×局办公自动化管理办法

为加快我局办公自动化建设的深入开展，各部门要充分运用高科技手段，为科研、行政及后勤管理服务，提高办公效率，优化办公质量。现对我局办公自动化管理作如下规定（试行）：

一、总则

办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科，加强和加快办公自动化建设，是促进办公业务迅速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度，扩大其应用的覆盖面和应用能力，是提高办公效率，优化服务质量的有效措施。

加快全局办公自动化建设是当前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快办公自动化建设，首先要进行管理思想的变革，特别是领导干部更要转变观念，力求达到管理的科学性和有效性。

各级领导要高度重视，加强领导，将此项工作列入工作日程，立足于现代化办公管理，从自身做起，从身边做起，发挥局内网功能，实现办公自动化、标准化管理。

各部门主要领导负总责，针对办公自动化管理人员技能、素质欠缺的实际，配合局信息中心采取多种形式，加强对办公自动化管理人才的培养、提高，使他们掌握办公自动化的基本知识和技能，成为本部门办公自动化建设的技术骨干，并带动全部门人员掌握办公自动化技术，努力促进全局办公自动化人才培养的现代化，使办公自动化系统应有的效率得到高效发挥。

二、办公自动化范围

㈠、日常办公

1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；

2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理；

3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；

4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。

㈡、环境管理、科研

1、制作多媒体（CAI）课件及数据库的开发与利用；

2、合理使用局内网作为宽带高速的网络平台，开发和利用具有办公自动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入机关领导及有关行政、科研、管理部门的办公桌面；

3、充分利用信息技术和发挥局内网的作用，实现全局的资源共享，为全局办公自动化系统服务；

4、通过Tnterent实现局内网与各个部门、上级部门的互连，实现政务信息和科研成果资源共享。

三、安全保密要求

安全是办公自动化正常运行的基本要求，它既是一个技术目标，又是管理目标。保密是电讯、文字储存、传输系统必须保证的工作前提，作为办公自动化主体技术的计算机技术本身包含着不安全因素，这些不安全既有系统自身的，也有人为地，因此全局在办公自动化建设过程中，必须做到：

1、坚持安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密工作的科学管理体系。

2、局成立计算机安全保密工作领导小组，加强对计算机、磁盘秘密载体的规范管理，杜绝设备技术故障，消除环境不安全因素。

3、完善保密配套设备和保密工作督察制度，改变传统办公方式，实现标准化、规范化管理，建立起新的科学的工作秩序。

要以加快办公自动化建设为契机，带动全局信息化建设，在工作中，做到运行―提高―再运行―再提高，使各项系统发挥实效，根据局机关管理系统设置、信息流量、人员素质、工作环境等方面的条件，坚持实事求是，科学规范，合理简化，分工协作，职责落实，使之能够方便地利用交互式多媒体系统，及时了解第一手资料，完成有关办公事务和程序，并为局领导做出科学决策提供依据的办公自动化系统，从根本上推进全局管理思想和管理方法的科学化，提高管理水平和工作效率。

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篇2:房地产集团公司办公自动化设备使用维护管理办法

房地产集团有限公司办公自动化设备使用维护管理办法

第一章总则

第一条随着科技的发展和办公节奏的加快,办公自动化设备(下称OA设备)的使用越来越普及。为规范*城房地产集团有限公司(以下简称公司)OA设备的使用维护管理,减少设备故障率,充分发挥使用效能,提高工作效率,特制定本办法。

第二条OA设备使用维护管理主要包括:机房使用维护、设备使用维护、通信线路使用维护等方面的管理。

第三条本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章管理职责

第四条综合管理部为公司OA设备的职能管理部门,负责设备的购置、调配、实物台

帐管理、维修管理和办理报废手续等。OA设备的购置、报废按照公司《固定资产管理规定》执行。

第五条OA设备的操作使用人负责设备的保管、日常保养,为OA设备的直接责任人;所有员工不得利用OA设备玩电子游戏或进行与本职工作无关的操作。

第六条OA设备维护管理员负责公司信息网络中心及各终端电脑应用程序的维护管理、系统故障排除和“病毒”侵害的预防和消除;

负责局域网初始密码、信箱的分配和设备的配置;指导电脑使用人员正确使用操作;为广域网上的信息发布提供技术和安全管理服务;

负责公司OA设备的维护、修理、调试;负责公司电话线路和网络线的维护管理,负责与电信部门等单位的联系。

第三章机房使用维护管理

第七条机房包括:信息网络中心机房、文印机房等。

第八条机房应保持环境清洁,机房人员应每日清洁台面地面,不得带食物入内和在

室内吸烟、堆杂物;应避免潮湿和高温,制定防震、防电磁场、防火措施。

第九条机房实行专人管理,无关人员未经许可不得擅入机房,不得随意动用机器设备。

第十条严禁在机房设备中使用未经批准和病毒测试的软件盘,严防计算机病毒破坏应用软件系统。

第十一条计算机房人员不得私自修改系统设置、拷贝系统使用软件及文档。

第四章设备使用维护管理

第十二条公司OA设备主要有计算机及相关外部设备、电话机、传真机、复印机、油印机和其他辅助设施。

第十三条OA设备使用人应严格履行操作规程,使用前仔细阅读设备说明书,了解日常维护保养常识及一般故障的排除方法。

第十四条OA设备周围应避免电磁场和高温设备,安装时应按规范要求接地良好;使用时要注意防尘、保养。

第十五条综合管理部统一负责OA设备说明维修资料的保管,使用人查阅时须办理借阅手续。

第十六条综合管理部应加强对文印纸、传真纸的质量控制,文印人员使用前应进行去潮处理,复印前要将纸张打松后整齐地装入机器纸盒内。

第十七条OA设备使用不得自行拆卸、修理设备,发生故障应及时通知OA设备维护管理员,由管理员修理或安排修理;如需更换零件,则需填具《OA设备报修申请单》(见附件),交综合管理部负责人,按有关规定办理手续。

第十八条对复印机、打印机应采取保护性措施,一次连续印制较多的,中间应挺印休息,对一式50份以上的文印,尽可能采用油印方式,若必须复印或打印,则须经综合管理部经理批准。

第十九条办公用电脑实行谁使用、谁负责的管理原则,使用人员应设置必要的驱动开机密码,对软盘应标号、登记,借用时应履行相关手续。

第二十条电脑软盘使用时应注意:

(一)不触摸软盘的磁头孔,防止油污弄脏磁介质表面;

(二)用完应妥善保管,以免落上灰尘摩擦磁盘表面和划伤磁道;

(三)不应重压,不要过度弯曲软盘表面;

(四)不应把软盘放在录音机或显示屏等强磁场的地方;以免破坏磁介质上的信息;

(五)避免日光曝晒,减缓塑料和磁介质老化;

(六)对使用的软盘应先格式化。

(七)对于存有重要信息的软盘,为防止信息丢失,应采取写保护措施。

第二十一条电脑使用人应定期清理硬盘上的失效文件,释放存储空间,以提高程序运行速度。

第二十二条电脑使用人应严格按开机、关机程序操作,设置突然断电和突然加电时的保护措施。

第二十三条电脑使用人发现病毒时,应立即采取措施,或与OA设备维护管理员会同相关单位、部门进行。

第二十四条OA设备的检修应选择节假日进行,由OA设备维护管理员会同相关单位、部门进行。

第二十五条未提足折旧的OA设备,发生故障尽可能修理,不轻易报废。

第四章通信线路使用维护管理

第二十六条通信线路应用范围包括:电话、传真、计算机局域网、远程网络通信系统。

第二十七条公司OA设备维护管理员负责管理通信线路,负责与电信等有关部门的协调;负责定期检测线路,保证通信线路的通畅。

第二十八条外部通信线路发生故障时,管理员应立即与电信部门联系,并协助电信部门尽快排除故障,保证线路畅通。

第二十九条办公场所禁止擅自接线拉线和其他妨碍通信线路畅通的行为。

第五章附则

第三十条本办法由综合管理部负责解释和修订。

第三十一条本办法自印发之日起施行。

篇3:某公司办公自动化管理规定

公司办公自动化管理规定

1目的

为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理,提高工作效率。

2适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。

3术语和定义

电子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:(决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等)。文秘资源网

4职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。

4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门,对解放服务站办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

5管理要求

5.1电子公文管理规定。

5.1.1电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质公文办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系,与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外,电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。

5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致,包括:公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令,并保守秘密,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。

5.1.3对机密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。

5.1.4使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看"待办事宜",并签署意见。

5.1.5国家秘密级以上(含秘密级)和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公文后,有必要复制成一份(经发文机关批准可复制成多份)纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章(电子公文复制专用章图样附后)注明复制单位、日期、份数,然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。

5.1.7电子公文处理和存储,必须采用专用的计算机和存储设备,由收到电子公文的人员负责管理,确保有关设备的安全。

5.1.8电子公文介质[硬(软)磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理:

5.1.8.1电子公文介质的使用和保存,等同纸质公文的使用和保存。

5.1.8.2电子公文介质的维护和维修,由公司电算室负责。

5.1.8.3电子公文介质的销毁,等同纸质公文的销毁,须进行登记并由两人监销,确保不漏销、不丢失。

5.1.9用户认证管理。

5.1.9.1用户密码方式:用户首次登陆时系统强制更改密码,日常要求每隔1个月修改用户密码。

5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。

5.1.10用户管理。

5.1.10.1用户重新审核:将现有的OA用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。

5.1.10.2新用户申请程序:新增用户由本人填写新增(变更)用户表(附后),本部门领导签字后,到人力资源开发室盖章确认,由电算室创建用户。

5.1.10.3用户权限变更:当对用户权限有特殊需要时,请填写用户权限变更表(附后)。

5.1.10.4用户变更:人员流动时,由人力资源开发室填写用户新增(变更)表(附后)提供给电算室,由电算室对这些用户变更所属部门。

5.1.10.5用户注销:人员调离,退休、退养、离职时,由人力资源开发室填写用户注销表(附后)提供给电算室,由电算室注销用户。

5.1.11用户组管理。

5.1.11.1用户群组重新审核:将群组名称及群组成员列出后,由各主管部门重新审核。

5.1.11.2新用户组申请程序:由使用部门填写用户新增(变更)表(附后),与电算室协商创建。

5.1.11.3用户组的日常管理:用户组由电算室进行日常维护。

5.1.11.4用户组信息的发布:为方便查询各用户组包含的成员,电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。

5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。

5.1.13系统操作要求。

5.1.13.1要求每天早8:00打开OA办公系统,下班时触发按钮,形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。

5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。

5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1电子邮件系统:要求经常清理,保证邮件占用空间小于100M。

5.1.14.2通知公告、留言板:文档保留一个月时间,超期后由电算室对文档进行删除。

5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理:由办公室对文档进行维护。

5.1.14.4政策法规、经济责任制:由企管办对文档进行定期维护。

5.1.14.5信息发布、信息收集:由指定部门的专人负责维护。

5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。

5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份

5.2经销商电子公文管理规定。

5.2.1每家经销商一个用户名,由专人管理与使用,用户名和密码要有两人知晓,避免人员调动,其他人不能登录。

5.2.2上机人员调离工作岗位,新的操作人员应及时更改用户设置。

5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码,并保守秘密。

5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。

5.2.5不许将IE浏览器设置成“表单自动提示密码”。

5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件,一经发现,作为劣迹记入经销商综合考评。

5.2.7使用人员要每日登录系统,至少保证早、晚各一次,并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。

5.3服务商电子公文管理规定。

5.3.1外来公文进行登记、处理,在收文流程中处理,例如:一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.2服务站内部制定的公文,需按流程办理且归档,在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息,经筛选整理编辑后形成各种主题刊物,进行发布。例如:质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。

5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务,资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。

5.3.4.1服务系统通讯录,供服务站使用,主要由贸易公司电算室负责。

5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写,以供服务站查看。

5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料,例如:新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。

5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等,各服务站均可发布。

5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。

5.3.6关于磁盘上机使用的规定。

5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘,必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后,方可上机使用。

5.3.6.2外单位人员来服务站上机时,所带磁盘必须由服务站站长同意,经作病毒检查确认无病毒后,方可上机使用。

5.3.6.3发现病毒时,操作者不得擅自处理,须经服务站计算机管理负责人查明原因后,责成专人处理。

6相关文件

(无)

7相关记录及保存期

7.1新增(变更)用户表保存期限五年

7.2用户权限变更表保存期限五年

7.3用户注销表保存期限五年