Z医院档案管理制度之相关制度和职责，人民医院档案管理制度第一章第一条:根据中华人民共和国《档案法》规定要求,加强医院档案管理,更好地保护和开展档案利用,为社会主义现代化服务,特制定本管理制度。第二条:围绕医院工...
第一章
第一条:根据中华人民共和国《档案法》规定要求,加强医院档案管理,更好地保护和开展档案利用,为社会主义现代化服务,特制定本管理制度。
第二条:围绕医院工作职能,积极开展各项工作,认真做好在职能活动中所形成的文件、资料、图片、文书档案、科技档案、人事和财务档案的收集、整理工作。
第三条:档案工作是医院整个工作的一部分,列入医院工作计划之内。
第二章
第四条:收发登记是文件的“帐目”,凡是正式往来条文,本院内部文件、会议材料、人民来信,均应逐件登记。
第五条:收文和发文,横向文件和纵向文件分别分开登记。
第六条:登记内容包括收(发)文机关、标题、顺序号等。
第七条:发文在经领导签发后,编号登记。收文经领导批阅后,分送经办人阅办。
第八条:每月清理一次收(发)文件,凡是办理完毕的文件及时收集妥为保管。
第九条:在办理文件过程中,注意文件整洁,不得用圆珠笔或铅笔书写,如有复写纸打印的材料应用碳素墨水书写整齐附后。
第十条:文件应做到及时登记书写清楚,及时分发,及时督办。
第三章
第十一条:归档范围:凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1.上级机关的文件材料:上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;上级机关颁发的需要执行的文件,以及普发的、非主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;上级领导视察、检查时的重要指示、讲话、照片等材料。
2、本院工作中形成的文件材料:本院制定的各种规定、计划、规划、方案、统计报表、预决算;党政工团各级领导召开的工作会议材料;各项工作的请示和批复;各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;新技术应用的技术资料、科研成果、技术鉴定、技术标准等技术文件材料;人员编制、工资标准、调资升级名册、干部任免文件;有保存价值的照片、录像、磁带;重要的信访材料、印模和启用印章的文件材料;本院编印的出版物原稿和样书;10万元以上设备申购的全套材料材料;房改材料、养老保险、工程计划预算决算、合同契约等。
3.个人档案:经过评聘的专业职(称)的个人申报、审批表、学历证明、总结、论文以及评委会议意见等专业技术干部的档案材料。
4.会计档案:经济活动中形成的原始凭证、帐册、收据、报表等财务档案。
第十二条:归档时间
每年办理完后的所有文件材料于次年3月份前交档案室归档。
第十三条:归档要求
1.按照归档范围,将应归档的文件材料收集齐全、完整。
2、按照文件性质立卷归档,保持联系,不同保管期限分开立卷。
3.根据文件内容和保存价值确定永久、长期、短期三种保管期限。
4.卷内目录清楚、案卷标题确切、案卷登记有序、编制检索工具。
第四章
第十四条:档案查阅
凡因工作需要查阅档案,必须持有明确的有效证件,说明查阅理由和查阅内容范围,经过同意,先登记再查阅。本单位工作人员如因工作需要查阅,提出正当理由,内容范围,尽量做到随要随查。
第十五条:借阅
档案一般不得借出档案室,如特殊情况确实需要借出,必须经过分管领导批准,办理借阅手续,阅后及时归还。
第五章
第十六条:非档案室专(兼)职人员不得随便进入档案室,进档案室查阅档案,经办理手续后,才能进入。
第十七条:查阅档案应在指定地点查阅。
第十八条:保护档案安全,根据现有条件尽量做到能防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫。
第十九条:档案库房要保持清洁每月一次对档案全面检查。
第二十条:档案人员要严格执行《保密法》,保守秘密。
第二十一条:统计
1.为了及时了解档案及档案工作情况,研究制定工作计划,提高档案管理水平,必须做好档案统计工作。
2、统计工作坚持实事求是,如实反映情况,各种数字力求准确。
3.本院档案室应建立档案、设备、利用效果、档案移进移出等统计台帐,平时做好登记,年终进行汇总。
4.对各类情况的统计要定期分析记载。
5.及时完成县档案局的统计报表任务。
第二十二条:鉴定和销毁
1.有组织、有领导、有计划地开展档案鉴定工作,以缓解档案库房和保管设备的紧张状况,减少保管工作量,提高室藏档案的质量。
2、建立鉴定小组(档案管理领导小组),其成员由分管档案的院领导、办公室主任及档案人员组成,负责鉴定工作。
3.定期对室藏档案中超过保管期限的档案直接进行鉴定,用全面的、历史的、发展的观点科学地判断档案的价值,并确定其存毁。
4.对确无保存价值的档案必须销毁时,造好档案销毁清册(一式二份)经本院分管领导签字同意后,连同须销毁的档案送交县档案局,县档案局在销毁清册上签字盖章后,一份交档案馆,一份交本院存档,其销毁档案由县档案局统一处理。
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