公司标准采购作业细则（2）
公司标准采购作业细则(二)
*请购
第一条请购部门的划分
各项材料的请购部门如下:
(一)常备材料:生产管理部门
(二)预备材料:物料管理部门
(三)非常备材料:
1.订货生产用料:生产管理部门
2.其他用料:使用部门或物料管理部门
第二条请购单的开立、递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订),"请购单(内购)(外购)"附"请购案件寄送清单"送采购部门。
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购。
(三)紧急请购时,由请购部门于"请购单""说明栏"注明原因,并加盖"紧急采购"章,以急件卷宗递送。
(四)材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于"请购单"上注明"试车检验"及"预定试车期限"。
(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制"请购单"提出请购。
第三条免开请购单部分
(一)下列总务性物品免开请购单,并可以"总务用品申请单"委托总务部门办理,但其核决权限另订,其列举如下:
1.贺奠用物品:花圈、花篮、礼物等。
2.招待用品:饮料、香烟等。
3.书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
4.打字、刻印、报表等。
(二)零星采购及小额零星采购材料项目。
第四条请购核决权限
(壹)内购:
1.原物料:
(1)请购金额预估在1万元以上者,由科长核决。
(2)请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决。
(3)请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。
2.财产支出:
(1)请购金额预估在2000元以下者,由科长核决。
(2)请购金额预估在2000元至2万元者,由经理核决。
(3)请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。
3.总务性用品:
(1)请购金额预估在1000元以下者,由科长核决。
(2)请购金额预估在1000元至1万元者,由经理核决。
(3)请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决。
附注:凡列入固定资产管理的请购项目应以"财产支出"核决权限呈核。
(二)外购:
1.请购金额预估在10万(含)元以下者,由经理核决。
2.请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决。
第五条请购案件的撤销
(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购,同时于"请购单(内购)"或"请购单(外购)"第一、二联加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因。
(二)采购部门办妥撤销后,依下列规定办理:
1.采购部门于原请购单加盖"撤销"章后,送回原请购部门。
2.原"请购单"已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
3.原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。
*采购
第一节一般规定
第六条采购部门的划分
(一)内购:由国内采购部门负责办理。
(二)外购:由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。
(三)总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理商议价。专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
(一)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
(二)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。
第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议价
(一)采购经办人员接获"请购单(内购)"后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单"询价记录栏"中注明,经主管签认后呈核。
(四)对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。
(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
(六)"试车检验"的采购条件,采购经办人员应于"请购单"注明与厂商议定的付款条件呈核。
第十条呈核及核决
(一)采购经办人员询价完成后,于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核,并依请购核决权限呈核。
(二)采购核决权限:
第十一条订购
(一)采购经办人员接到经核决的"请购单"后应以"订购单"向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式"。
(二)若属分批交货者,采购经办人员应于"请购单"上加盖"分批交货"章以资识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应于"请购单"加盖"暂借款采购"章,以资识别。
第十二条进度控制及事务联系
(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以"采购进度控制表"控制采购作业进度。
(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填制"进度异常反应单"并注明"异常原因"及"预定完成日期",经呈主管核示后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理。
第十三条整理付款
(一)物料管理部门应按照已办妥收料的"请购单"连同"材料检验报告表"(其免填"材料检验报告表"部分,应于收料单加盖"免填材料检验报告表"章)送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。如为分批收料者,"请购单(内购)"的会计联须于第一批收料后送会计部门。
(二)内购材料须待试车检验者,其订立合同部分,依合同规定办理付款,未订合同部分,依采购部门呈准的付款条件整理付款。
(三)短交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。
(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。
第三节境外采购作业处理(含进口事务、关务)
第十四条询价、比价、议价
(一)外购部门依"请购单(外购)"的需求日及急缓件加以整理,并依据供应厂商资料,并参考市场行情及过去询价记录,以电话或传真方式进行询价作业,但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于"请购单(外购)"注明外,原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
(二)请购的材料规范较复杂时,外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后,会请购部门确认。
第十五条呈核及核决
(一)比价、议价完成后,外购部门应填制"请购单(外购)",拟订"订购厂商""预定装船日期"等,连同厂商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决。
(二)核决权限
1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。
2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。
(三)采购案件经核决后,如发生采购数量、金额的变更时,请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核;但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
第十六条订购与合同
(一)"请购单(外购)"经核决送回外购部门后,即向厂商订购并办理各项手续。
(二)需与供应厂商签订长期合同者,外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购核决权限呈核后办理。
第十七条进度控制及异常处理
(一)外购部门应以"请购单(外购)"及"采购控制表"控制外购作业进度。
(二)外购部门于每一作业进度延迟时,应主动开立"进度异常及反应单"记明异常原因及处理对策,据此修订进度并通知请购部门。
(三)外购部门于外购案件"装船日期"有延误时,应主动与供应厂商联系催交,并开立"进度异常反应单"记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请购部门意见处理。
第十八条进口签证前("请购单(外购)"核准后)的专案申请
(一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发"输入许可证",申请函中并应请求"国贸局"在"输入许可证"加盖"国内尚无产制"的戳记及核准章,以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
(二)进口度量衡器及管理物品时,外购部门应于申请"输入许可证"之前准备"报价单"及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第十九条进口签证外购材料订购后,外购部门应即检具"请购单(外购)"及有关申请文件,以"申请外汇处理单"(需在一星期内办妥结汇时,加填"紧急外购案件联络单")送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向"国贸局"办理签证,并于"输入许可证"核准时通知外购部门。
第二十条进口保险
(一)FOB、FAS、C&F条件的进口案件,进口单位应依"请购单(外购)"外购部门指示的保险范围办理进口保险。
(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在"请购单(外购)"上标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
第二十一条进口船务
(一)FOB、FAS的进口案件,进口单位(船务经办人员)于接获"请购单(外购)"时,应视其"装运口岸"及"装船期限"并参照航运资料,原则上选定三家以上船公司或承揽商,以便进口货品可机动选择船只装运。
(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称,提供进口结汇经办人员,于"信用状开发申请书"列明,作为信用状条款,向发货人指示装船。
(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需,为避免到货延误,外购部门应于"请购单(外购)"上注明,避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。
第二十二条进口结汇进口单位应依"请购单(外购)"标示的"间发信用状日期"办理结汇,并于信用状(L/C)开出后以"开发L/C快报"通知外购部门联络供应厂商。
第二十三条税务
(一)免货物税及"工业用证明"的申请
1.进口的货品可申请免货物税者,外购部门应于"输入许可证"核准后,检具必需文件,向税捐处申请,经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.除"免凭经济部工业局证明办理具结免税进口"的项目外,其他合于免税规定的人造树脂类材料,外购部门应于开发"信用状"后检具必需文件向经济部工业局申请"非供塑胶用"证明,以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。
(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前,检具有关文件,凭以向海关申请税则预估,等核准后并办理分期缴税及保证手续。
第二十四条输入许可证、信用状的修改供应商成本公司要求修改"输入许可证"或"信用状"时,外购部门应开立"信用状、输入许可证修改申请书"经呈核后,检具修改申请文件送进口事务科办理。
第二十五条装船通知及提货文件的提供
(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时,应立即填制"装船通知单"分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时,应检具"输入许可证"及有关文件,以"装运文件处理单"先送进口单位办理提货背书。
(三)提货背书办妥后,外购部门应检具"输入许可证"及提货等有关文件,以"装运文件处理单"办
理报关提货。
(四)管理进口物品放行证的申请:进口管理物品时,外购部门应于收到装运文件后,检具必需文件送政府主管机关申请"进口放行证"或"进口护照",以便据此报关提货。
第二十六条进口报关
(一)关务部门收到"请购单(外购)"及报关文件时,应视买卖、保险及税率等条件填制"进口报关处理单"连同报关文件,委托报关行办理报关手续,同时开立"外购到货通知单"(含外购收料单)送材料库办理收料。
(二)不结汇进口物品,进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时,查明品名、数量等资料,并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等,报关时关务部门应开立"外购到货通知单(含外购收料单)"通知收货部门办理收料,而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后,送处理部门处理。
(三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。(四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时,进口单位应立即通知外购部门提供有关资料,于海关核税后14天内以书面向海关提出异议,申请复查,并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件,进口单位应于"进口报关追踪表"记录,以便督促销案。
(五)税捐记帐的进口案件,进口单位应依"请购单(外购)",于报关时检具必需文件办理具结记帐,并将记帐情况记入"税捐记帐额度记录表"及"税捐记帐额度控制表"。
(六)船边提货的进口材料,进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续,以便船只抵港时,即时办理提货。
第二十七条报关进度控制关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段,以"进口报关追踪表"控制通关进度。
第二十八条公证
(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素,研判材料项目(如外购散装材料),通知进口单位于材料进港时,会同公证行前往公证。
(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者,进口单位应于接获报关行或材料库通知时,联络公证行办理公证。
(三)进口货品办理公证时,进口单位应于公证后配合索赔经办时效,索取公证报告分送有关部门。
第二十九条退汇
(一)外购部门依进口材料的装运情况,判断信用状剩余金额已无装船的可能时,应于提供报关文件时提示进口单位,并于进口材料放行及"输入许可证"收回后,开立"信用状退汇通知单"连同"输入许可证"送进口事务科办理退汇。
(二)退汇金额较大,但信用状未逾有效期限者,外购部门应向供应厂商索回信用状正本,送进口单位办理退汇。
第三十条索赔
(一)外购部门接到收货异常报告("材料检验报告表"或"公证报告"等)时,应立即填制"索赔记录单"连同索赔资料交索赔经办部门办理。
(二)以船公司或保险公司为索赔对象者,由进口单位办理索赔;以供应厂商为索赔对象时,由外购部门办理索赔。
(三)索赔案件办妥后,"索赔记录单"应依原采购核决权限呈核后归档。
第三十一条退货或退换
(一)外购材料须予退货或退换时,外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
(二)复运出口、进口的有关事务,外购部门应负责办理,其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。
第四节价格及质量的复核
第三十二条价格复核与市场行情资料提供
(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。
(二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目,提供市场行情资料,作为材料存量管理及核决价格的参考。
第三十三条质量复核采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
第三十四条异常处理审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应即填制"采购事务意见反应处理表"(或附报告资料),通知有关部门处理。
*附则
第三十五条本办法呈总经理核准后实施,增设修订亦同。 www.qiQuha.com.com 制度大全
篇2:大酒店采购实施细则
某大酒店采购实施细则
采购部是酒店的一个重要的支出部门,为了保证各部门所需物品的品质和价格的合理性,结合集团总部《招标管理办法》制订采购方式及程序。
本实施细则适用于非招标类物品。
总则
第一条为了搞好酒店采购工作,保证采购到优质廉价的物品,确保经济指标的完成,防止一些不正常事情发生,特制定此细则。
第二条采购部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持、配合权,但一般不得自行采购。
第三条所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
第四条相关人员在采购、收货过程中,必须遵循职业道德;努力提高业务水平,适应市场经济发展要求;讲究文明礼貌;遵守法律、法规;以酒店利益为重,相互监督,相互配合,共同把好"粮草"关。
第一节采购申请
第五条仓库保管员要根据酒店的经营情况,掌握定额指标和日常使用情况,编制年(季、月)的采购计划交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理班子讨论,通过后列入年(季、月)度计划,由酒店财务部具体安排执行。
第六条凡是仓库储备的项目均由其提出采购申请。申请之前须认真检查库存量、消耗量及编制的采购计划,严格按照预算执行。
第七条仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前须查询仓库是否有该项物资,或在仓库多余物资中是否有代用品。
第八条经确认实属必需购买项目,必须由仓库或使用部门按照不同情况提前填写不同类型的申购单,经部门授权主管审批签字后报送采购部。
1.厨房直接正常消耗食品填写"厨房每日市场订单",一式四联报送采购部。
2.厨房直接正常消耗食品以外的采购项目填写"采购申请单",一式五联报采购部。
第九条所有申购单必须用中文(或中英文)填写,并写清楚其规格、型号等条件(或特殊要求)等,以便采购员购买。
第十条所有采购项目的申请要加强计划性,减少盲目性,提前填写,留有余地。
1.国外进口项目需提前二至三个月提出申请。
2.国内加工或订做的项目需视生产周期提前提出申请。
3.国内常用批量项目需在当年度底提出下年度全年或半年申请计划,分批到货。
4.国内市场一般项目需提前两周提出申请。
5.厨房直接正常消耗食品每天下午提出申请,次日上午进货。
6.特殊项目或紧急项目按有关规定处理。
第二节采购项目的择商、确认和报价
第十一条所有"厨房每日市场订单"以外的采购申请单报送到采购部审批后,由采购部经理统一登记后分发给相应采购员,由其具体负责申请单上采购项目的择商、确认和报价。
第十二条"厨房每日市场订单"直接报送采购部经理,由其具体负责落实采购人员报价后,留存第一联,其余三联返送厨房及收货部。
第十三条采购人员收到自己分管的申请单后要归纳、分类整理,对其中有疑问的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通;在确认无误后,按照要求时限寻找至少三家以上供应厂商,进行业务洽谈;经过酒店择优确定报价填入申请单,并填好总金额、供应厂商名称后上报上级审阅。
第十四条"国外采购申请单"由采购部经理负责。通常以发电传、传真的方式向香港或国外供应厂商询价;属国家控制进口的项目在询价的同时,向酒店集团采购配送部汇报。
第十五条供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有,并在报价中注明。
第十六条对于特殊要求的或需要加工订做的项目,申请部门要作详细说明或提供样品;供方按要求提供样品,并经管理班子授权人确认签字后方可进一步洽谈。
第十七条采购部对内要主动与使用部门保持密切联系,树立服务意识,熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常作好市场调查研究,掌握市场行情,积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品;积极主动向管理班子提供市场情况所购物品的策略。
第十八条所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分了解并掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格并提出质疑,采购部在择商报价中必须认真研究对待,使用部门主动与采购部办理协调配合,对于所掌握的供应厂商情况及购货意向通报采购部,以便由其选定质好价廉服务优的供应厂商。
第十九条确属疑难采购项目,采购部和使用部门双方必须及时联系沟通或上报酒店集团采购配送部,研究对策。无力解决的必须及时上报领导,不得拖延误事。
第三节基准单价
第二十条基准单价的确定按集团总部《招标管理办法》进行。
第二十一条基准单价的适用范围:蔬菜、肉类、水果、酒水及其它餐饮材料等。
第二十二条基准单价确定后须报酒店集团采购配送部、审核岗及招标中心备案。
第二十三条基准单价的上浮及下降,均按集团总部《招标管理办法》执行。
第四节审批程序
第二十四条审批程序按集团总部《招标管理办法》执行。
第五节购买
第二十五条所有采购项目依据有效订单,原则上由采购部统一购买,其他部门一般不得自行购买。
第二十六条经审批签字的采购单返回采购部后,由采购部经理统一注册登记后分到采购部有关主管等人。
1.国外进口订单由采购部经理直接负责订购,通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购。同时注明相关单证。
2.国内采购订单由各主管落实到采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。
第二十七条在购买过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。
第二十八条对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动,首先要与供应厂、商认真洽谈有关业务的细节,向财务总监请示汇报;在达成协议后,按财务管理规定签订供需合同,经双方法人代表签字并取得合法公证后方能生效。
第二十九条采购人员在购买中要将采购订单号码、所需部门明确告诉送货到店的供应厂商。
第三十条由于当地市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时,必须按集团总部《招标管理办法》审批后方能购买。
第六节进口货物报关与报验
进口项目入关到货后均需由专职报关、报验员按照有关规定进行报关、报验。
第三十一条进口用品到货后,首先填写关税征免表向海关办理征免审批。然后完整、准确地填制有关单证
,附交合法、齐全、有效的报关单证向海关办理报关手续。交税过关后方能提货。
第三十二条准确地填制报关手续。交税过关后方能提货,检疫合格后方能使用。
第三十三条报关、报验员必须认真学习并切实遵守国家有关进出口政策、法令、海关和检疫的法律、法规、规章,依法履行报关员义务,行使报关员权力。
第三十四条与相关部门的人员搞好关系,做好报关、报验工作。
第七节货物运输
第三十五条所有购买项目必须首先争取供应厂、商送货到店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。
第三十六条采购运输要做到及时、安全、完好、节约且有效率;禁止食品与其它货物混装,保证食品卫生。
第三十七条凡是需要酒店提供运输的采购项目、采购人员外出联系业务或其他业务用车,首先由主办人向各自主管提出用车申请,并详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求。然后由采购部经理根据情况安排运输、用车计划,并填写派车单。
第三十八条司机必须遵守车辆维护保养的各项制度;必须遵守各项交通法规。司机必须持有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出,并在收车后如实地填写好派车单的逐项内容,上报采购部经理。
第三十九条非酒店业务用车必须经过财务总监批准。
第八节货物验收
第四十条无论是采购人员自提项目还是供应厂、商送货项目,货到酒店后,必须首先与收货部联系,说明酒店采购订单号码及部门,由收货部依据采购订单或合同过数检验,合格后分送所需部门。不允许采购人员或供应厂、商直接交与所需部门。不符合采购订单内容的项目一律拒收。
第四十一条验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交与收货部签收。
第四十二条验收合格但未付款的采购项目由收货部开具收货单经交货人签字后,将第五联给交货人作为结算凭证,第一联随同收货日报上交财务部,第二联收货部留存备用,第三联交使用部门。
第四十三条收货部在对购入项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下,要主动请示所需部门的授权人协助,有关部门和人员积极帮助解决。
第四十四条在验收中,收货部或所需部门均有权提出退货要求。经确认,实属不符合要求的项目,由采购部负责退货事宜。
第四十五条购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对争议不决的有关事宜,其双方进行协调解决。如仍存分歧,由酒店管理班子授权人裁决。
第九节结算工作
所有采购项目的结算均由采购人员凭该采购订单到财务部取得付款凭证后进行。
第四十六条国外进口采购项目凭采购订单、发货票、收货单证由财务部办理付款事宜。
第四十七条国内本市采购项目金额在五百元以上的,由采购部人员凭采购申请单、相应的收货记录及发票到财务应付款处办理付款手续。五百元以下的,按第一章第十五条1.4款处理。
第四十八条供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写"支票申请单"附该项采购订单、预付款协议书报采购部经理、财务总监、总经理及酒店集团审批签字后,由采购人员凭采购订单领取转帐支票后付款。付款后采购人员要及时将发货票收货记录、支票存根一并登记后交与递交财务部。
第十节特殊采购项目
第四十九条一些技术性较强,或有特殊要求的采购项目,采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买,并与之共同承担责任。有关部门对此要予以协助。
第五十条所有紧急采购项目均由所需部门依照有关规程自行办理手续。采购部要急人所急,以最快速度择商报价,一经收到所需部门已经形成的有效订单取得结算手续后,必须千方百计采取紧急购买措施,保证供应。采购部人力不足的情况下,可以授权有关人员代购,并与之共同承担责任。
第五十一条对采购部、收货部正常工作时间以外的需求项目,尽可能提前申购。若确有个别紧急需求,须经有关授权人批准后,由所需部门自行购买,在有关授权人监督下收货,于次日及时补办申请、审批、收货手续。
第五十二条酒店集团当局决定的特殊专项专人采购项目不受此规程限制。
第十一节采购业务管理
第五十三条为了搞好酒店的采购工作,保证优质廉价适时的供应,采购部全体人员必须认真履行各自的职责规范。搞好店内店外的业务合作关系,树立良好的企业及个人形象,廉洁自律。
第五十四条采购人员在招标采购过程中必须依法办事,提高业务技能,不断降低采购成本,按时完成本职工作,讲求实效。
第五十五条采购部经理主要负责收集、分析、研究市场信息;按财务规定制定采购原则。
第五十六条采购计划;控制采购成本及采购费用;认真审定各类采购申请单的报价及推荐的供应商,提出主导意见上报,督促、检查各类采购项目的执行情况;加强与酒店各部门及供应商之间的沟通与协调。
第五十七条采购人员按酒店采购项目的分类进行分工负责,采购部经理负责进口物资的订购,不负责具体项目的采购,对于一些技术较强,或有特殊要求的采购项目,采购部可要求有关部门共同招标购买,并共同承担此责任。
第五十八条供应商的客史档案、业务信息资料归酒店所有,归类存放,未经批准不得私留、借阅。
第十二节奖惩规定
第五十九条按集团总部《招标管理办法》执行。
救助站制度
篇3:工程物资采购工作细则
第一章?总则
一、目的
(一)为加强华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程设备(材料)的管理,规范本期工程建设各参建单位相关物资方面的管理职责、订货依据、订货程序、工作流程,做到有章可循,有法可依,特制定本细则。
(二)主要从物资采购、检验验收、出入库、现场管理等几个环节进行加强物资管理,保证设备材料质量及数量达到技术协议要求。确保设备(材料)的质量符合国家和行业规定的要求。
(三)加强备品备件、工器具、专用工具的管理,使之管理有序、规范。
二、适用范围
本标准适用于华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程建设期内所有设备、材料、备品备件、专用工具的采购、接收、搬运、验收、保管、保养入库、出库等的全过程控制。也适用于施工承包商采购的重要大宗材料采购管理。
三、编制依据
本管理办法主要依据《华电集团火电工程招标管理实施细则》、《华电国际电力股份有限公司工程招标管理办法》
四、释义
(一)建设单位是指:华电青岛发电有限公司。
(二)物资组是指:建设单位三期办物资组。
(三)重要大宗材料是指:施工承包商负责采购的钢材、水泥、保温材料、电缆电线、阻燃材料、阀门和门窗等材料。
(四)设备技术规范书是指:设备的使用条件、技术要求、设备参数、性能、试验、监造验收、供货范围和技术服务等内容的技术规范性文件。
(五)采购是指通过招投标,签订合同和技术协议,以约定购买所需物资的行为。
(六)设备材料检验验收管理指通过明确设备材料检验验收相关各方的职责,规范设备材料检验验收流程,采取必要的检验验收手段,保证工程使用的设备材料符合工程设计和规划的技术质量要求的管理过程。
(七)入库是指设备(材料)验收后依据协议、发票和验收单办理入库单的过程。
(八)出库是指仓库将设备材料发给领用单位的过程。
(九)物资现场管理指对设备(材料)出库后安装前的保管、保养的过程。
五、一般职责
(一)三期办技经组负责单项或总价在50万元以上的甲供物资(设备、材料)的招标采购组织工作,技术组、物资组等相关部门依据相应职能配合技经组做好甲供物资(设备、材料)招标采购工作。
(二)三期办物资组是基建工程阶段甲供物资(设备、材料)的管理部门,负责对物资公司监督检查管理工作,负责甲供物资(设备、材料)催交、催运工作,负责甲供物资(设备、材料)及零星采购需用计划的归类、汇总工作,并及时将汇总结果上报技术主任。对甲供物资(设备、材料)招标采购工作有参与权,对甲供物资(设备、材料)及零星采购的供应商有推荐权。
(三)物资公司:负责部分甲供物资、常规物资、备品、备件等的入库、出库及保管管理工作;参加物资开箱验收,负责自有仓储设施、入库物资的保管、标识、库存物资清点、盘查、废弃物资的分类处置等工作的管理。
(四)设计单位(含设计监理)依据相应职能配合做好甲供物资(设备、材料)招标工作。
(五)施工承包商:协助工程所需物资的选样、封样、报批工作;负责收集、平衡物资需用计划、申请计划,编制采购计划,报设备物资组组审定、备案;协助物资检验试验工作,按标准对进场物资进行验证,配合不合格物资处置;负责现场仓储设施、入库物资的保管、标识、库存物资清点、盘查、废弃物资的分类处置等工作的管理。施工承包商自行采购的材料应依据本办法(施工承包商采购合同)条款履行报审手续。
(六)监理单位:负责甲供物资、备品备件、专用工具的采购、接收、领用、搬运、验收、保管、保养、入库、出库、考核等全过程监督管理。会同建设单位共同管理电厂建设中的甲供材料;协助建设单位对供应商进行挑选审查,制定供应商名录;督促施工承包商编报甲供材料进场计划、采购计划,并进行审核;组织相关方对甲供材料验收、移交,监督甲供材的入库、保管、领用情况,使甲供材在可控范围内;按计划对进场物资进行验证,监督不合格物资清退;负责甲供材料、成品、半成品的加工和使用过程中的质量监督、验收把关和纠正、整改、考核工作。
监理单位依据相应职能参加设备招标(如果需要的话)、设备材料到货验收、设备缺陷认定、对施工承包商采购材料进行把关审核和评标,对施工承包商提出的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批表》进行审核。
(七)三期办技术组:负责审查物资采购过程中的技术规范,签订技术协议,确保物资的规范、规格等参数符合要求。对供应商进行挑选审查,制定供应商名录;会同监理审核甲供材料进场计划、采购计划;参与甲供材的验收、入库、保管、领用工作。
(八)档案中心:协助监理单位收集、分发及归档相关单位送来设备资料(三证一书等)。
(九)生产专业:协助物资组、技术组、物资公司、施工、监理单位等做好物资开箱验收工作,以及部分备品备件、专用工具的领用、保管管理工作。
第二章?物资采购管理
一、大宗招标(单项或总价超过50万元的设备、甲供材等)
(一)按照《华电青岛发电有限公司招投标管理办法》进行招标,由技经组负责招标及签订合同。
(二)技术组负责审查技术规范书,参与招标及审核、签订技术协议书。
二、总价少于50万元甲供物资(设备、材料)的采购分工原则
(一)技术组负责单项货值50万元以下的设备和装置性材料的采购工作,并由技经组签订合同。
(二)施工承包商负责《甲供物资(设备、材料)采购分工表》(附录A)规定的由施工承包商采购的装置性材料的订货。如设备、材料出现分工界限不清、产生分歧时,应依据各标段建筑安装工程施工合同并结合附录A的分工原则,由监理单位负责界定。
(三)不随设备成套的阀门、管件:即系统管道上的阀门(进口除外)、管件、支吊架等,均属零星采购,由建设单位工程技术负责组织订货。
(四)凡是由建设单位提供资金的甲供物资(设备、材料),产权均属建设单位所有,未经建设单位批准,任何人不得运出施工现场。
(五)安装调试期间的备品配件和专用工具收货、保管及领用出库,由物资公司按《物资现场管理规定》相关条款执行。
三、采购计划和依据
(一)由建设单位和施工承包商根据各自采购范围,并根据工程总体安排和施工二级网络计划、设备制造/生产周期的长短以及进口/国产设备情况,确定各类设备订货的时间顺序,采用分阶段、分批次订货的方式进行,避免发生错订、重订、漏订现象,减少资金的积压。
(二)大宗招标根据订货条件和工程进度由技经组组织分批次招标采购。
(三)施工承包商采购材料依据各标段建筑安装工程施工合同结合设计单位正式出版的设备材料清册及施工图自行采购。
四、采购原则
(一)本工程物资的订货,必须把产品质量放在第一位,并满足设备的安全经济运行要求,杜绝劣质产品进入本工程。
(二)采购物资应满足国家现行法规的安全、健康、环保要求,不得采购超标或淘汰产品。对环保有特殊要求的产品,投标商还应提供该产品有效的生产许可证、试验报告和质量保证期等资质条件。
(三)大宗物资(单项或总价超过50万元的设备、甲供材等)采购应通过招标方式,本着公平、公正、公开和诚实守信的原则进行。
(四)单项合同或合同总价值在50万元以下的甲供物资(设备、材料),可以通过询价议标方式分批采购。
(五)招标设备原则上应尽可能一次招标。当一次招标不能满足设计单位对设备资料要求或现场安装进度要求时,可分批采购,在技术条件相同情况下尽可能按原单价续签合同。
(六)招、议标过程中,严格进行技术、经济、售后服务等方面的比较,做到货比三家,择优定厂。
五、采购程序
(一)建设单位采购程序
1、设计单位负责编制设备技术规范书并根据审核意见完成修改;设计监理单位负责检查评审意见的落实情况;技术组复核设计单位出版的设备技术规范书。
2、设备技术规范书的评审可采用会议评审或传真、电话、电子邮件方式进行。主设备、主要辅机设备以及建设单位认为有必要的设备需采用会议评审;其它设备采用传真、电话、电子邮件方式进行评审。会议评审由建设单位领导或技术负责人主持,设计单位、设计监理单位参加,并邀请部分专家参加。
3、技术组提出的采购依据(经审查后的技术规范书),根据工程进度提出甲供物资(设备、材料)采购分批招标计划,报建设单位主管领导审批。
4、对推荐入围的制造厂商做到公平、公正。由设计单位、技术组相关专业组负责收集整理供货商的现有质量管理体系、资源配置(机加工设备和技术工人)、设备性能、特点、销售业绩、销后服务和供货能力评价,一般需推荐3家或以上有业绩的供货商,由技术相关专业组负责汇总各方意见,并填写《推荐招标供货商审批单》《推荐甲供物资(设备、材料)招标明细表》(见表1、表2)提出初选方案后,报三期办相关主任审核,报建设单位相关领导审批。
5、按照《华电青岛发电有限公司三期招投标管理办法》开展招标工作。
6、凡属建设单位三期采购的甲供物资(设备、材料)(包括随设备供货的材料),如施工承包商发现漏订,需补订时,由技术组办理采购。如委托施工承包商采购时,在征得建设单位主管领导同意后,技术组办理委托申请(见表3、表4)后交由施工承包商采购。
(二)施工承包商采购程序
1、为保证施工承包商负责采购的重要大宗材料质量,必须由工程技术主任及各专业组和监理单位参与招标。
2、对于国产中、低压阀门、补偿器、设备油漆、阻燃材料与建筑配套的各类门、窗等重要的大宗材料的订货,由施工承包商按建设单位规定负责组织招标,填写《设备、材料采购申请会签单》和《设备、材料采购申请明细表》(见表5、表6),并向建设单位推荐3家或以上供货商,并填写《推荐供货厂家采购申请报审单》《推荐供货厂家采购明细表》(见表7、表8),经工程技术主任及各专业组、监理单位审定入围供货商后才能招标。必要时,由建设单位组织有关部门参与施工承包商招评标工作,并对中标单位予以确认。确定中标供货商后,由施工承包商负责签订合同并向建设单位技经组提供合同副本1份,以备查。
3、对于建筑水泥、钢材的订货,由施工承包商填写《主要工程材料/构(配)件供货商资质报审表》(见表9),报土建监理工程师审批后进行招标采购。建筑装修材料(如石材、油漆和涂料),应尽量采用环保型产品,其报审手续按2.2条款办理。
4、除上述指明的大宗材料外,其它由施工承包商采购的材料,如果按建设单位规定负责组织招标和监理单位认为有必要时,亦按2.2-2.3程序办理。
(三)单项合同或合同总价值在50万元以下的甲供物资(设备、材料)及零星设备采购程序
1、施工承包商根据现场施工进度的实际需要,填写《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》(见表10、表11),递交监理单位审核无异议并签字,监理单位审核后递交工程技术相关专业组。
2、工程技术相关专业组接到《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》后,依据相关的技术资料进行核对无异议后签字,并递交三期办相关主任审核后签字。
3、审核后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术相关专业组人员报送技经主任审批后签字。
4、审批后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术主任或相关专业组人员报送基建主管副总经理、总经理批准后签字。
5、批准后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批表单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术相关专业组人员递交物资组,并填写《交接表》(见表12),由物资组统计人员统计、归类、汇总(见表13),汇总后报送工程技术主任,由工程技术主任组织实施。
6、采购实施过程中,物资组在非紧急情况下应按"询价采购"和"零星设备采购"两种方式采购。
6.1询价采购:单项货值在10万元以上~50万元以下,,且未经过招标的设备。
6.2由物资组向三家或以上供货厂商发送《工程(设备、材料)询价表》(见表14),供货厂家最好是实地考察过的并依据承包商(供应商)的资质、资信程度按照ISO9001的标准进行审查。内容包括:营业执照、资质证书、安全资格证书、特种作业人员操作证书、税务登记证、生产许可证、代理证、授权书、质量认证书、企业简介、以往业绩等,并承担相应的审查责任,做到货比三家,择优定厂。
6.3供货商在接到《工程(设备、材料)询价表》三日内,将该表填报后及时反馈(传真的方式)。
6.4物资组根据各供货商发送的《工程(设备、材料)询价表》进行统计、汇总后,由物资组递交工程技术主任,并填报《推荐询价采购审批单》《推荐询价采购明细表》(见表15、表16),审批后确定供应商,由技经组签订供货合同。
6.5零星设备采购单项货值在10万元以下,由工程技术相关专业组专工填报《零星设备采购申请审批单》《零星设备采购明细表》(见表17、表18),批准后按询价方式采购。
6.6工程急需的零星设备,可采用"一事一办,急事特办"的原则,优先办理会签审批手续,由工程技术相关专业组专工填写《工程急需零星设备采购审批单》《工程急需零星设备采购明细表》(见表19、表20)单项货值在10万元以下的,由建设单位主管基建副总经理批准。单项货值在10万元以上的,由建设单位总经理批准。由技经组签订合同。但供应商应尽量在已询价的供应商范围内选择(除质量相近、价格低外),直接询价采购。
7、供货合同签订后,由物资组负责催交、催运工作。
8、到货接卸和开箱验收工作,由物资组组织并依据《设备开箱验收管理办法》执行。
9、开箱验收合格的甲供物资(设备、材料),物资公司保管员负责办理入库手续,直接抵达施工现场的甲供物资(设备、材料)由施工承包商负责接卸,开箱验收工作按3.8条款执行,此时开箱验收合格的甲供物资(设备、材料)均视为出库,物资公司保管员负责办理出库手续。
10、开箱验收不合格的甲供物资(设备、材料),由物资组依据所签订的采购合同条款负责办理。
11、备品备件、专用工具由建设单位物资公司直接入库。
12、货款结算工作,由物资组依据《华电青岛发电有限公司物资结算管理办法流程》办理货款结算手续。
13、技经组签订的文本采购合同依据《华电青岛发电有限公司合同管理办法》,由技经组负责保管,以待备查。
第三章附则
一、本办法自颁布实施之后,如与国家、本省、集团公司新的法律、法规、规章和规范文件有抵触,按新规定执行。
二、本办法由华电青岛发电有限公司三期办负责解释。