住宅园区公告、通知发放流程

　　住宅园区公告、通知发放流程之相关制度和职责，住宅园区公告、通知发放流程作为与园区住户沟通以及传递讯息的重要途径,园区公告、通知的发放就显得极其重要,具体操流程如下:1.所有园区公告由客户服务部定初稿,每份公告要求具备中英...

住宅园区公告、通知发放流程

作为与园区住户沟通以及传递讯息的重要途径,园区公告、通知的发放就显得极其重要,具体操流程如下:

1.所有园区公告由客户服务部定初稿,每份公告要求具备中英文。

2.其他部门如需发表公告,须填写通告申请单后交由总经办批准后,由客户服务部统一对外发布(详见附表1)。

3.公告格式需统一字体及规格。以汤臣高尔夫为例,公告的中文字体均采用宋体,英文字体为ARIAL,标题为2号,内容为11号,落款为3号,并统一规格右上角设置管理处LOGO。

4.公告需标明发行日期,字号(以汤臣高尔夫园区为例,例如:字号CS-0402-N01号公告,“CS”代表客户服务部,“0402”代表年和月份,“N01”指当月第几号公告),张贴期限(即公告有效张贴期限),致(即发放对象)

(详见附表2)。

5.初稿要经总经办审核。

6.总经理审核后,打印正本,并由客户服务部主管填写请印申请簿交由总经办盖章。(注:所有对外公告、通知均需由总经办盖章方才生效)

7.按园区现有住户数量复印,并交由园区投递员发送到每户信箱中。

8.正本由客户服务部编号后统一存档,同时,公告的派发也相当重要。为防止公告的错投或漏投,管理处对公告的投放也制定了如下流程:

1)公告复印完成后,由部门主管填写投递工报告单(详见附表3),注明公告名称,投递时间,范围。

2)投递员接到投递工报告后,根据报告上的要求,在指定期限内将公告投入指定的区域内。

3)投递员被要求在到达每户后必须记录下准确投递时间,如遇重要公告时,必须要求住户签收确认。

4)为避免发生信箱漏投或同一信箱重复投的错误发生,投递员被要求按照统一投递方式投递。以从上至下一排信箱为例:先将公告塞入信箱(注意:此时请勿将公告完全塞入信箱)待一排信箱全部被塞入后,再由上至下复查一便后逐一插入信箱。

5)投递完成后,由投递员签名并由部门主管复签后统一存档,以备复查。

6)同时,管理处会于次日指派专人以抽查形式致电住户确认收文情况,如遇紧急情况(停水、停电等突发事件)管理处亦制定了以下紧急处理流程。

A.如遇停水、停电等突发事件,由于事先此类事件的公告模式均有电脑存档,因此只需稍作修改(如日期,时间等)便可直接呈送总经办请印。

B.如确实因事态紧急不能及时公告,管理处将启动第二套紧急处理方案,即以电话方式通知每一位园区住户,同时加紧签发紧急事件之公告。

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