分公司前台岗位职责

深圳分公司-行政前台泰康人寿保险有限责任公司深圳分公司泰康人寿保险有限责任公司深圳分公司,泰康人寿责任有限公司,泰康岗位职责:

1、负责进入公司办公场所的来客的接待、登记、导引、对无关人员、上门推销和无理取闹者,阻挡在外或协助有关人员处理;

2、负责公司邮件、包裹、报纸的收发与转交;

3、负责接听电话处理一般事务,做好记录传达工作,遇重要投诉应及时上报办公室主任;

4、负责保持前台清洁、整洁;

5、负责协助公司文件打印、复印等工作;

6、负责公司来往信函、资料、杂志的收发登记,报刊订阅及邮件分发管理;

7、协助来访客人的接待、公司会议后勤工作;

8、熟练掌握办公室电脑操作系统:Word、EXCEL、PPT制作等。

任职资格:

1、年龄在20-30周岁之间,性别不限;

2、具有大专以上学历,工作细致耐心,积极向上,踏实进取;

3、具有良好的服务意识、沟通协调能力、执行能力,富有责任感和敬业精神。

4、形象气质佳,谈吐优雅,举止大方,性格开朗,头脑灵活。

5、团结同事,具有团队合作意识。

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篇2:投资公司行政前台职责

财富管理公司行政前台职责

1、根据公司规章制度履行日常行政职责,熟悉行政工作流程。

2、负责公司档案整理、文件起草、考勤、来电接听、访客接待等事务。

3、公司相关证件手续、员工请假、保险、合同等人事手续的办理。

4、负责办公用品物资管理,进行办公用品的采购,发放和管理以及设备维护登记。

5、对接外部公共关系,协助管理部门工作并协调内部员工关系。

6、负责公司会议召开安排事项的传达通知以及会议记录。

7、协助主管组织各项活动的策划。

8、听从领导安排,完成上级领导交办的临时工作。

篇3:某公司前台岗位职位描述

公司前台岗位职位描述

1职务概述

1.1职务名称:前台

1.2直接上司:行政主管

2.工作范围

2.1、遵守公司各项规章制度,团结同事,尊重领导。(6分)

2.2、负责进入公司办公场所的不定期客人的接待、登记、导引,对无关人员、上门推销和无理取闹者,阻挡在外或协助行政人员处理。(8分)

2.3、在工作期间,要始终保持服务台的干净、整洁。(6分)

2.4、发型应梳理整齐、干净,长发要盘起,短发要齐耳,不得染异色发和梳理奇异发型。(4分)

2.5、上班时间只允许侧佩戴适当文雅饰品。(4分)

2.6、不得浓妆艳抹要化淡妆使用淡雅香水。手部和面部要始终保持卫生不留长指甲不涂有色指甲油。(4分)

2.7、服务台人员应保持坐姿端正,举止文雅。发现有顾客前来咨询时,应迅速起立问候,保持站立姿态,与顾客谈话时应尽量简洁扼要。(8分)

2.8、与客人交谈时,要面带微笑,目光温和地正视对方。说话时表情、动作要适中。(5分)

2.9、接听电话时要长话短说,使用文明语言并做好记录。(6分)

2.10、顾客档案(登记表)要进行有序的编号和管理,并存档备查。(8分)

2.11、要妥善保管公司考勤表,认真核实每日登记情况,对早退、迟到者不得徇私舞弊。(5分)

2.12、负责公司文件的收取、分发、复印等工作。(5分)

2.13、负责公司电话总机的接线工作。对来往电话互接准确及时、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语,对未能联络上的记录在案并及时转告,对紧急电话设法接通,未通者速汇报行政部或公司最高领导处理。(6分)

2.14、定期维护、保养话机,并保持前台环境安静,无闲人聚集及聊天,违者及时上报。(5分)

2.15、能熟练操作电脑和掌握管理流程,做好公司文件打印等行政人事、文档、考勤等工作。(5分)

2.16、做好文具物品等事项的申购登记发放盘点造册等工作,每月做到物册一致,做好存档登记。(5分)

2.17、如有疑难问题或突发事件要尽快协调处理,并向主管或相关部门汇报。(5分)

2.18、完成行政部领导临时交办的其他任务。(5分)

3职位技能要求;

3.1相当中专或以上学历;

3.2具备良好的客户服务意识和接待礼仪规范;

4职位培训需求

4.1与本部门相关的管理体系文件。

篇4:公司前台工作制度范本

公司前台工作制度

1.目的

为规范公司前台管理,塑造公司的良好形象及声誉,特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于集团各公司前台管理。

3.职责

3.1转接总机电话,收发传真、信件和报刊。

3.2接待来访客人,并通报相关部门。

3.3管理办公用品,管理打印机、传真机、复印机等办公器材。

3.4打印、复印文件和管理各种表格文件。

3.5负责快递收发。

3.6安排会客室、会议室的管理。

3.7更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式。

3.8协助组织公司活动。

4.仪容仪表规范

4.1上班时间必须穿公司制服,制度要整洁及称身,不得穿脏乱或有皱折的衣服。

4.2头发梳洗整齐,长发要扎好,不得戴太夸张的发饰,只宜轻巧大方的发饰,额前头发不得掩盖眼部或脸部。

4.3脸部化妆不得抹太多胭脂水粉,只宜稍作修饰,淡涂口红,轻抹胭脂便可。

4.4手部不得留太长指甲,不宜涂鲜艳红指甲油,指甲油只可用淡色的。

4.5脚部鞋袜应保持清洁,鞋子上班前要擦亮。

4.6保持身上无异味,不得使用强烈香水。

4.礼节/礼貌要求

4.1在工作的时候,常带着自然的笑容,表现出和蔼可亲的态度,能令客人觉得容易接近。

4.2不得故作小动作或不雅的动作。

4.3工作时不得在前台吃东西、看书、看报或做与工作无关的事情。

4.4客人来到前台时,应马上放下正在处理的文件,礼貌的问安。

4.5留心倾听客人的问题,不能随意中断客人的叙述,然后再清楚的解答,以免答非所问。如遇到问题不懂作答时,应该说:“请稍等,待我查一查以便回答你的问题。

4.6除了工作上交待的事,不得互相攀谈私事,不得争论,不粗言秽语。

5.接待工作规范

5.1来宾接待须知

5.1.1客人进门时,要站立问候,不能坐在位置上,客人坐下或离开后才可坐下。

5.1.2对非公司同事进入,应主动询问,了解来访目的及机构,姓名,并请对方出示名片或工作证。

5.1.3打分机联络被访者,以确定是否有空或接见,如等候时间过久,应主动再联络被访人,并委婉告之来访者原因。

5.1.4对来找高层领导的客人,要问清事先有无预约,并主动通知被找领导;客人到领导办公室后,应主动递送茶水;客人离开后,应及时收拾茶杯。

5.1.5要求被访人到前台接来访者到会客室,不可让来宾自行进入。

5.1.6来访者如果是高级领导之贵宾,即应与领导的秘书联络,由秘书前往引导,如领导正在开会或会客,则需告之来访者再等片刻。

5.1.7事先预定来访之贵宾,前台人员应随时注意仪表。贵宾来时,一般由公司领导亲自到门口接见。

5.1.8对于老板和重要客人,应主动上前开门,面带微笑挥手道别,目送老板或客人下电梯后回到座位。

5.1.9对推销货品之人或不速之客,亦因礼貌地请其留下名片并委婉谢绝。

5.1.10客人出门时,应站起来,亲切道别,目送客人离开后方可坐下。

5.2接待语言规范

5.2.1客人进门礼貌用语:“您好、请进、请坐、请喝茶、您请看、请稍候、先生(小姐),您好,请问您有什么事、您贵姓应当怎样称呼您”。

5.2.2当客人需要找的有关人员外出不在时,应回答“对不起,***不在,我可以代为转达吗”等语言致意。

5.2.3客人走时礼貌用语:“谢谢、您慢走、再见”。

5.2.4客人与他人相互交谈时,不要随便去旁听或随意插话。若须打断,应等对方谈话告一段落时,说声“对不起,我打断一下可以吗”得到允许后再插话。

6.总机管理制度

6.1接听电话规范

6.1.2电话铃声一响,应迅速接听。

6.1.2用亲切的口吻说:“您好!,****”。

6.1.3转接电话时,若分机占线,应对来电者说:“对不起,分机占线,请稍后再拨”。

6.1.4若对方电话不清晰,应说:“对不起,麻烦您再讲一遍”。若来电者口气不佳或粗言粗语,都应和气应答。

6.1.5在受理电话时,要认真听取对方谈话,必要时应做好详细记录。

6.1.6接听来电时,应使用礼貌用语,如所找的有关人员在场,应及时通知;如有关人员不在,可在“接待记录表”内登记主要内容,并负责跟进。

6.1.7在结束通话前,道“谢谢,再见!”

6.2拔打电话规范

6.2.1在发送电话时,首先自己打好腹稿,重要电话,应起草电话稿。

6.2.2电话接通后,应通报自己单位、姓名,如“您好,我是****前台***。请求对方找受话人。

6.2.3需要对方记录时,在叙述事由前提醒对方做好记录准备。

6.2.4对于重要电话,通话结束后,应在电话稿上表明对方接电话人的姓名及通话时间。

6.2.5不得擅自用前台电话打私人电话,如遇急事可用其他电话。

6.3通话的基本要求

6.3.1语气要和蔼,语言要文明。通电话时,要提醒自己“我在代表公司讲话,这是公司形象的一部分。”所以用电话时,一定要注意使用文明礼貌语言,例如:您好、请、麻烦您了、谢谢、对不起、请原谅、再见等。在讲话时,声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方职务、姓名时,口气尽量婉转:“您贵姓应当怎样称呼您”。

6.3.2发音要清楚,语言要准确。通话应使用期普通话,切忌夹杂方言土语。

6.3.3内容要扼要,重点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容,通话前要拟定一个提纲,突出重点,使对方能抓住中心。

6.3.4按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自己的权限,不可怕麻烦,就拒绝或随口答应,应向对方说明情况,特向领导请示后再答复对方。

7.邮件及快递处理工作规范

7.1报刊、邮件、信函、快递由前台工作人员负责签收、发放。

7.2公司前台设有邮件箱(篮),各部门邮件

、信函放在邮件箱(篮)中,由前台文员通知各部门派人签字领取。

7.2行政部负责提供订阅报刊的部门及报刊种类清单。

7.3前台每天对邮局送来的报刊应对分送清单分类清点,发现差错及时要求补缺。

7.4前台收到邮局送来的报刊后,应在半小时内将报刊发送到订阅人手中,不得拖延。

7.5公司助理副总裁以上领导订阅的报刊及私人信件由前台送交行政部或领导秘书,由行政部专人或领导秘书负责整理呈交相关领导。

7.6公司各部门需外发的邮件、快递应提前送交前台,由前台通知快递公司到公司办理邮寄手续。

7.7前台在签收挂号信、包裹单、快递等邮件后,应立即通知收件人。

7.8公司外来邮件、信函一律经前台签收分发。不论公私邮件应随到随清,及时分发,不得丢失、损坏。

7.9对邮局送来非公司邮件,经核实确认后,应及时退回,不能私自扣留。

篇5:公司前台文员岗位职责（7）

公司前台文员岗位职责(七)

前台文员是公司的一面镜子,接待好客户,注意好良好的礼仪与接待环节等都是前台文员岗位职责。

1、客户接待及信息管理

*公司来访客户的日常接待流程:客户上门――引导接待入座(询问来源)――倒水――联系相关人员接待――客流详情登记;

*市场部的客户意向登记流程:家装顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)――录入《市场部意向客户登记表》――签字确认该客户录入完毕;

*客户回访流程:后门当班前台文员回访前一天上门客流――录入客户档案――如有异常来源客流转存《异常上门客户登记表》――交至行政主管回访审核。

2、办公用品管理流程

*申报流程:前厅文员发放《办公用品申请表》――申请部门经理签字同意采购――前台文员回收整理――行政主管审核――总经办签字批准;

*采购流程:总经办签字批准――前台文员电话通知供货商――检收采购的物品质量是否复合要求――发放并签字确认;

*电话充值:持卡人至前台充值――详情登记――持卡人签字确认。

备注:冲值额度:总经理100/月;部门经理20元/月;财务部100元/月;人事部50/月售后服务部200元/月;集成部450/月;工程部300/月;设计部20/人;市场部30元/月

3、门禁管理

*钥匙管理:每日晨会后除材料区铁门外其他工作通道门正常开启,公司钥匙在经行政主管与相关部门同意的情况下方可以书面转借他人;

*加班钥匙管理:前台文员负责锁闭所有通道门(除洽谈区左通道门),确保各通道门已正确上锁,加班钥匙必须落实到个人并完整填写《钥匙领用登记表》。

4、物资管理

*公司邮件、包裹的收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认;

*仓库管理:仓库实行台帐管理,帐目日清日高,每月对仓库物资进行盘点登录台帐并将物品盘点表报行政主管;

*工作区域的卫生清洁:两名前台文员自行安排轮换值日,营业期间各负其责;

*名片定购:各部门名片由前台文员统一使用QQ或邮件联系指定厂家订做,并在两个工作日内送货,收取货品时由责任人核对内容并签字确认;

*花木管理:前台文员负责与供应商联系花木的后期服务(更换、浇水)和花木的数量管理,月底清点数量并造表交行政主管;

*水电照明的检查:后门当班前台文员负责协助行政主管检查公司除办公区域以外的所有区域的水电照明设备,发现损坏或异常情况立即内上报;本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象,由前门当班文员负责洽谈区域的灯光正常照明,每相隔半小时后门当班前台巡查楼层区域内所有照明(家具、主材区域),如非客流高峰,保证正常照明,大功率照明关闭;下班后,除办公区所需照明,其他区域照明电源关闭。