物业公司文书档案资料管理办法

　　物业公司文书档案资料管理办法之相关制度和职责，物业公司文书、档案、资料管理办法1.0目的:方便资料查阅,完善记录档案。是事件有源可查。2.0适用范围物业公司的各种资料、档案。3.0管理内容3.1文件和资料的分类--质量体...

1.0目的:

方便资料查阅,完善记录档案。是事件有源可查。

2.0 适用范围

物业公司的各种资料、档案。

3.0 管理内容

3.1 文件和资料的分类

--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)

--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

3.2 文书档案管理

--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。

--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。

--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。

--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

3.3 其他资料管理

--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。

--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。

--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。

--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。

--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。

--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。

--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。

--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。

4.0 各职能部门的资料管理

各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。

5.0相关文件

5.1 《业主档案的管理办法》

6.0相关记录

6.1 《收文薄》

6.2 《发文簿》

6.3 《信函收存登记表》

6.4 《信函寄发登记表》

7.0 附录

7.1 《电脑资料存贮说明》

编写:zz审批:zz

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