酒店会议销售操作程序之相关制度和职责，一、会议销售的操作程序:1、会议洽谈前(1)各种会议原则上由市场营销部负责,涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动由市场营销部会同餐饮公司等共同接洽承办。(2)先准备好有关推销资料,...
1、会议洽谈前
(1)各种会议原则上由市场营销部负责,涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动由市场营销部会同餐饮公司等共同接洽承办。
(2)先准备好有关推销资料,如会议价目表、会议宣传资料,餐饮各类菜谱,租用设备价目表、名片、洽谈记录单位等并按时与客户见面。
(3)带领客户参观会议场地及设施做好介绍性推销。
2、会议洽谈中
(1)根据预订要求,查阅《会议/团队客情一览表》;
(2)了解会议的性质、名称、时间、人数、举办单位、联系人、电话号码并准确地记录其要点。
(3)确定会场的地点、形式、音响、灯光、服务、项目、所需的横幅、会标、告示牌、花草布置、签到台、迎宾台、欢迎队伍、文艺演出等要求。
(4)确定用餐标准,宴会人数、标准、地点、日期以及会议的茶水、水果点心、饮料等要求和标准。
(5)确定用房要求,如房间种类、间天数、日期、价格等。
(6)确定场租、设备租用以及其它娱乐配套设施的价格。
(7)确定支付方式,并要求会议方支付预算费用的10%作为订金。
(8)确定参会人员泊位数,司机、陪同就餐休息地点。
(9)尽量满足会议方要求,若有困难需事先向客人解释清楚,以免误会。
(10)洽谈结束前,重复各项要点最终确定,签定《会议协议书》,一式二份,双方各执一份。
(11)根据洽谈要求,填写《会议接待通知单》《会议室使用通知单》《用餐通知单》,按所涉及的部门,一式几份,一份留存,其余送到有关部门,要求至少提前三天送达。
3、会议期间
(1)会议前一天,与财务联系,了解会议方支付订金情况,如未交,要提醒;对信誉欠佳者,可采取相应的措施,对老客户可酌情放宽有关限制;总之,要区别对待,确保所有款项收齐。
(2)如有变化,应及时填写《变更通知单》通知有关部门,细小变化可电话通知,记下对方姓名,以便查实。
(3)会前一小时检查会场布置情况。
(4)会议期间,全方位跟踪服务,了解客人的反映,及时处理与协调有关问题。保证会议客人满意。
4、会议结束后
(1)会议结束时,及时与总台联系,确保所有款项收齐,处理可能出现的问题,如汇款到酒店则需经办人对所有款项签字认可。
(2)征求会务和开会者的意见,作好记录,并填写《客户意见反馈表》。
(3)由部门文员将《会议协议书》、《会议接待通知单》归类,并登记在《会议/团队经营情况一览表》上。
(4)由高级公关经理为会议客户建档,注明所有细节,以便今后有针对性地推销。
二、会议销售的操作标准:
1、穿着装束得体、仪容端庄、落落大方、不卑不亢。
2、尽量用姓氏称呼客人。(整个访问过程最少用姓氏、职衔称呼客人三次)
3、各类资料及宣传品提前准备充分。
4、当天整理访问资料并填写销售工作报告。
5、根据对方需要和酒店的价格政策正确有效地进行推销。
6、洽谈会议的销售人员负责全程跟踪会议的谈判、签定协议、会议举行、结算等全过程。
7、该销售人员负责及时搜集会议客户的反馈信息,并在第一时间内协助相关部门落实
解决。
8、对所有会议客户进行建档工作。
9、签定协议必须严密、准确、清楚,双方经办人签字、双方单位盖章。
10、自动上门的客人由部门文员进行接待,如需签定协议,请营销副总监与之洽谈。
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