业主档案管理作业程序

　　业主档案管理作业程序之相关制度和职责，一、目的规范业主档案的保管与跟踪工作。二、适用范围适用于物业业主档案的保管与跟踪三、职责1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管...

一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围
适用于物业业主档案的保管与跟踪

三、职责
1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。
2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。

2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、业主档案的跟踪
(1)当发生下列情况变化时,服务处员工应将变化情况记录在业主档案中:
①通讯电话联络方式发生变化时;
②业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理,由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

5、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处主任批准,经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

6、业主档案应永久保存。

7、将各业主资料输入电脑进行管理。

指导职责 指挥职责 指挥部职责

授权职责 接待职责 推广员职责

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