河星房地产采购控制程序
1.0目的:通过对采购的控制和管理,确保供方和供方提供的产品和服务符合公司的要求。
2.0适用范围:公司业务涉及所有外包过程的相关供方选择与业务控制管理。
2.1规划设计部主办业务:勘察、设计、地质灾害评估、地质安全性评估、设计监理、设计审查;
2.2项目部主办业务:施工监理、总承包、专业承包、桩基检测、沉降观测(含基坑支护);
2.3材料部主办业务:材料、设备(包括甲供、认质认价)、家具、电器;
2.4项目事务部主办业务:环境测评、环境监理、水土保持方案编写、水土保持监测;
2.5营销策划部主办业务:项目策划、楼盘销售代理、广告、宣传、展位设计制作、销售模型、礼仪、饰品、赠品;
2.6总经理办公室主办业务:办公设备、设施、赠品;
2.7成本管理部主办业务:工程造价咨询;
2.8审计部主办业务:工程造价咨询委托二次审核;
2.9招投标管理中心主办业务:招标代理;
2.10其他各类需要选择与控制业务。
3.0术语和定义
3.1引用与GB/T19001:2000idtIS09001:2000《质量管理体系要求》'7.4采购'。
3.2招标:指招标人以招标公告或邀请不特定的法人或者其他组织投标的活动。大型基础设施、公共事业等关系社会公众利益、公众安全的项目必须进行招标。
3.3采购:指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买租和雇佣等。
3.4不签定合同事项:针对特定的合作事项,属于临时、随机采购行为。
4.0职责
4.1董事长批准招标中标单位
4.2董事长助理负责审查采购过程和结果
4.3总经理负责批准投标单位、参与定标、批准议标业务中标单位、签署合同文件。
4.4招投标管理中心主管领导负责统筹管理招标业务
4.5材料部主管领导负责统筹管理认质认价业务、批准材料设备的要求、批准材料样板、品牌范围。
4.6技术经济委员会/总工程师组织重大、技术含量高、有争议性的采购业务需求技术经济、供方技术标书的评审,批准招标文件(营销类除外)、参与定标。
4.7业务主办部门主管领导批准业务需求、批准直接委托业务的供方、参与定标。
4.8成本管理部领导主持定标会议
4.9规划设计部或项目部领导负责批准招标用图纸文件
4.10营销策划部主管领导负责批准营销类招标文件、参与定标
4.11招投标管理中心
A.组织采购合同签定前的管理工作及供方评审工作
B.负责提出招标管理时涉及各职能部门的要求
C.组织招标文件的编制、发标、答疑、收标、评标、投标定价的比较和分析、谈判、定标
D.组织对投标单位的考察并审核、推荐投标单位
E.负责组织合同的签定工作,::并向公司相关部门发放合同
F.协助各业务部门在合同执行过程中有关合同条款争议的解释及处理
G.负责供方信息库的建立和组织供方评价工作
4.12业务主办部门
A.配合采购招标过程的管理工作
B.负责委托或议标采购业务合同签定工作
C.负责提出采购需求,包括供方选择要求、技术要求(包括施工方案要求)、招标范围的划分等
D.负责一般供方技术标书的审查,参与对供方的考察
E.参与招标文件审查
F.参与招标过程谈判
G.负责合同执行的控制管理
H.负责对业务内的供方评价
4.13相关业务部门
参与投标单位考察、评审、开评标、谈判、定标推荐及合同审查工作。下列部门除履行4.12外,还要履行以下职责:
4.13.1成本管理部:负责工程清单编制、根据需要编制工程成本标底,进行报价分析,负责合同经济纠纷的解决及工程结算管理。其中估算金额大于1000万元的工程必须编制标底;小于1000万元的工程原则上不编制标底,确有需要的,经成本管理部主管领导同意后编制标底。
4.13.2材料部:
A.负责提出招标业务材料设备控制要求
B.负责认质认价(含认综合价)招标全过程管理
C.负责其主办业务采购的材料、设备验收
D.协助项目部对乙供及合同包定材料、设备验收
4.13.3规划设计部:
A.负责提供经评审的所负责专项设计的招标图纸及材料样板
B.负责解决招标过程中设计技术文件的缺陷。
4.13.4项目部:
A.负责提供经评审的所负责专项设计的招标图纸及材料样板
B.负责解决招标过程中设计技术文件的缺陷
4.13.5审计部:监督招标过程及审核定标结果。
5.0工作程序
5.1直接委托供方选择与管理
在
以下范围内的项目,由业务主办部门直接组织供方报价,由业务主办部门负责合同拟订及审批,经业务主办部门主管领导批准可直接委托供方,并将合同报招投标管理中心备案。在直接委托过程中,如金额超出范围,应由总经理进行批准。
A.费用预计在3万元(含)以下的勘察、设计、监理等项目
B.估计工程造价在5万元(含)以下的工程施工项目
C.预计3万元(含)以下的项目材料、设备、家具、电器、饰品、赠品及办公设备设施等采购项目
D.一次性费用预计3万元(含)以下的项目策划、楼盘销售代理、礼仪广告服务、设计制作、公关礼仪等营销、策划、推广项目及工程造价咨询等中介业务项目
5.2议标业务供方选择与管理
在以下范围内的项目由业务主办部门组织供方报价,选择不少与三家供方以议标的形式,按"货比三家"的原则组织谈判。招投标管理中心参加谈判确定中标单位,谈判定标结果报总经理批准。成本管理部参加以下"B"项的谈判。业务主办部门负责拟订合同及审批,报招投标管理中心备案。在议标过程中,如金额超出范围,应由董事长进行批准。
A.预计费用在3~10万元(含)的勘察、设计、监理等项目
B.预计工程造价在5~20万元(含)的工程施工项目
C.预计采购金额在3~20万元(含)的材料、设备、家具、电器、饰品、赠品及办公设备设施等采购项目
D.预计一次性费用在3~10万元(含)以下的项目策划、楼盘销售代理、广告服务、设计制作、公关礼仪等营销、策划、推广项目及工程造价咨询等中介业务项目。
5.3报纸、广播电台、电视广告等不适宜公开招标的广告业务或专营不能招标的其他项目可直接委托或议标,由业务主办部门组织相关部门通过谈判确定,并负责拟订合同及审批,按审批程序报总经理、董事长批准。
5.4对于按规定应招标但因特殊情况或特别原因不进行招标的项目,由业务主办部门提出书面申请报主管领导、招投标管理中心主管领导、总经理、董事长批准,可采取议标或直接委托方式,但在开展业务工作之前应先谈定取费或结算办法。涉及政府单位/部门引起的合同协议除主管领导/董事长审核批准外,不执行文件传签要求。
5.5除上述5.1-5.4以外的所有采购业务,均需按5.7条的规定执行。
5.6直接委托业务及议标采购业务,涉及合同管理及供方评价按照5.7条执行。
5.7招标供方选择与管理
5.7.1招标项目应选取不少与三家单位参加竞标,并根据项目金额大小增加竞标单位数量。5.7.2招标采购计划按照《计划控制程序》的规定执行。
5.7.2在招标采购计划经审批后,招投标管理中心接业务主办部门提交《供方选择要求》后,组织相关部门对供方进行选择和确定,具体实施见《投标单位作业指引》。
5.7.3招标文件的编制及审批
招投表管理中心在接到业务主办部门的《采购要求》及材料部提供的材料设备要求(包括《材料、设备认质认价清单》、《甲供材料、设备清单》《材料设备、设备品牌要求》),在规定的时间内编制招标文件(包括投标报价书、投标报价要求、招标范围、工程量清单、材料设备控制要求、主要合同条款等)具体按《招标文件编制作业指引》执行。
5.7.4招标实施过程的控制
招标实施过程包括发标、答疑、收标、开标、评标、谈判、定标、签发《中标通知书》,具体控制过程按照《招标实施过程作业指引》、《评标、定标委员会管理作业指引》执行。
5.7.5合同签定、审批、执行控制
招标过程完成,由招投标管理中心负责合同的拟订和传签,具体操作程序按《合同管理作业指引》执行。
5.7.6供方评价
项目验收后3个月内,由招投标管理中心组织业务主管部门及相关业务。部门对供方实施评价,具体操作程序按《供方评价作业指引》的规定执行。
5.8材料部主办的认质认价采购业务管理,参照本文件管理思路,编制《认质认价作业指引》,并按照《认质认价作业指引》执行。
5.9采购过程涉及的材料、设备验收,按《材料设备验收作业指引》执行。
6.0支持文件
6.1《计划控制程序》QP-10
6.2《投标单位确定作业指引》WI-1901
6.3《招标文件编制作业指引》WI-1902
6.4《招标实施过程作业指引》WI-1903
6.5《评标、、定标委员会管理作业指引》WI-1904
6.6《合同管理作业指引》WI-1905
6.7《供方评价作业指引
》WI-1906
6.8《认质认价作业指引》WI-1907
6.9《材料设备验收作业指引》WI-1908
7.0记录
7.1《供方选择要求》
7.2《采购要求》
7.3《材料、设备认质认价清单》
7.4《甲供设备、材料清单》
7.5《材料设备品牌要求》
7.6《中标通知书》 www.qiQuha.com.com 制度大全
篇2:QMS质量手册采购控制程序
QMS质量手册:采购控制程序
1.目的
对采购过程及供方进行控制,确保所采购与外包加工的产品符合规定要求。
2.适用范围
适用于对安装所需的关键元器件及原材料采购、生产安装外包加工及供方提供服务的控制;对供方进行选择、评价和控制。
3.职责
3.1技术生产部
A.负责按公司的要求组织对供方进行评价,选择与管理,编制《合格供方名录》,并对供方的供货业绩定期进行评价,填写《供方评定记录表》,建立供方档案;
B.负责制定采购计划,执行采购作业;
3.2技术生产部负责编制采购物资技术要求及《采购物资分类明细表》。
3.3副经理批准《供方评定记录表》;
3.4技术生产部负责按要求对外包协作方进行评估和考核;
3.5副经理批准《采购计划》及《合格供方名录》。
4.程序
4.1物资分类
技术生产部负责制定采购物资技术要求,根据其对随后的产品实现及最终产品的影响,决定对供方及采购产品控制的类型和程序。
4.2对供方的评价
4.2.1技术生产部根据采购物资技术要求和安装需要,通过对物资技术要求和安装需要及物资的质量、价格、供货期等进行比较,选择合格的供方,填写《供方评定记录表》。对同类物资,应同时选择几家合格的供方。技术生产部负责建立并保存合格供方的质量记录。
4.2.2对合作供方,应要求提供充分的质量证明文件,适当时包括以下内容,以证实其质量保证能力:
A.供方产品质量状况或来自有关方面的信息(如供方其他用户对其产品质量的反馈);
B.供方质量管理体系对按要求如期提供稳定质量产品的保证能力,供方顾客满意程序;
4.2.3对新合作供方如有必要,可以经过样品验证和小批量试用合格,各相关部门提供评价意见,副经理批准,列入《合格供方名录》。
4.2.4对于批量供应辅助物资的供方,也应提供质量证明文件,技术生产部在进货时对其进行验证,并保存验证记录,合格者由副经理批准后,即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资,其进货验证记录即为对此供方的评价。
4.2.5供方产品如出现严重质量问题,技术生产部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》,如两次发出处理单而质量没有明显改进的,应取消其供货资格。
4.2.6技术生产部每年对合格供方进行一次跟踪复评,填写《供方业绩评定表》,评定不合格的,应取消其合格供方资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其供应物资的进货验证。连续第二次评分仍不及格,应取消其供货资格。
4.2.8对外包加工的供方控制,也应执行上述条款规定。本公司生产安装由外包方加工的,技术生产部应有书面的评定记录与结果,必要时到供方现场对其产品实现过程及相关的监视和测量进行检查。
4.2.9对服务供方的控制
为公司提供服务的供方,如运输公司、检测、培训机构等,也应经评价合格后方可向公司提供服务。对国家授权的计量试验室,可不再做服务质量评价。
4.3采购
4.3.1采购计划
技术生产部根据市场部提供的顾客要求、技术资料及库存情况编制《采购计划》,报副经理批准,交技术生产部实施。
4.3.2采购的实施
A.技术生产部根据批准的《采购计划》,按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方进行采购;
B.第一次向合格供方采购重要和一般物资时,应签定《采购合同》,以后每次采购可以发《采购单》明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等;
C.技术生产部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方;
D.采购前由采购人员核实提供给供方技术要求是否有效。
4.4采购信息
4.4.1采购信息应表述拟采购的产品:
A.对产品型号、规格及质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件);
B.对产品的验收要求;
C.其他要求,如价格、数量、交付等。
4.4.2若有必要,适当时还应要求供方提供以下资料:
A.产品的批准要求:采购产品的验收依据、准则或标准;
B.程序的批准要求:涉及采购双方应遵守的程序或协议;
C.过程的批准要求:采购的产品的实现过程确认的有关要求;
D.设备的批准要求:用于制造所采购产品的特定设备能力的要求,如维护保养规定等;
E.供方人员的资格要求:如对安装、检测人员的要求;
F.供方与采购产品有关的质量管理体系要求:如要求供方通过质量管理体系认证或第二方审核。
4.4.3在将上述要求向供方进行沟通或说明前,应由技术生产部门负责人对其要求是否适当进行审批,以确保有关的采购要求是适宜的(即适合组织的产品需要)和充分的(即所提出的采购要求是全面的)。
4.4.4本公司表述采购信息的文件包括:《供方评定记录表》、《合格供方名录》、《采购计划》、《采购单》、《采购合同》及附件,外包加工合同及外包方的《供方评定记录表》、《合格供方名录》由技术生产部保管。
4.5采购产品的验证
组织应确定并实施检验或其它必要的活动,以确保采购的产品满足规定的采购要求。
4.5.1对采购的产品可以采用如下几种验证方式:
A.由技术生产部进行进货验证;
B.由顾客在本公司现场实施验证;
C.由本公司在安装现场实施验证;
D.由顾客在现场实施验证。
4.5.2验证活动可包括:检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。
4.5.3对本公司通过3C认证产品的关键元器件,在每批进行验证的基础之上,每季度还需进行确认检验,确认检验的项目应包括关键元器件相应标准的全部内容。
4.5.4顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任,也不能排除其后顾客拒收的可能。
4.6、各部门内部采购及对外协方选择遵循本程序执行。
5.相关文件
5.1《改进控制程序》8.5
5.2《监视与测量控制程序》8.2.3
6.记录
6.1《供
方评定记录表》
6.2《合格供方名录》
6.3《供方业绩评定表》
6.4《纠正和预防措施处理单》
6.5《采购计划》
6.6《采购单》
6.7《采购合同》
篇3:某公司采购控制程序
公司采购控制程序(6)
1.目的
为使所采购的物资、零件的品质均能符合规定要求,并且按时保质保量的提供生产使用。
2.适用范围
适用于本公司采购的原材料、外购件、外协件质量控制。
3.定义
外购件、外协件:本公司不具备生产技术能力需向外采购加工的零部件。
4.职责
4.1供应科是采购控制程序的归口管理部门,负责物资采购计划的编制,采购合同的签定和实施采购。
4.2技术科负责提供采购物资的技术文件和资料。
4.3检查科负责采购物资检验规程的编制和质量验收工作。
4.4供应部负责外购物资的收发、保管、贮存、标识和维护。
4.5总经理负责采购计划的审批。
5.工作程序
5.1采购计划的编制
5.1.1供应部根据生产计划表、仓库储存量情况及各部门的物资采购申请单编制《月采购计划》,经部长审核后,交总经理批准,方可执行采购。外协件由生产安全部也按上述原则办理。
5.1.2采购必须从合格分承包方中采购;对未列入采购计划的临时采购、紧急采购又不在合格分承包方处采购,由供应科计划员提出书面申请,主管确认后,总经理批准,再进行采购。
5.1.3采购资料可包括图纸、技术协议适用的产品规范和材料规范,可能涉及的关于产品安全性能的责任和要求;质量协议包括质保书/自检报告要求、检验指导书、质量保证要求和责任等;采购合同包括采购、包装和交付要求等及其它可能需要的文件,采购资料需明确易被分承包方理解并为有效文件,还须包含顾客的全部要求,必要时可超出顾客要求。
5.1.4如果顾客提供经批准的分承包方名单,则须按《分承包方选择和
评价控制程序》进行评价,如合格则列入合格分承包方名单中,同时采购时须到顾客提供名单中合格分承包方处采购,如需从其它分承包方处采购时,须经顾客产品工程部门批准并列入名单经评价合格后方可选用。采用顾客选定的分承包方不能免除本公司确保分承包方质量责任。
5.1.5供应科在采购材料时,对有毒、危险物品或国家限用的物品必须向分承包方索取该物料的准生产相关许可证书。
5.1.6关于质量协议方面,技术质监部须与分承包方就检验方法、检验设备、检验流程以及对分承包方处的最终检验方式和范围和在本公司处进货检验方式和范围等规定与分承包方进行协商签订质量协议。
5.1.7在采购合同中供应科应明确要求分承包方必须100%准时按质交货,如分承包方未按期交货,供应科须要求该分承包方立即制定纠正和预防措施并作记录,如长期未改善则取消配套资格,为保证分承包方能按时交货,各相关
部门须及时提供采购资料,并由供应科监督分承包方生产进度,由于分承包方生产进度延期,为赶交货期,分承包方或公司交付的附加运费和超额运费须在《分承包方供货情况统计表》中记录。
5.2采购文件的审批
5.2.1采购计划批准后,由供应科与合格分承包方签订《采购合同》,交货时间表或合同的内容符合采购计划要求。
5.2.2采购订单或合同的签订由供应科主管按已批准的采购计划签发。
5.2.3对于与采购相关需提供的技术文件,在确定分承包方后,由技术科按《技术文件和资料控制程序》相关规定发放。
5.2.4对《采购计划》和采购文件在实施前未经授权人审批,不得进行采购。
5.3采购物资的验证
5.3.1要求合格分承包方按订单或合同规定的具体时间、数量送至指定地点,并附有产品的自检报告或质量证明书、送货单、发票,不符则拒收。
5.3.2仓库保管员检验分承包方提交的文件,齐全后,将货物放待检区,或挂上"待检"标识在分承包方的送货单上盖暂收章送计划员处填写《入库验收单》连同产品自检报告书交与检查科。
5.3.3检验员接到《入库验收单》后,按《进货检验和试验规程》进行检验,并验证分承包方提供的自检报告。
5.3.4检验合格后检验员在《入库验收单》的检验员处盖章,然后交供应科保管员。
5.3.5若进货物资合格,仓管员负责入库登帐,若不合格,按《不合格品控制程序》规定执行。
5.3.6公司需在分承包方处对采购物资进行检验,须在采购合同中规定,并在质量协议中注明验证的安排以及予以放行的方式。
5.3.7合同规定时,顾客或其代表有权要求在分承包方或本公司处对分承包方产品进行验证,由供应科作好具体安排。本公司不可把该验证用作分承包方对质量进行有效控制的依据,顾客的验证不能免除本公司应提供可接收产品的责任,也不能排除其后顾客的拒收。
5.4对分承包方的业绩每季度由检查科进行一次统计,其内容包括进货检验结果及生产中发现的废品,交付的数量和日期,有无索赔处罚记录等并填写《分承包方供货情况统计表》,每年由技术质监部根据对分承包方一年来的质量情况(实物质量/质量能力)、价格、服务(供货情况、售后服务)交付时间等方面按《分承包方选择和评价控制程序》规定组织相关人员进行评价,以确保分承包方索赔率下降和最终产品质量稳定。
6.相关文件
QR/HD06.02-01《月采购计划》
QR/HD06.02-02《采购合同》