期、索赔期商品要先出,防止给公司造成不必要损失。
(3)商品堆码时,杜绝野蛮装卸和搬运,商品标志向上,要考虑商品承受力。
(4)依据消防安全规定,库房必须留出一定量度走道、通道、墙距、灯距。
(5)经常对商品进行三勤即勤倒垛、勤并垛、勤整理,减少半堆货垛,杜绝梯子型货垛。
(6)搞好库房内卫生,做好三防工作即防虫害鼠咬、防霉变、防商品老化。
(7)定期向有关部门反映商品积压情况和商品库存信息。
(8)码放货物需以部门为单位,同部门商品归放在一起,同种商品原则上不得分开码放。
(9)长期积压商品应妥善保管,并与其他商品区分码放。
4、立体库房:库房设收货区、备货区、叉车充电区、流通加工检配区(流通加工、检验检测)、办公区、存储区、*-DOCKING(直入直出)区(货物分拨、收、发货),存储区分为横梁式高层位平面堆放货架区(统一摆放欧式标准托拍或钢制货架,采用堆垛机,存放大型和出入库频率高的货物)阁楼式轻小型货架区(摆放小件物品)和堆地式散件区(存放大件不规则物品)。
5、现代化收、发货。
立体仓库采用SAP的R/3系统和仓库管理WMS系统,实时数据交互,无缝联接;自动化流水线管理模式,能提供精确库位信息、货物实行先进先出,分为收货、拣选、扫描过帐、交接等作业块。全国各分公司的仓库联网,都可以在ERP系统上下订单,系统在确认定单后能迅速备货,第一时间将货物发出。
(1)用堆垛机自动存取,输送机自动输送,电瓶叉车搬运。
(2)所有货物、货位等信息通过条码管理、实时传输,实现无纸化作业。
(3)所有工作按照RF(无线扫描设备)提示操作,无需人工判断,无需单据。
收货岗人员把所需收货采购订单号输入手中无线扫描手持设备,手持设备立即显示出该订单收货信息,包括物料号、物料描述、应收物料数量等。当操作
岗将货物放到托拍(托拍是存放货物载体)以后,收货岗人员扫描托拍号条码、物料号条码,输入每拍码放数量,然后电脑系统会自动建议该托拍应该放到的货位,最后库内操作岗人员就能按照无线手持设备显示的指定位置,进行货物入库上架操作,并对货位进行扫描确认。
(五)存货积压管理。
1、原则:对于库存中积压存货应建立削价准备金制度,用于对分公司及业务部门内部考核与评价。
2、有关削价准备金计提方式。
(1)未独立核算分公司财务部根据月未商务统计岗提供积压商品报表,确定积压存货金额和相应计提比例计算存货削价准备金,作为一项风险准备基金,抵减责任利润,以真实反映经营成果。
(2)已独立核算分公司按系统计算销价准备金作内部账务处理。
(3)凡在库超过三个月库存商品(包括借用),根据在库时间长短,存货削价准备金计提比率。
在库一个月至二个月(不含二个月),按库存金额10%提取存货削价准备金。
在库两个月至三个月(不含三个月),按库存金额25%提取存货削价准备金。
在库三个月至四个月(不含四个月),按库存金额45%提取存货削价准备金。
在库四个月至五个月(不含五个月),按库存金额70%提取存货削价准备金。
在库五个月以上(含五个月),按库存金额100%提取削价准备金。
3、有关积压商品处理。
(1)对于积压库存五个月以上,已经全部计提完削价准备金商品,均需经当地税务部门批准
〈1〉对于市场上有一定竞争条件,由于本地区管理不善造成积压商品,应以原价尽快售出。
〈2〉处理积压商品,需经分公司总经理签字后,报分公司管理部门总经理审批后方可处理。
(2)对于积压处理商品应建立备查账,每月报送集团公司总部管理部门备案。
(六)单据和卡片管理。
商品垛卡是管理商品最直接手段,是商品入、出库流通信息真实记录,具备手工账功能,是库房管理水平提高标志,认真填写商品垛卡是库房管理重要环节。
1、储运商务必须按单据商品编号、名称及规定填写商品垛卡相应位置处,时间必须填写真实入、出库时间,凭证单号填写单据种类、单据号,摘要处填写商品供应商、销售客户。结存数=上期实存+本期入库-本期出库
2、结存数必须保证与实物数量相符。
3、填写垛卡要准确、清楚便于查询、注意节约、不要浪费。
4、商品垛卡应放在明显位置,并注意保存避免丢失。
5、每张垛卡填满后须按照商品编号收集归档。
(七)商品盘点管理制度。
由于库房存储商品品种规格繁多,进出频繁,极易造成数量变化。因此,经常性动碰盘点和检查是商品保管过程中不可缺少一项工作,也是向有关部门提供库存信息和防止商品差错事故发生的手段。
1、盘点过程及流程(具体操作办法)
(1)储运商务与商务统计共同对库存货物进行盘点与监控,确保存货数据真实性。
(2)日动碰:每日商品出库后,储运商务要配合商务统计把当日出入库动态较大、价值较高、库存较大主要商品进行日动碰点即账与实物核对,做到日清月结,结存数/整数(件、台、箱)对余数。并且打印储运与统计对账差异表无误后,打印每日库存日报。
(3)每日商务统计必须与储运商务对账,清点实物数与报表数是否一致,核对库存差异,查明差异原因,及时进行修改更正,如实填写盘点表,做到当日问题当日解决,确保储运账、统计账一致。如商务统计员没有盘点实物储运商务有权在盘点表上签字,并向部门经理如实核对差异。
(4)旬盘点:每旬储运商务和商务统计共同对所保管全部库存商品进行全面盘点,共同在盘点表上签字确认并打印旬报、月报,传递给商务统计,保证账账相符,账实相符。
(5)月对账:每月由商务经理、商务统计、储运商务三方共同进行全面盘点月底盘点无误后,进行账账核对,储运商务与商务统计应在月报表上共同签字认可,上报总经理及集团公司。集团公司商务部管理员根各地报送数据定期对分公司统计数据进行核实;对库存实物进行盘点。
(6)通过监控,库存商品保证账、物、卡一致,确保存货数据真实性。
2、在核对账目或实物盘点时如发现错误情况,将对分公司商务统计、储运商务主管进行处罚。
(1)因管理不善造成货物损坏丢失现象。
(2)与向总部报送数据不符。
(3)未按规范操作流程操作。
(4)其他违反公司有关规定现象。
3、盘盈、盘亏处理。
清查盘点中发现存货盘盈、盘亏或毁损,应认真查明原因,详细填列存货盘盈、盘亏或毁损清单,提供相应证据,视不同情况进行处理。
(1)盈亏相抵,竟亏价值在1000元以内,分公司自行处理。
(2)竟亏价值在1000-10000元,报分公司管理部门批准,同时送财务部,商务部备案。
(3)竟亏价值在10000元以上,报分公司管理部门审批,同时送财务部、商务部备案处理。
(4)所有竟亏损失均需对责任人进行处罚。
(八)正确使用程序、单据传递、报表和票据保存、报表及数据管理。
1、报表管理。
(1)报表种类:分为储运类报表和统计类报表。
〈1〉储运类报表:库存日报、库存旬报、库存月报、实存报表。
〈2〉统计类报表:入库商品明细表、积压商品月报表、库存商品月报表、统计与储运差异表、库存商品旬报表、已销未提明细报表、借用商品明细报表、入库情况汇总表。
〈3〉说明:报表每月结账后5日内传送至商务部。
(2)报表有关规定。
〈1〉储运商务每天出日报、每旬出旬报,月底出月报。
〈2〉商务统计每旬出旬报、月底出月报,并将数据及报表签字后传到总部。
〈3〉商务统计每月出积压商品明细表,上报总经理。
〈4〉商务统计每月出已销未提明细表,上报总经理。
〈5〉商务统计每月租赁商品明细表,上报总经理。
〈6〉商务统计每天打印统计与储运差异表,核对差异。
2、数据管理。
(1)原则:分公司储运、统计数据准确性,是直接影响物流管理关键环节。通过数据传输,可以使集团公司总部能够尽快了解全国各分公司物流状况,以便于实现大物流体系形成。
(2)数据传输内容规定:单据
库、月报库、人员库、部门库、编号库、出库用途库、入库用途库、成本库、库别库、部门代号库、商品类别库。
3、配合部门经理完成集团公司下达各项工作任务,配合集团公司各部门检查工作。
(九)仓库安全检查工作管理和卫生制度及人员素质的培养。
库房安全工作包括人身安全、商品安全和设备安全。搞好库房安全工作,保证人身安全、商品安全和设备安全对于全面完成库房工作任务,具有十分重要的意义。
1、以预防为主、防消结合方针,加强库房防火防盗工作。库房安全工作有专人负责,建立安全制度,有落实有检查。每日班前班后对重点部位门、窗、锁、水、电器设备等进行检查,做好记录,对不安全隐患随时改进。
2、严禁携带各种易燃易爆物品进入库房,严禁在库区内吸烟,库房内商品货垛要与照明灯具保持一定距离,储运商务工作完毕,要做到人走拉闸断电,并经常检查线路完好情况,发现异常及时上报,库房人员要牢记火警电话119、匪警电话110,会使用灭火器材。
3、库房保管员要严格遵守商情保密制度,严格非库房管理人员进入库房,确实因工作需要进入库房时,储运商务要陪进陪出。
4、库房装卸、运输和堆码作业要严格按照工作流程操作,做到文明装卸、文明运输,坚决杜绝野蛮操作,确保商品安全,要经常维护和保养机械设备,确保机械设备使用安全。
五、运输商务工作。
1、客户上门自提。
(1)根据客户提出选定商品的品种、规格、数量、价钱,由销售商务数控开出一式五联销售单(包括仓库提货联、收款结算联、财务记账联、销售存根联、商务统计联等)。
(2)销售商务留下存根联,其余各联交客户,向商务部、财务部办理货款结算手续。
(3)商务部审查后留下收款结算联,财务部留下记账联,其余交回客户到指定仓库提货。
(4)客户到仓库后,将仓库提货联和商务统计联交储运商务。
(5)储运商务留下提货联登记商品保管账,留下商务统计联送商务统计。
(6)储运商务填制-式三联商品发货单,留下存查联,另一联送销售商务,作为已发货凭证。
(7)仓库发货后,销售客户联交购货单位,作为客户已取货凭证。
2、市内送货上门。
(1)销售业务员到指定仓库送货。
(2)销售业务员到仓库后,将仓库提货联和商务统计联交储运商务。
(3)储运商务留下提货联登记商品保管账,留下商务统计联送商务统计。
(4)储运商务填制-式三联商品发货单,调配车辆送货到客户仓库或其指定地点。
(5)储运商务待客户验收签单后,将销售客户联交客户,作为客户收货凭证,留下存查联,另一联送销售商务,作为已送货凭证。
3、发货市外、外地。
(1)先由销售业务部门和客户签订合同或协议,规定商品品种、规格、数量、单价,由销售商务数控开出销售单。
(2)销售业务员到指定仓库发货。
(3)销售业务员到仓库后,将仓库提货联和商务统计联交储运商务。
(4)储运商务留下提货联登记商品保管账,留下商务统计联送商务统计。
(5)预算运费、选择货运公司,填制-式三联商品发货单办理委托发货手续,将货交给运输公司发货外地。
(6)储运商务发货后,将销售客户联送客户,作为客户收货凭证,留下存查联,另一联交销售商务,作为送货凭证,并取回货运单转交财务部。
(7)资金商务收款岗根据销售单收款结算联、货运单,或财务部出纳员根据销售单记账联及有关凭证,填制委托收款结算凭证送银行办理托收货款手续。
(8)如在发运商品时,代客户垫付运杂费,可将垫付运杂费清单附托收凭证,一并委托银行向客户收款。
(9)当办妥委托收款手续并取得银行回单时,财务部即可凭银行退回单入账。
4、直接销售:集团公司向供应商购进商品,不通过集团公司仓库,而委托供应商直接拨给客户,或集团公司指派采购商务将所购进商品,在本地或外埠车站分拨给客户,可以减少中间环节,减少商品损耗和资金占用,加速商品流转,节约费用开支。
(1)集团公司派采购商务或储运商务到供应商所在地,自行办理商品直运手续。
(2)商品发运后,采购商务或储运商务填制直运商品收发货单寄给客户。
(3)供应商在商品运出后,即可向集团公司办理委托收款手续,结算货款。
(4)集团公司可当即选用一定结算方式(如委托收款、托收承付等),向客户收取货款。
5、直接转货。
(1)与供应商或货运公司交接货物。
(2)现场立即分货。
〈1〉销售商务数控开出销售单。
〈2〉销售业务员到指定仓库分货。
〈3〉销售业务员到仓库后,将仓库提货联和商务统计联交储运商务。
〈4〉储运商务留下提货联登记商品保管账,留下商务统计联送商务统计。
〈5〉储运商务填制-式三联商品发货单,现场调配车辆分货。
〈6〉储运商务分货后,将销售客户联交客户,作为客户收货凭证,留下存查联,另一联送销售商务,作为分货凭证。
〈7〉资金商务收款岗根据销售单收款结算联、货运单,或财务部出纳员根据销售单记账联及有关凭证,填制委托收款结算凭证送银行办理托收货款手续。
(3)如分货时,代客户垫付运杂费,可将垫付运杂费清单附托收凭证,一并委托银行向客户收款。
(4)当办妥委托收款手续并取得银行回单时,财务部即可凭银行退回单入账。
6、关于传真单据操作方法。因为集团公司和仓库不在同地办公,所以商务部采用单据传真操作。
(1)传真单据必须是商务部销售商务或专人负责确认,签字。
(2)为保证传真单据清晰度,规定各传真单据为第二联。
(3)储运商务外勤发、送货岗或销售业务员或客户持合格传真单据亲自到保管岗处办理业务。
(4)储运商务认真审核单据正确性、合法性、有效性,并按单据排列顺序出库,单据有涂改、不清楚时,储运商务有权力拒绝办理。
(5)业务结束后,储运商务外勤发送货岗和保管岗同在单据上签字确认,储运商务员加盖收货、付货章。
(6)商务统计必须将当天全部传真单据原始正规单据和储运商务员应收联次移交储运商务员,双方确认签字。
(7)储运商务员将传真单据必须保存到15天后
,用碎纸机将传真单据进行销毁处理。
(8)每月24、25、26日,商务统计须每天中午、下午两次与储运商务交接单据,以保证数据传递的及时,准确。 www.qiQuha.com.com 制度大全
篇2:集团企业采购商务管理制度
某集团采购商务管理制度
(接受订单-申请编码-在途监控-提货或接货-办理入库)
一、采购原则:具备条件,方能进行采购。
1、有符合流程及规定销售订单支持。
2、依据市场分析和预测,确能保障销路。
3、依据总公司任务或者月季预算。
二、采购审批规定。
1、商品购入一律实行订单管理制,凡是采购商品(无论是主营商品或外购商品或公司内部进货还是当地采购)均需要填写采购定单。
2、各分公司采购商务根据本公司库存、销售情况,以及随时收集的储运和销售人员提出采购建议,及时填写请购通知单,并上报至主管业务部门经理。
3、主管业务部门经理根据市场及经营情况审批合理采购计划,并签字认可后,报业务副总经理或总经理审批。
4、经总经理审批后采购订单由采购商务员统一执行。
(1)集团内部统一购货,由采购商务人员统一向集团内各分公司订购,确认采购订单生效。
(2)集团外部购入,由采购商务员或指定专人统一购货,并在确认采购订单生效后向商务统计岗申请外购商品编号。
5、分公司采购商务员确认采购订单生效后,应于当日将单据其他联次传送给储运、统计、财务主管。
6、财务人员根据采购订单对到货后入库金额进行复核、监控。储运商务根据采购订单对库房货物存放地点做好接货准备,对货物到货周转情况提供信息。财务主管对资金作出合理安排。
7、对未按定单方式进行管理的商务及负责人进行经济处罚。
8、定单按月分类单独归档、备查。
三、接受采购订单流程。
1、采购商务接受由销售业务部门经理所下采购订单。
2、采购商务审核销售业务部门采购订单,不合格采购订单返回销售业务部门,发出合格采购订单。
3、采购商务将采购订单发给储运商务,由储运商务做接货准备。
4、采购商务负责将采购订单替换成通用格式发给供应商。
四、进口商品付税、付汇流程。
1、销售业务部门发出付税或付汇通知。
2、资金商务填写支票借款单,到财务部审批备案。
3、资金商务传递数据,通知财务部当日用款。
4、资金商务持签字后借款单到财务部借支票。
5、资金商务将支票送到海关或销售业务部门。
6、每周由资金商务报给财务部资金计划,每季报销售业务部门作资金盘点。
五、联系供应商和货运公司、进口商品报关、在途商品监控管理。
1、目的。
(1)开展在途商品管理,监控各分公司、供货商各方面执行货物计划情况,明确各自责任和关系。
(2)监控集团公司总部至外地分公司物资流通过程和货物在各个环节中状态。
(3)在途商品管理工作侧重于对货物在途时间、在途数量、在途金额及供应商发运能力控制。
(4)跟踪集团公司和供应商及分公司之间调拨商品在途时间、数量和金额,为相关部门提供真实和准确在途信息。
2、国内在途意义。
(1)为贯彻集团公司物资管理目标,在各个物资流通环节监控到每一件货物,商务部开展了国内在途业务。
国内在途:主要指分公司之间因内部销售而产生在途商品。
(2)在途商品定义:货款已经支付或虽未付款但已取得所有权,正在运输途中或已运达企业但未验收入库商品。
3、国内在途目的。
(1)监控分公司在途商品管理,明确销售业务部门、运输公司、分公司各方面责任。
(2)对分公司在运输途中产生在途商品数量、金额以及状况进行监控,缩短运输时间,加快物资流通速度,提高资金周转速度。
(3)收集、汇总、加工、整理在途数据,掌握物流信息,根据在途数据进行分析,发现问题促使销售部尽快解决。
4、在途商品确认。
集团公司财务部传递销售给分公司发票清单及销售数据和商务部向地区分公司发送的发货信息及时传送到相应分公司商务统计岗并经对方确认生效后,即视为在途商品。
5、在途商品管理。
分公司商务统计人员每日接收发货信息后,根据实际到货数量统计本公司在途情况,并逐日向集团公司商务部传送在途数据。对超出正常期限在途商品标注、说明,便于供应商及时协调与解决。对未按规定进行监管或虽已监管但未及时准确提交在途信息而造成损失分公司,其损失由分公司分担,同时责任人应写出书面报告上报总经理。
6、国内操作流程。
(1)集团公司商务部采购商务员将到货清单递交商务统计。
(2)商务统计根据《到货登记单》和《商品入库单》及发货清单核减在途商品数量、金额和计算在途时间。
(3)商务统计将到货清单上商品与实际到达商品差异表传递财务部。
(4)财务部依据商务统计传递《到货登记单》和《商品入库单》办理付款手续。
(5)商务统计将在途商品差异信息传递相关部门。
(6)对在途时间监控:掌握商品货运周期。同时,注重发现长期未到,滞留途中货物情况,促使销售业务部门尽快解决提高物流周转速度,加快资金周转,抢占市场。
(7)对商品在途数量、在途金额监控:使分公司掌握在途商品规模及占用资金量大小,促使销售业务部门加紧运输力度,加速资金周转。
(8)对供应商监控:体现在运输货物能力和返款速度,供应商发运能力高低直接影响货物周转速度,周转速度越快越有助于分公司降低货物风险系数,返款速度快慢,影响分公司资金周转及利润取得
(9)生成结果:对分公司在途商品管理,侧重于从商品在途数量、在途金额;在途时间,供货商运作能力方面提供在途信息。
7、国内在途程序所需数据:财务数量+以销未提=统计结存。
(1)销售数据:资金商务收款台销售库数据(已销数)和库房提货数据(已提数)进行核对后,生成已销已提商品数据库,包括销售单号、销售日期、发票号、商品编号、代理编号、数量、单价、金额等内容。
(2)入库数据:各分公司商品入库数据包括入库单号、入库日期、发票号、商品编号、数量、单价、金额等内容。
8、核对依据:以销售方发票号作为核对依据,依据每张发票发票号、商品编号,同分公司入库单上发票号和商品编号自动进行核减生成各地在途商品信息。
9、国外在途商品管理。
(1)定义。
〈1〉在途存货:包括运入在途存货和运出在途存货是指货款已经支付或虽未付款但已取得所有权正在运输途中或已运达公司尚未验收各种存货。
〈2〉商务部在途商品:进口商对集团公司进行销售并开制发票,货物尚未运抵各目的地商品。商务部对在途商品管理主要通过核对进口商发票和分公司入库单据,监控公司在途物资状况,多角度、多侧面反映物资流通状况。
(2)意义。
〈1〉开展进出口商在途管理,跟踪进出口商、分公司各方面执行货物计划情况,明确各自责任和关系。
〈2〉监控进出口商至集团公司或分公司物资流通过程,对货物在各环节中状态进行实时监控、过程监控,检查进、出口商运作能力,降低风险系数。对在途商品管理工作,侧重于对长期在途商品及进出口商发运能力控制。
10、具体物控工作流程。
(1)工作内容:依据进口商发货资料核对公司入库信息,获取在途数据。
(2)进口商发货,商务部采购商务接收各种发货资料流程。
〈1〉商务部采购商务每日接收进口商和销售业务部门各种发货资料。进口商涉及单据有:发货通知书、装箱单、发票、进口发货单、订单。销售业务部门单据:货物清单。
〈2〉商务部采购商务整理各种单据,并分别在登记本中详细记录。
〈3〉核对装箱单与发票中商品品名、型号、数量、金额,保证单据配套性、一致性。
〈4〉核对装箱单与销售业务部门货物清单。检验单据中发票号、发运编号、发货日期、品名规格、数量等信息是否一致,还有货物清单、销售业务部门制定分货计划,还提供货物运抵不同目的地、运输方式、预计到货时间。
〈5〉依据进口商发货单核查每周进口商发货规模。
〈6〉单据核对过程中,针对有问题单据向有关各方(进口商、销售业务部门)进行必要信息反馈,补充、更正单据信息,最终进行存档、备查。
〈7〉各种单据审核无误后,将进口商系统发票录入程序中。
(3)货物抵库,商务部商务统计核减在途流程。
〈1〉货物抵库,采购商务人员填写到货登记单和入库单。
实物运抵集团公司,采购商务按到货、入库流程,依据实到货数量填写相应国外到货登记单和入库单实物运抵各分公司,销售商务开制销售小票和内容相对应国外到货登记单和入库单办理入库。对于实物入库和小票入库,采购商务在途岗可以通过单据上库别栏信息加以区分。
〈2〉每日采购商务在途岗接收商务统计审核后到货登记单和入库单,在单据传递交接过程中要有相应交接手续,记录在册。采购商务在途岗将对国外到货登记单和入库单进行再次审核重点。国外到货登记单和入库单中有效订单号和装箱单号、发运编号等于在途统计息息相关内容,检验单据中各项填制内容是否一致。
〈3〉审核过程中注重进口商系统发票、货物清单、到货登记单、入库单之间对应关系(一张发票针对一张货物清单一张发票对应一张或多张到货登记单;一张发票对应一张入库单;一张到货登记单可对应多张入库单),将审核无误到货登记单录入在途程序中。
〈4〉录入到货登记单后,程序自动核减发票信息,通过报表显示在途变化情况。
(4)单据查询流程。
(5)报表预览、打印流程。
(6)在途数据传输流程。
(7)分析流程。
〈1〉分析主要分月中、月末两次论述在途商品情况。
〈2〉分析角度:在途时间、在途数量、金额、进出口商运作能力。
〈3〉分析重点:统计长期在途商品(在途时间超过一个月),定期向销售业务部门反馈,促使销售业务部门尽快解决。
11、损失调账:货物在运输过程中,因丢失、损坏而产生差异情况,在途岗与销售业务部门协商后,进行账面调整。
(1)属于进出口商责任,造成货物丢失调账方法。
〈1〉货物丢失,销售业务部门查清责任,落实赔偿事宜。
〈2〉销售业务部门开制销售小票,将丢失货物进行销售,即视同销售给索赔责任人。
〈3〉以销售小票、国外到货登记单、入库单入库,采购商务在途岗核减在途商品。
(2)属于运输公司责任,致使货物丢失调账方法。
〈1〉销售业务部门在确认货物丢失的同时通知商务部。
〈2〉销售业务部门落实赔偿、获得索赔款后,将填制索赔通知单,并传真给商务部(要求通知单有销售业务部门经理签章,附有赔偿款的证明资料)
〈3〉商务部商务统计依据索赔通知单,核减在途差异。
12、代运商品:索赔、赠品、配件、样机等货物。
(1)办理原则:所有权属于集团公司销售业务部门,无价格或价格为零代运商品,运抵目的地后,需办理入库手续。
(2)具体操作方式:提供该类商品在途信息,同时,定期反馈代运商品在途情况,督促销售业务部门尽快办理入库。
13、汇总分公司商品在途数量、在途金额一览表。
(1)分公司各销售业务部门在途商品一览表。
控制每批货物在途时间、在途数量、在途金额。对于长期未到货商品,应及时提请销售业务部门重视,确定货物滞留原因,加速运输,缩短货物周转时间,降低或减少货物风险。
(2)分公司销售业务部门主要商品进货概况(按商品大类)。
按销售业务部门主要商品类别汇总、加工、整理商品在途数量、在途金额,比较不同商品占用资金量大小。
14、汇总分公司在途时间一览表。
(1)分公司入库商品货运周期一览表。
(2)分公司在途商品在途时间一览表。
〈1〉控制入库商品运输周期,加快运输力度。
〈2〉明确在途商品在途时间,及在途商品占压资金量大小。
〈3〉监控供货商发运能力,加速货物周转,降低风险系数。
六、商品到货、验收、入库管理。
(一)商品到货、接货和验收管理。
商品到货是库房管理工作开始,是商品验收前期准备工作,其工作好坏直接影响到商品验收工作质量。为保证商品到货和验收工作及时准确完成,提高验收效率,要求对商品数量和规格及外包装质量和运输情况进行检查和确认。采购商务认真按照要求填写单据,保证商品在途管理工作顺利开展,为商品保管保养奠定良好的基础。
1、接货规定:分公司采购商务每天根据总公司发送到货信息,以到货通知单形式于当日通知储运商务,以便其及时组织人力、物力,调剂存货场地。
2、操作流程。
(1)采购商务必须提前三天将需入库商品详细清单交给储运商务,确定商品编号、数量、到货日期。
(2)商品抵达指定库房后,采购商务和储运商务依据到达货物清单共同清点商品种类、拆包、分包点验。按商品的品种、规格、型号核对实物质量和实际到货数量及检查外包装质量,是否破损,把好入库前数量、质量关。
(3)商品验收后,采购商务立即填写《到货登记单》要求做到字迹清楚、数据准确、内容完整、及时迅速。要填写部门、库别、到货日期,在装箱单号处填写供应商全称。详细填写商品的品名及规格、单位、数量,备注栏处填写商品编码和发票号或货单号。如果发票未到达,待采购商务拿到发票后,填写入库单备注栏。单独注明有外包装破损或质量问题商品及数量。双方在《到货登记单》签字确认,各分公司内部调拨商品也要填写《到货登记单》。
(4)《到货登记单》填写后,必须由采购商务、储运商务共同签字确认后方可有效。
(5)商品到库当日(如晚上到货,可在次日)必须办理正式入库手续,填写《商品入库单》。如未能在规定时间内办理入库手续,储运商务有权拒绝发货并责成当事人写出书面报告报总经理或授权人对其进行处理解决。
(6)采购商务和储运商务应妥善保管好到货登记单,以便查询,商务统计根据到货登记单审核入库单正确性,同时便于核减在途数量。
3、《到货登记单》出现错误情况时,储运商务要求采购商务重新办理。
(1)有涂改痕迹,内容和项目不清楚和不完全。
(2)商品编码和规格名称与集团公司不一致。
(3)数量不正确。
(4)《到货登记单》格式、使用说明、单据办理和各联次留存及传递过程。
第一联、采购商务,第二联、储运商务,第三联、商务统计,第四联、财务会计。
(二)商品验收入库管理。
1、入库目的。
(1)为加速商品流通速度,保证工作正常开展和商品入库环节准确性、及时性、完整性。
(2)为商品在途管理和在途控制岗提供基础数据,保证在途控制环节畅通,更好地为销售业务部门服务。
(3)把好审核关,为财务成本核算准确及时提供必要条件。
2、入库操作办法。
(1)商品验收完毕,填写《到货登记单》后,采购商务依据《到货登记单》内容在当日(特殊情况,如晚间到货可在次日)按商品批次和发票内容填写入库单(注意不要将相同商品累加),办理入库手续。采购商务在办理入库手续时,根据《到货登记单》到商务统计处核对商品编号,无误后及时填写《商品入库单》。
(2)入库单由采购商务填写,储运商务签字。
〈1〉按单据规定项数填写商品种类数。
〈2〉填写商品归属部门、库别、入库日期。
〈3〉按照《商品入库单》规定内容填写商品编号、数量、名称、金额。
〈4〉填写《到货登记单》号和供应商名称。
〈5〉《入库单》备注栏处注明到货时间,按照商品顺序填写发票号和金额。
〈6〉相关人员填写姓名及人员编号。
〈7〉特别注意商品编号、名称及规格必须与公司保持一致,要求商务员字迹清楚、内容完整、数据准确和及时迅速。
(3)批量到货如果到货数量不全,采购商务应根据实际到货数量,随时办理入库手续,做好该批商品收欠登记手续。
(4)储运商务先统计到货前数量、后统计到货后数量,再倒挤出到货数量。
(5)填写好入库单应由储运商务签字审核,传真FA*件与原件核对,到货登记单与入库单核对后,并确认后盖章货收讫后,方能生效。入库单不得涂改。
(6)消耗品和不必逐个检验商品,由采购商务和储运商务共同清点数量后,当时办理入库手续,填写《商品入库单》。
(7)储运商务依据库房情况整齐码放,及时建立、增加垛卡,登账。
3、出现错误情况,储运商务拒绝办理。
(1)有涂改痕迹,项目内容不清楚,不完全。
(2)缺少采购商务和总经理或授权人签字。
(3)商品项数超过单据规定要求。
(4)商品编码和规格名称与集团公司不一致。
(5)《商品入库单》格式与使用办法。
第一联、储运商务记账,第二联、财务会计存档,第三联、商务统计记账,第四联、采购商务存查。
5、入库核算:商品、材料入库后,经办人应持入库单第二联(即财务联)增值税发票的发票联和抵扣联,及时到财务部办理付款或报销手续。财务根据入库资料及发票、定单信息经复核无误后及时做商品增加账务处理。
(三)外购商品管理。
1、外购商品规定:由于经营需要而到集团外部采购货物行为属于外购管理范围。
2、操作流程。
(1)采购商务或销售人员进行采购前,应填写请购通知单由总经理或授权人签字确认后方能到财务借款外购。
(2)借款后必须在一周内办理完验收、报销手续。
(3)采购商务或销售人员在进行赊销采购前,应由总经理或授权人签字同意,并填写赊销采购专用欠款登记单,同时单据上加盖本公司公章方能进行欠款采购。
(4)一次性外购必须办理直接入库、出库手续,办理时必须持入库单、与之对应销售单,并持实物进行验收。
(5)特殊情况不能持实物验收,应经过总经理或其授权人审批同意,并持用户收货证明,方可办理入库手续。
(6)凡外购商品一律办理入库手续,办理时到储运商务处验收后加盖货收讫章,方能到财务报销。
(7)销售单与入库单编号、名称、数量必须一致,销售金额必须大于入库金额,确保有合理毛利。
(8)一次性外购商品不允许有库存积压。
(9)必须由采购商务或指定专人办理采购、报销、验收手续。
(10)外购商品不允许做欠款销售。
(11)如不符合规定,应报分公司总经理审批后方能办理验收手续。
(12)一次性外购为便于统计与管理,应把入库单与销售单捏对粘贴,进行入账和留存。
(13)所有外购商品实行比率控制,一般不得超出当期进货额(除税)7%,特殊情况需报分公司管理部门批准。
(14)商务员或销售人员因违反规定而带来一切后果,均视同个人行为,并不代表公司名义,公司不承担任何责任。
3、有关一次性外购特殊规定:非本公司主营产品,为满足用户特殊要求或为销售合同执行,而一次性采购商品。
(四)暂存商品管理。
1、范围:符合条件,可以办理暂存手续。
(1)接货时由于发现包装破损或严重质量问题暂不能办理入库商品。
(2)由采购商务负责与供应商交涉联系解决某些问题,而暂不能及时办理入库手续。
(3)公司已经处理后积压及报废商品。
(4)由于其他原因经总经理批准暂时放置库房里商品。
(5)待点验商品:商品已到,尚待验收入库商品,当月份终结,仍应包括在商品采购账户余额内。
2、规定。
(1)暂存商品应单独设置库区,与正式商品区别码放。
(2)进入暂存库货物应填写《暂存入库单》,领取暂存库货物应填写《暂存出库单》。
(3)对于暂存库货物,应设立备查账,随时登记入库、出库情况。
(4)对未按规定手续办理而而造成损失,上报总经理或授权人对当事人进行处理解决。
(5)单据格式及使用说明:第一联、经办人存查,第二联、商务统计记账,第三联、储运商务记账。
(五)购入商品计价:按实际价值入账:买价+买方负担外埠运费、装卸费、保险费+途中合理损耗+关税估价。
1、集团公司内购入存货:其估价入库依据应是集团公司提供发票清单及销售记录。
2、集团公司外购入存货,其估价入库依据应以采购订单注明价格扣除税后估价入库。
3、凡是按估价成本入账,在收到发票等结算凭证后均需调整为实际成本。
(1)如估价金额与实际金额一致,只做账务分录调整,可用原入库单复印件。说明内容:原入库单号、估价账务时间、凭证号。
(2)当估价金额与实际金额不一致时,必须冲销原入库单,重新办理入库手续,财务据此处理账务。
4、公司用现金采购进货要有供应商已收款证明,收取供应商进货发票,没有发票则不能入账。
5、如果供应商不开进项发票,则公司采购进货费用不能通过银行结算,支付现金或通过内部账户。
6、进货发票在同一个月内入账,可不受开票日期限制,否则要用暂估价入账。
7、暂估价入账需要有上一批次进货发票复印件或暂估价抵扣凭证。
8、供应商销货清单即本公司进货清单,需要有发票专用章和财务专用章,填写不含税价。
第一联、供应商存根联,第二联、附发票联、公司记账使用,第三联、记账联、供应商记账使用,第四联、抵扣联、公司交税务机关。
篇3:集团销售商务管理制度范本
某集团销售商务管理制度
一、销售收入定义和分类。
(一)销售收入定义:公司在生产经营过程中由于销售产品、商品和提供劳务等而取得收入。
(二)销售收入分类。
1、按构成分类。
(1)产品销售收入:公司生产产品收入。
(2)商品销售收入:公司代理销售商品以及国内厂商商品收入。
(3)技术服务收入:维修服务收入、培训用户培训费收入等其他技术性收入。
(4)其他业务收入:材料销售、无形资产销售、固定资产出租、包装物出租等收入。
2、按收款方式分类。
(1)现金收入。
(2)银行收入(支票、汇票等)。
(3)转账收入(预收货款、欠款销售)
3、按购买对象划分
(1)集团外部销售:销往集团以外销售收入。
(2)集团内部销售:集团内部各经营公司之间销售,包括总部与分公司、分公司之间销售。
(3)公司内部销售:某一对外核算主体内部各核算部门之间销售。
内部核算部门:实行责任会计核算公司出内部资产负债表部门,不含该部门下小部门之间销售。
二、销售收入确认。
(一)财务核算:财务对外核算按照权责发生制执行。
l、采用现金结算方式,在开具销售小票和发票时确认收入实现。
2、采用支票、汇票结算方式,在开具销售小票和发票时确认收入实现。
3、采用预收款结算方式,自开具销售小票和发票时确认收入实现。
4、采用欠款销售方式,自开具销售小票和发票时确认收入实现;但合同或协议规定分期收款按合同规定收款期确认收入。
(二)内部考核核算(涉及税务问题)。
〈一〉收入现金管理(涉及税务问题)。
〈二〉收入支票、汇票管理(涉及税务问题)。
〈三〉预收货款管理(涉及税务问题)。
(三)商品销售业务程序。
1、客户上门自提。
2、市内送货上门。
3、发货市外、外地。
4、直运商品销售。
(1)集团公司向供应商购进商品,不通过集团公司仓库,而委托供应商直接拨给客户,或集团公司指派采购商务或储运商务将所购进商品,在本地或外埠车站分拨给客户,可以减少中间环节,减少商品损耗和资金占用,加速商品流转,节约费用开支。
(2)直接转货。
(四)商品销售运作流程。
1、由客户向销售商务发出请购订单,销售商务接受销售订单。
2、销售商务与销售业务部门确认分货原则。
3、销售商务向客户反馈销售订单确认情况,与客户沟通等。
4、销售商务根据销售业务部门政策开出销售清单。
5、销售商务到销售业务部门审批清单。
6、销售商务根据审批后清单,数控开出销售小票。
7、销售商务到财务部办理结算手续,计算不含税价。
8、本公司销货清单即客户进货清单。
第一联、附存根联,第二联、附发票联、客户记账使用,第三联、附记账联、公司记账使用,第四联、附抵扣联、客户交税务机关。
(五)商品销售出库管理。
商品出库业务是商务部门为公司生产和业务经营服务直接环节,是仓库业务结束。商品出库工作好坏,直接影响公司生产和业务经营正常进行,需要保证储运商务员准确及时地把商品发出,更好地为销售业务部门服务,保证客户满意。因此,搞好商品出库工作有着十分重要意义。
1、贯彻先进先出原则,按入库时间顺序,先入库商品先出库,确保在库商品质量完好,对有保修期、索赔期规定商品更应在保管期限内出库,以免造成不必要损失。储运商务认真审核《商品销售单》正确性、完整性,出库凭证和手续必须符合公司商务部物资管理制度要求。
2、销售出库规定。
(1)一切销售活动均须开具销售小票,各销售商务开据销售小票时应先查询储运商务提供库存报表进行数量、编码核实无误后再开销售小票,不允许以白条和口头方式提货。
(2)开具《销售单》人员必须是集团公司正式员工,只有人员编号的员工(正式或签约受控特聘员工)才有权开具销售小票。
(3)销售商务员必须将《销售单》各项内容打印和填写完楚,清楚准确,按单据规定项数填写商品种类。
(4)销售小票有条件用票据打印机打印,目前无条件机打可用手填,必须各项内容填写完整,禁止涂改,资金商务收款台检验无误后加盖收款章及人名章,如果有涂改或项目书写不清楚,储运商务员有权拒绝发货。
(5)未到货商品必须与正常入库商品分别开具销售小票。
(6)提货商品是否属于尚未办理入库手续,未办理入库手续商品不得提前提货即不能未办理入库手续就出库,各分公司调货销售必须出、入库手续同时办理。
(7)销售票在收款台加盖货款收讫章和收款员名章后一个月内提货有效。过期已销未提小票必须由总经理审批方可提货,最长有效期一个月。
(8)欠款销售必须填写《欠款结算单》,由总经理或其授权人签字审批方能生效。
(9)以支票付款结账,必须三日后方能提货,如不满足提货时间要求,必须有审批人签字或特殊情况有总经理或授权人签字审批。
(10)商品编号和名称与集团公司相-致。
(11)填写商品项数不能超过单据规定要求。
3、提货管理。
(1)商品提货时,必须是公司正式人员。客户自提时,如公司正式人员不能亲自提货,必须以书面形式写委托书,委托书内容要注明提货单位、提货时间、商品名称有规格、数量。委托人签字并加盖部门章,并与提货内容相一致,客户方可持委托书和对应出库凭证到库房办理提货。
(2)销售人员拿销售小票,到库房提货时储运商务员必须逐项审核销售小票的内容,传真FA*件和原件核对,填写放行条,小票填写严禁涂改。
(3)销售业务部门经理必须审核销售人资格,销售价格,付款方式,特殊情况由总经理批准后方能到资金商务收款台交款。
(4)资金商务收款员审核小票填写是否正确,审核手续是否齐全,以支票、汇票结算坚持款到付货原则,资金商务收款员要认真查验持票人身份证,并登记其号码和联系电话,在小票上加盖支票结算,三日后提货章。
(5)销售人员开好销售小票办理
完交款后,必须及时持销售小票到库房提货(当月发生必须在本月25日前办理)对暂时无货或暂不提货商品,销售部门应暂不开据销售小票。
(6)凡是已到货但未办理入库手续商品,为了财务核算准确无误,暂不办理提货业务。有特殊情况,由总经理或其授权人签字后可以持小票办理提货业务,但必须经商务统计人员核准后方可办理提货业务。
(7)以汇款方式结算,不能以传真件作为结算凭证。应按欠款销售处理。
(8)储运商务根据出库凭证内容,如商品编号、品名规格、数量等,每项与该商品编号对应实物、垛卡核对,出库点验、核对削减商品垛卡。
(9)商品出库必须本着出库复核制原则,即一储运商务出库,另一储运商务复核,这样能减少差错事故出现,出库后,储运商务应向提货人员认真交接,待提货人员清点核对认可后,才可进行下一项保管业务。
(10)盖章(货已收、货已付、私章)分单(储运联留存,统计联、财务联送商务统计)
(11)每天及时接收商务统计岗商品编码,确保票据及时录入电脑登账、对数、出报表,每日定时将录入完票据向商务统计进行传递(每天至少二至三次)记录各部门单据登记部,由双方签字并保存,配合商务统计核对差异。
4、储运商务员发货前审核内容,符合规定,储运商务员加盖货付讫章和人名章后方可发货。
(1)小票有否资金商务收款台盖章。
(2)票据填写是否正确。
(3)提货日期是否在1个月内。
(4)如为支票付款,提货日期是否在收款台签章3日后。
(5)所提货物是否有库存并已办理入库手续。
5、储运商务员发现和遇到错误情况,不予办理。
(1)有涂改痕迹,项目和内容不清楚,不完全。
(2)没有财务章,资金商务员签字。
(3)没有销售商务员和业务员及总经理或授权人签字。
(4)《销售单》开具之日起,超过财务结算月。
(5)以打白条和口头方式要求提货。
6、《商品销售单》格式及使用说明。
(1)第一联、资金商务收款联,出纳记账、存查。
(2)第二联、储运商务联,凭此联提货、提货时交储运商务。
(3)第三联、商务统计联,提货时交此联、由商务统计录入。
(4)第四联、财务会计核对联,提货时交此联、由储运商务转交财务会计核对提货。
(5)第五联、销售商务存查联。
7、发货后储运商务员应按日及时将小票其余联次传递给商务统计岗。
8、商务统计人员将审核后销售小票及时上机勾对,并将财务联传递给财务人员岗。
9、发货后储运商务员及时登记垛卡,并及时录入销售小票。
(六)欠款销售管理。
1、凡欠款销售必须有部门经理或授权人签字,并且必须与用户单位(集团内销售除外)签订销售合同书或收取期票,合同书要加盖单位合同章或者经持有用户单位盖有公章授权委托书经办人签字。
2、凡涉及到有关工程方面业务,必须签订销售合同,并明细各项条款内容。
3、销售合同书必须符合商务部制定《集团公司合同管理办法》。
4、凡外购商品一律不允许做欠款销售(行业用户配售商品除外)。
5、同一客户购买不同部门定义商品时,办理欠款销售手续要按定义部门、经办人分别填写欠款销售结算单经销售业务部门经理或其授权者审批。
6、经办人持总经理签字商品销售单和欠款销售结算单到资金商务收款台检验无误后盖章,再到库房提货。
7、凡办理欠款销售应给用户发票暂留财务部(集团公司内销售发票由财务部统一分发邮寄)待用户货款全额收到后,销售人员持欠款销售结算单第三联到财务领走发票。国税局规定,增值税发票未按规定时间(两个月)取得不予抵扣税款,因此客户应尽快付清货款,以便及时领走发票。用户因不及时付款而造成不能抵扣,而要求财务重开、补开增值税专用发票,财务部一律不予办理。
8、业务人员应对已经办理,但未收到货款欠款销售及时催收。
(七)销售退回管理:客户由于商品质量或品种不符合规定要求,或其他某种特殊原因而将已购商品退回我公司。
1、原则。
(1)凡是代用户外购商品,库房一律不允许办理冲红和退货。如原供应商同意退货,方可办理给用户退货手续。
(2)售出超过一个月,因质量问题或非质量问题需要退货,原则上不予办理。特殊情况必须由产品销售业务部门经理或总经理或授权人签字审批后方予办理退货手续。
(3)在商品售出一个月内确因质量等原因,为开拓市场保护用户利益,由销售业务部门有关人员填写退货报告单,必须有销售业务部门经理签字,经技术人员对商品进行检验证实确有质量问题,按照财务部门和商务部有关规定办理退货手续(流程说明)。
〈1〉销售业务人员根据原销售小票填开冲红清单或小票,由资金商务收款台机打冲红小票,销售业务部门经理审批。
〈2〉销售业务员持总经理签字机打冲红小票、原销售小票存查联和退库商品到库房办理退库手续。储运商务按商务部规定验收商品并核查。主管在各联冲红小票盖退货收讫章并签字,在发票盖作废章。
〈3〉销售业务人员持经储运商务签字盖章冲红小票、原销售小票和原增值税发票的发票联和抵扣联或税务部门开具退货证明,到资金商务收款台办理退货手续。资金商务收款台复核有关票据后,开具冲红发票。
〈4〉销售业务人员持经资金商务收款台盖章冲红小票到财务部门出纳岗或者预收岗办理退款手续。
(4)内部核算销售业务部门之间交叉销售后形成退货,需经商品定义部门经理签字认可,方可办理退库手续。
(5)公司降价处理商品,售出后概不退货。
2、已提货商品退货步骤。
(1)销售人员或储运商务在资金商务收款台机打或手填冲红小票,在冲红《销售单》上填写原销售单号和销售时间其格式及联次同正常销售小票。销售人员持经总经理审批后冲红小票到库房办理手续。
(2)退库前应由技术部门主管经理对退库商品进行技术鉴定,填写检验报告并封箱。对退回商品,维修技术员鉴定后填写《商品鉴定单》,单据上有授权人,检验人签字。
(3)销售人持总经理签字冲红小票、原销售小票存查联、购货发票、检验报告及实物一并到库房办理退库手续。
(4)储运商务审核冲红小票,是否有总经理签字,确认商品是否为本公司售出商品,是否有技术部门检验报告。不能退回原销售单
,需要先重新开冲红销售单后,再开正确销售单,核对单据和货物。
(5)储运商务员确认符合手续后,在原销售小票存根联盖已退货章,在冲红小票盖退货收讫及人名章,发票盖已作废章。经过储运商务核实后,业务员或储运商务员将包装箱封好。
(6)业务办理人员或储运商务员到财务部办理手续后必须当天将单据传给储运商务员。
(7)储运商务将货物入库,与其他商品分开码放,同时储运商务将冲红小票的财务联和统计联传给商务统计岗。
(8)《冲红销售单》联次同销售单,商务统计岗审核票据并录入。
(9)销售人持储运商务员签字冲红小票,原销售小票,原增值税发票联和抵扣联到资金商务收款台办理退货手续。
(10)资金商务收款台审核有关票据是否齐全,方可开具红发票。
(11)销售人员持资金商务收款台盖章冲红小票到出纳岗办理退款手续。出纳岗审核冲红小票是否有收款台盖章,才办理退款业务。
3、已提货,需要变更客户名称。
在冲红小票及新开蓝小票上加盖换票章及资金商务收款员人名章,资金商务收款台将盖过此章小票传递给商务部统计员。
4、未提货商品的退货。
销售业务人员应持原销售小票中三联(提货联、统计联、存查联)到资金商务收款台办理而不再经库房验收。即开一冲红销售小票冲原来兰销售小票,冲红销售小票及兰销售小票上都加盖换票章后,再开新兰小票资金商务收款台应将红兰对冲小票传给商务统计记账备查。销售退回同时购货,退货单位与客户名称必须一致。
5、换货情况。
(1)商品编码,售出价格相同。
〈1〉一次拆箱不合格商品由维修部人员验机、封箱、盖章,库房负责换货。
〈2〉不属于此情况,一律经总经理签字认可,方能换货。
(2)商品编码相同、售出价格不同或售价相同、编码不同。
总经理签字认可,并由技术检验部门验机、封箱、盖章后,开具红兰销售小票,调整商品编码和销售差价,方可到库房换货。
(3)编码不同、售价不同:经过总经理签字认可,采用正常退货,正常销售方式处理。
6、已销未提管理。
(1)原则:商务统计岗每天接收资金商务收款台销售数据,并依据红、兰小票核减已销未提库。
(2)已销未提商品管理。
〈1〉商务统计岗对已销未提库应经常维护,保证操作正确,及时对数,确保实物仍在库房和已销未提库真实性。
〈2〉商务统计岗每月打印已销未提清单上报总经理。
〈3〉对超过半年未提商品,财务部应与业务部进行核对,提出处理意见,上报总经理审批后进行清理。同时将清理结果及明细表上报分公司管理部门、商务部、财务部备案。
(八)销售折扣与折让
〈一〉销售折扣:为鼓励客户多购和尽快付款,从应付货款中支付一定比例金额。
销售折让:客户由于商品质量或品种不符合要求,但商品不作退回,而要求在价格上给予某些折让(即退部分货款)。
〈二〉销售折扣与折让。
1、办理销售折扣折让时,应持销售折扣折让小票连同销售小票一起到资金商务收款台办理预留折扣折让手续。
2、销售折扣使用,需凭蓝销售折扣折让小票办理冲红,若要购货,则开具蓝销售小票,如果继续有余款,再以蓝销售折扣折让形式留存,资金商务收款台不再开具发票。
3、转出销售折扣折让必须在货款收妥后才可办理。
4、预留折扣折让有效期为开票后半年,过期部分不得再购货或转款,经办人应持销售小票到财务部办理增加部门利润手续
三、销售收入核算与统计。
(一)对外核算。
1、各核算单位应加强销售收入管理,认真组织会计核算,按销售构成分类方式、核算部门等设定会计科目,按日将销售小票录入,返填销售库,经核对无误后打印销售日报。
2、收入核算岗按日接收资金商务收款台传送销售数据,并与日报、发票记账联进行核对,根据收款方式生成记账凭证,打印整理完凭证后送交会计复核员进行复核,记账。
3、销售收入按月归集、结转。
(二)内部核算。
各经营公司根据管理需要实行内部责任会计核算,真实计算反映各核算部门经营业绩,提供考核评价依据。
1、部门间内销会计事项。
(1)因外销引起内销:对外销售过程中开票人所属部门与定义商品部门不一致而引起内销。
(2)因领用引起内销:公司内部因领用物品或固定资产而该商品定义部门与领用部门不一致形成内销。
(3)因部门间商品调拨而引起内销。
2、内部结算价格确定:根据不同事项可选择不同方法确定,经营单位在一个财政年度内不再变动。
(1)成本价:即按该商品月末计算平均单价作为内部结算价。
(2)成本加成:即在成本价基础上加上一定比例作为内部结算价。
(3)协商价:即内部购销双方协商确定结算价。
3、内销、内购流程。
各部之间内销、内购事项,财务部门应定期和内销部门提供清单,由内销部门填列齐结算价格、金额后返换回财务部进行账务处理,内部结算价应含增值税。
4、公司销货收入如不开销货发票,则不能通过银行结算,收取现金或通过内部账户,如有可能则补开发票。
(三)销售收入统计。
公司销售收入实行日、周、月报统计制度,各经营单位按期将销售收入按部门、类别进行统计汇总,详细反映各类产品、商品销量、金额和毛利状况。统计报表按分公司系统汇总,由集团公司财务部集中上报。