某酒店总经理办公室工作质量标准之相关制度和职责，酒店总经理办公室工作质量标准(一)办公室环境质量标准办公室设备设施放置有序,办公桌面保持整洁,电话、办公用品放置整齐划一,墙面装饰讲究艺术性。办公室每天打扫,如有垃圾及时清扫...
(一)办公室环境质量标准
办公室设备设施放置有序,办公桌面保持整洁,电话、办公用品放置整齐划一,墙面装饰讲究艺术性。
办公室每天打扫,如有垃圾及时清扫。
下班时办公桌上除统一物品外,其他办公用品应放入抽屉或柜子内。
电脑、复印机、传真机、打印机等自动化办公用品必须保持良好状态,有专人负责管理,发生故障应及时修理。
最后一位离开办公室的工作人员应负责关闭一切电源,关好门窗。
(二)文件草拟质量标准
符合国家法律、法规和上级单位及本酒店的有关规定,所提措施和办法切实可行。如提出新的政策性措施或超越现行规定范围内的,应当加以说明。
情况属实、观点明确,表述正确,层次清楚,前后照应,文字精炼,篇幅力求简短。
用字用词准确、规范,标点妥帖,字迹清楚,办公自动化的单位应用电脑打印成文。使用简称应当前后一致,一般先用全称,加以注明后再使用简称。
人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,公文中的数字应当使用阿拉伯数码。
引文准确无误,删节得当,必要时注明出处,引用公文应当列出标题,并在标题之后用括号标明发文字号。
根据公文内容和行文规则,准确把握发文规格,正确使用文种。
结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“(1)”。
使用国家法定计量单位。
一些政策性强,涉及面广的重要公文在草拟中,应广泛征求各方面意见,组织有关部门和专家进行论证。
(三)公文审核质量标准
公文送酒店领导签发之前,应由办公室秘书进行审核。审核的重点是:
有无必要行文,发文规格是否适当。
是否符合公文的审批程序和行文规则,需要与有关部门会签的是否会签。
公文内容是否符合国家的法律、法规和上级单位的规定、制度,与本酒店过去发文且连续生效的公文有无矛盾;是否具有可操作性。
文件使用是否准确,公文格式是否规范。
层次是否清楚,布局是否合理,文意是否周全,表达是否简洁、通顺、确切。
(四)公务客人接待工作质量标准
接待前应事先了解清楚客人人数、身份、抵店、离店时间,接待要求和规格,及时报告酒店领导,作出安排。
如需酒店出面接机、接车的客人,应事先了解抵达航班、车次,及时安排接机、接车人员和车辆。
礼貌待客,精心安排各种接待活动,不出差错。
客人离店应有专人送客。如需要客人付费的,应协助客人做好结帐工作。
(五)会务工作质量标准
会前做好通知,明确会议内容、时间、地点、出席人员,做到无遗漏。
会场布置整洁,符合要求,无差错。
会议服务工作有安排,有检查,件件落实。
会议记录完整、整洁、规范。
(六)文印工作质量标准
打字要忠于原稿,不擅自更改。
严格按照酒店公文格式行文,校对一般应由两人进行,重要文稿应三校,文稿、文字、标点不错不漏,字距、行距、标题、落款、表式等排列匀称。末页尽量避免无正文现象,如难以避免,应注明“此页无正文”。
掌握文稿时效,急件先打印,印制要认真细致,文件美观大方,无油污、沾页。
严把装订质量关,做到摺叠整齐,不错漏页码。
严格执行保密规定,密级文稿严格保密,校对稿应及时销毁。
(七)档案管理质量标准
酒店档案必须完整,凡酒店内具有查考价值的文件、资料、图片、照片、会议记录等均应列入归档。归档的文件、资料种类、份数以及每份文件的页数等均应齐全完整。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形式的同一文件分别列在一起,不得分开。
文书档案卷封面、卷内文件目录、备考表及案卷目录、目次、说明等,均应符合文书档案立卷格式要求。
档案必须放置在专用柜或专用库房内,要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设施。
档案收进、移出、借用等手续必须完备,严防档案遗失。
电子文件档案必须有专人管理。保管电子文件档案必须做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。
(八)办公室设备管理质量标准
办公室必备的设备:电话、电脑、电脑打印机、传真机、复印机、档案柜等。
办公设备管理质量标准:
(2)办公设备必须按使用说明书规定正确使用,禁止非办公室人员使用。(3)办公室自动化系统严禁私人软件在系统内使用,防止电脑病毒对系统的损害。
(4)办公设备应定期维护保养,如遇故障时应及时通知专业人员进行维修。
(5)电器设备的电源应置固定位置,以免人为造成断电,影响机器使用和设备、软件损坏。除传真机外,下班时应关闭电源。
(6)档案柜应加锁,专人保管钥匙。
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