酒店采购工作细则

酒店采购工作内容

*采购方案制定

采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求,同时避免过量采购带来的压库风险,且价格要符合市场行情,达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面:

1、数量:申购数量由使用部门提报(建议订货量,以及申报理由),仓库校核(考虑合理库存量和实际库存量),采购部门依据上述条件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下,压低控制库存量,减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资,可适当增大安全库存。

2、质量和价格:须采取供应商实物封样或者照片封样的方式保证验货标准的统一,质量必须经使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算,采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式,坚持同等质量比价格。

3、进货地点:按照在比价的前提下就近购买的原则,确保供货及时性。

4、供应时间:以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据,在供应商协议上明确约定供应时间,以防缺货影响经营管理。

5、供应商:建立可靠稳定信誉好的供应商档案,确保拥有"1+2+n"的供应商资源,以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应,除非特别采购请示,日常采购应由合格供应商供应。

*采购计划制定

采购计划包含计划内申购(月度采购计划)和计划外申购(采购申请单)。

1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施,必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求,到货时间须满足采购周期的一般要求。

2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失,按照所负责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购,其损失由库房负责;对于日常消耗估测严重不准造成的超额或短缺,其损失由使用部门负责;对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。

*申购

申购的分类:计划内申购和计划外申购

1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。

2、计划外申购是指确属日常需要,但是在计划中没有涵盖,临时提出的采购,各部门填写《采购申请单》(见附件一:《采购申请单》)经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。

*采购实施

1、对于大宗物资(指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资)采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。

2、采购部根据分工,按照审批后的采购计划或者采购申请单,向供应商发出供货通知,并过程督进,保证及时性。

3、定价小组根据所提供的供应商资料,经多轮报价,多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商。

4、鲜活食品每15天进行一次定价,每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研,提供书面价格资料,经过报价-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。

5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则,询价阶段要有使用部门人员共同参加,定价小组经多轮比价、议价后定价,最终选定的物品和价格要经使用部门确认。

6、对于新品种除按正常的采购申报外,还须提供样品、试验报告,经使用部门负责人确认后(重要物质还需酒店总经理确认)方可购买。

7、办公用品归口管理部门为办公室,库房申请办公用品补库需经办公室审核,然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部,电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。

8、非采购人员通知供应商下达的采购指令,一律无效。除专职采购人员,其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。

*付款

采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款(按合同执行的预付款除外)。月结类固定供应商付款时应注意以下几点:

1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别,可以分开上报。

2、经营中的常规付款都应制定计划,各单店于每月10日前上报本月的付款计划(见附件二:《本月付款计划》),经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单店可直接支付。

3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款,各单店须上报管理公司审批(见附件三:《付款申请单》):

(1)对于实际需要付款的额度超出审批计划;

(2)对于计划外的紧急采购付款超过5千元(含5千);

(3)日常零星支出中,计划内单一事项额度超过2万元(含2万);

(4)日常零星支出如总额超出计划,计划外支出。

*物资进店管理

1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加进行。

2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行,禁止供应商返利与商品加价后进店。

3、进店费用最佳方案为现金且一次性支付。

采编：www.QiquhA.com.com

篇2:大酒店采购实施细则

某大酒店采购实施细则

采购部是酒店的一个重要的支出部门,为了保证各部门所需物品的品质和价格的合理性,结合集团总部《招标管理办法》制订采购方式及程序。

本实施细则适用于非招标类物品。

总则

第一条为了搞好酒店采购工作,保证采购到优质廉价的物品,确保经济指标的完成,防止一些不正常事情发生,特制定此细则。

第二条采购部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持、配合权,但一般不得自行采购。

第三条所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

第四条相关人员在采购、收货过程中,必须遵循职业道德;努力提高业务水平,适应市场经济发展要求;讲究文明礼貌;遵守法律、法规;以酒店利益为重,相互监督,相互配合,共同把好"粮草"关。

第一节采购申请

第五条仓库保管员要根据酒店的经营情况,掌握定额指标和日常使用情况,编制年(季、月)的采购计划交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理班子讨论,通过后列入年(季、月)度计划,由酒店财务部具体安排执行。

第六条凡是仓库储备的项目均由其提出采购申请。申请之前须认真检查库存量、消耗量及编制的采购计划,严格按照预算执行。

第七条仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前须查询仓库是否有该项物资,或在仓库多余物资中是否有代用品。

第八条经确认实属必需购买项目,必须由仓库或使用部门按照不同情况提前填写不同类型的申购单,经部门授权主管审批签字后报送采购部。

1.厨房直接正常消耗食品填写"厨房每日市场订单",一式四联报送采购部。

2.厨房直接正常消耗食品以外的采购项目填写"采购申请单",一式五联报采购部。

第九条所有申购单必须用中文(或中英文)填写,并写清楚其规格、型号等条件(或特殊要求)等,以便采购员购买。

第十条所有采购项目的申请要加强计划性,减少盲目性,提前填写,留有余地。

1.国外进口项目需提前二至三个月提出申请。

2.国内加工或订做的项目需视生产周期提前提出申请。

3.国内常用批量项目需在当年度底提出下年度全年或半年申请计划,分批到货。

4.国内市场一般项目需提前两周提出申请。

5.厨房直接正常消耗食品每天下午提出申请,次日上午进货。

6.特殊项目或紧急项目按有关规定处理。

第二节采购项目的择商、确认和报价

第十一条所有"厨房每日市场订单"以外的采购申请单报送到采购部审批后,由采购部经理统一登记后分发给相应采购员,由其具体负责申请单上采购项目的择商、确认和报价。

第十二条"厨房每日市场订单"直接报送采购部经理,由其具体负责落实采购人员报价后,留存第一联,其余三联返送厨房及收货部。

第十三条采购人员收到自己分管的申请单后要归纳、分类整理,对其中有疑问的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通;在确认无误后,按照要求时限寻找至少三家以上供应厂商,进行业务洽谈;经过酒店择优确定报价填入申请单,并填好总金额、供应厂商名称后上报上级审阅。

第十四条"国外采购申请单"由采购部经理负责。通常以发电传、传真的方式向香港或国外供应厂商询价;属国家控制进口的项目在询价的同时,向酒店集团采购配送部汇报。

第十五条供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有,并在报价中注明。

第十六条对于特殊要求的或需要加工订做的项目,申请部门要作详细说明或提供样品;供方按要求提供样品,并经管理班子授权人确认签字后方可进一步洽谈。

第十七条采购部对内要主动与使用部门保持密切联系,树立服务意识,熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常作好市场调查研究,掌握市场行情,积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品;积极主动向管理班子提供市场情况所购物品的策略。

第十八条所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分了解并掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格并提出质疑,采购部在择商报价中必须认真研究对待,使用部门主动与采购部办理协调配合,对于所掌握的供应厂商情况及购货意向通报采购部,以便由其选定质好价廉服务优的供应厂商。

第十九条确属疑难采购项目,采购部和使用部门双方必须及时联系沟通或上报酒店集团采购配送部,研究对策。无力解决的必须及时上报领导,不得拖延误事。

第三节基准单价

第二十条基准单价的确定按集团总部《招标管理办法》进行。

第二十一条基准单价的适用范围:蔬菜、肉类、水果、酒水及其它餐饮材料等。

第二十二条基准单价确定后须报酒店集团采购配送部、审核岗及招标中心备案。

第二十三条基准单价的上浮及下降,均按集团总部《招标管理办法》执行。

第四节审批程序

第二十四条审批程序按集团总部《招标管理办法》执行。

第五节购买

第二十五条所有采购项目依据有效订单,原则上由采购部统一购买,其他部门一般不得自行购买。

第二十六条经审批签字的采购单返回采购部后,由采购部经理统一注册登记后分到采购部有关主管等人。

1.国外进口订单由采购部经理直接负责订购,通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购。同时注明相关单证。

2.国内采购订单由各主管落实到采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。

第二十七条在购买过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。

第二十八条对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动,首先要与供应厂、商认真洽谈有关业务的细节,向财务总监请示汇报;在达成协议后,按财务管理规定签订供需合同,经双方法人代表签字并取得合法公证后方能生效。

第二十九条采购人员在购买中要将采购订单号码、所需部门明确告诉送货到店的供应厂商。

第三十条由于当地市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时,必须按集团总部《招标管理办法》审批后方能购买。

第六节进口货物报关与报验

进口项目入关到货后均需由专职报关、报验员按照有关规定进行报关、报验。

第三十一条进口用品到货后,首先填写关税征免表向海关办理征免审批。然后完整、准确地填制有关单证

,附交合法、齐全、有效的报关单证向海关办理报关手续。交税过关后方能提货。

第三十二条准确地填制报关手续。交税过关后方能提货,检疫合格后方能使用。

第三十三条报关、报验员必须认真学习并切实遵守国家有关进出口政策、法令、海关和检疫的法律、法规、规章,依法履行报关员义务,行使报关员权力。

第三十四条与相关部门的人员搞好关系,做好报关、报验工作。

第七节货物运输

第三十五条所有购买项目必须首先争取供应厂、商送货到店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。

第三十六条采购运输要做到及时、安全、完好、节约且有效率;禁止食品与其它货物混装,保证食品卫生。

第三十七条凡是需要酒店提供运输的采购项目、采购人员外出联系业务或其他业务用车,首先由主办人向各自主管提出用车申请,并详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求。然后由采购部经理根据情况安排运输、用车计划,并填写派车单。

第三十八条司机必须遵守车辆维护保养的各项制度;必须遵守各项交通法规。司机必须持有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出,并在收车后如实地填写好派车单的逐项内容,上报采购部经理。

第三十九条非酒店业务用车必须经过财务总监批准。

第八节货物验收

第四十条无论是采购人员自提项目还是供应厂、商送货项目,货到酒店后,必须首先与收货部联系,说明酒店采购订单号码及部门,由收货部依据采购订单或合同过数检验,合格后分送所需部门。不允许采购人员或供应厂、商直接交与所需部门。不符合采购订单内容的项目一律拒收。

第四十一条验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交与收货部签收。

第四十二条验收合格但未付款的采购项目由收货部开具收货单经交货人签字后,将第五联给交货人作为结算凭证,第一联随同收货日报上交财务部,第二联收货部留存备用,第三联交使用部门。

第四十三条收货部在对购入项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下,要主动请示所需部门的授权人协助,有关部门和人员积极帮助解决。

第四十四条在验收中,收货部或所需部门均有权提出退货要求。经确认,实属不符合要求的项目,由采购部负责退货事宜。

第四十五条购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对争议不决的有关事宜,其双方进行协调解决。如仍存分歧,由酒店管理班子授权人裁决。

第九节结算工作

所有采购项目的结算均由采购人员凭该采购订单到财务部取得付款凭证后进行。

第四十六条国外进口采购项目凭采购订单、发货票、收货单证由财务部办理付款事宜。

第四十七条国内本市采购项目金额在五百元以上的,由采购部人员凭采购申请单、相应的收货记录及发票到财务应付款处办理付款手续。五百元以下的,按第一章第十五条1.4款处理。

第四十八条供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写"支票申请单"附该项采购订单、预付款协议书报采购部经理、财务总监、总经理及酒店集团审批签字后,由采购人员凭采购订单领取转帐支票后付款。付款后采购人员要及时将发货票收货记录、支票存根一并登记后交与递交财务部。

第十节特殊采购项目

第四十九条一些技术性较强,或有特殊要求的采购项目,采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买,并与之共同承担责任。有关部门对此要予以协助。

第五十条所有紧急采购项目均由所需部门依照有关规程自行办理手续。采购部要急人所急,以最快速度择商报价,一经收到所需部门已经形成的有效订单取得结算手续后,必须千方百计采取紧急购买措施,保证供应。采购部人力不足的情况下,可以授权有关人员代购,并与之共同承担责任。

第五十一条对采购部、收货部正常工作时间以外的需求项目,尽可能提前申购。若确有个别紧急需求,须经有关授权人批准后,由所需部门自行购买,在有关授权人监督下收货,于次日及时补办申请、审批、收货手续。

第五十二条酒店集团当局决定的特殊专项专人采购项目不受此规程限制。

第十一节采购业务管理

第五十三条为了搞好酒店的采购工作,保证优质廉价适时的供应,采购部全体人员必须认真履行各自的职责规范。搞好店内店外的业务合作关系,树立良好的企业及个人形象,廉洁自律。

第五十四条采购人员在招标采购过程中必须依法办事,提高业务技能,不断降低采购成本,按时完成本职工作,讲求实效。

第五十五条采购部经理主要负责收集、分析、研究市场信息;按财务规定制定采购原则。

第五十六条采购计划;控制采购成本及采购费用;认真审定各类采购申请单的报价及推荐的供应商,提出主导意见上报,督促、检查各类采购项目的执行情况;加强与酒店各部门及供应商之间的沟通与协调。

第五十七条采购人员按酒店采购项目的分类进行分工负责,采购部经理负责进口物资的订购,不负责具体项目的采购,对于一些技术较强,或有特殊要求的采购项目,采购部可要求有关部门共同招标购买,并共同承担此责任。

第五十八条供应商的客史档案、业务信息资料归酒店所有,归类存放,未经批准不得私留、借阅。

第十二节奖惩规定

第五十九条按集团总部《招标管理办法》执行。

救助站制度

篇3:工程物资采购工作细则

第一章?总则

一、目的

(一)为加强华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程设备(材料)的管理,规范本期工程建设各参建单位相关物资方面的管理职责、订货依据、订货程序、工作流程,做到有章可循,有法可依,特制定本细则。

(二)主要从物资采购、检验验收、出入库、现场管理等几个环节进行加强物资管理,保证设备材料质量及数量达到技术协议要求。确保设备(材料)的质量符合国家和行业规定的要求。

(三)加强备品备件、工器具、专用工具的管理,使之管理有序、规范。

二、适用范围

本标准适用于华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程建设期内所有设备、材料、备品备件、专用工具的采购、接收、搬运、验收、保管、保养入库、出库等的全过程控制。也适用于施工承包商采购的重要大宗材料采购管理。

三、编制依据

本管理办法主要依据《华电集团火电工程招标管理实施细则》、《华电国际电力股份有限公司工程招标管理办法》

四、释义

(一)建设单位是指:华电青岛发电有限公司。

(二)物资组是指:建设单位三期办物资组。

(三)重要大宗材料是指:施工承包商负责采购的钢材、水泥、保温材料、电缆电线、阻燃材料、阀门和门窗等材料。

(四)设备技术规范书是指:设备的使用条件、技术要求、设备参数、性能、试验、监造验收、供货范围和技术服务等内容的技术规范性文件。

(五)采购是指通过招投标,签订合同和技术协议,以约定购买所需物资的行为。

(六)设备材料检验验收管理指通过明确设备材料检验验收相关各方的职责,规范设备材料检验验收流程,采取必要的检验验收手段,保证工程使用的设备材料符合工程设计和规划的技术质量要求的管理过程。

(七)入库是指设备(材料)验收后依据协议、发票和验收单办理入库单的过程。

(八)出库是指仓库将设备材料发给领用单位的过程。

(九)物资现场管理指对设备(材料)出库后安装前的保管、保养的过程。

五、一般职责

(一)三期办技经组负责单项或总价在50万元以上的甲供物资(设备、材料)的招标采购组织工作,技术组、物资组等相关部门依据相应职能配合技经组做好甲供物资(设备、材料)招标采购工作。

(二)三期办物资组是基建工程阶段甲供物资(设备、材料)的管理部门,负责对物资公司监督检查管理工作,负责甲供物资(设备、材料)催交、催运工作,负责甲供物资(设备、材料)及零星采购需用计划的归类、汇总工作,并及时将汇总结果上报技术主任。对甲供物资(设备、材料)招标采购工作有参与权,对甲供物资(设备、材料)及零星采购的供应商有推荐权。

(三)物资公司:负责部分甲供物资、常规物资、备品、备件等的入库、出库及保管管理工作;参加物资开箱验收,负责自有仓储设施、入库物资的保管、标识、库存物资清点、盘查、废弃物资的分类处置等工作的管理。

(四)设计单位(含设计监理)依据相应职能配合做好甲供物资(设备、材料)招标工作。

(五)施工承包商:协助工程所需物资的选样、封样、报批工作;负责收集、平衡物资需用计划、申请计划,编制采购计划,报设备物资组组审定、备案;协助物资检验试验工作,按标准对进场物资进行验证,配合不合格物资处置;负责现场仓储设施、入库物资的保管、标识、库存物资清点、盘查、废弃物资的分类处置等工作的管理。施工承包商自行采购的材料应依据本办法(施工承包商采购合同)条款履行报审手续。

(六)监理单位:负责甲供物资、备品备件、专用工具的采购、接收、领用、搬运、验收、保管、保养、入库、出库、考核等全过程监督管理。会同建设单位共同管理电厂建设中的甲供材料;协助建设单位对供应商进行挑选审查,制定供应商名录;督促施工承包商编报甲供材料进场计划、采购计划,并进行审核;组织相关方对甲供材料验收、移交,监督甲供材的入库、保管、领用情况,使甲供材在可控范围内;按计划对进场物资进行验证,监督不合格物资清退;负责甲供材料、成品、半成品的加工和使用过程中的质量监督、验收把关和纠正、整改、考核工作。

监理单位依据相应职能参加设备招标(如果需要的话)、设备材料到货验收、设备缺陷认定、对施工承包商采购材料进行把关审核和评标,对施工承包商提出的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批表》进行审核。

(七)三期办技术组:负责审查物资采购过程中的技术规范,签订技术协议,确保物资的规范、规格等参数符合要求。对供应商进行挑选审查,制定供应商名录;会同监理审核甲供材料进场计划、采购计划;参与甲供材的验收、入库、保管、领用工作。

(八)档案中心:协助监理单位收集、分发及归档相关单位送来设备资料(三证一书等)。

(九)生产专业:协助物资组、技术组、物资公司、施工、监理单位等做好物资开箱验收工作,以及部分备品备件、专用工具的领用、保管管理工作。

第二章?物资采购管理

一、大宗招标(单项或总价超过50万元的设备、甲供材等)

(一)按照《华电青岛发电有限公司招投标管理办法》进行招标,由技经组负责招标及签订合同。

(二)技术组负责审查技术规范书,参与招标及审核、签订技术协议书。

二、总价少于50万元甲供物资(设备、材料)的采购分工原则

(一)技术组负责单项货值50万元以下的设备和装置性材料的采购工作,并由技经组签订合同。

(二)施工承包商负责《甲供物资(设备、材料)采购分工表》(附录A)规定的由施工承包商采购的装置性材料的订货。如设备、材料出现分工界限不清、产生分歧时,应依据各标段建筑安装工程施工合同并结合附录A的分工原则,由监理单位负责界定。

(三)不随设备成套的阀门、管件:即系统管道上的阀门(进口除外)、管件、支吊架等,均属零星采购,由建设单位工程技术负责组织订货。

(四)凡是由建设单位提供资金的甲供物资(设备、材料),产权均属建设单位所有,未经建设单位批准,任何人不得运出施工现场。

(五)安装调试期间的备品配件和专用工具收货、保管及领用出库,由物资公司按《物资现场管理规定》相关条款执行。

三、采购计划和依据

(一)由建设单位和施工承包商根据各自采购范围,并根据工程总体安排和施工二级网络计划、设备制造/生产周期的长短以及进口/国产设备情况,确定各类设备订货的时间顺序,采用分阶段、分批次订货的方式进行,避免发生错订、重订、漏订现象,减少资金的积压。

(二)大宗招标根据订货条件和工程进度由技经组组织分批次招标采购。

(三)施工承包商采购材料依据各标段建筑安装工程施工合同结合设计单位正式出版的设备材料清册及施工图自行采购。

四、采购原则

(一)本工程物资的订货,必须把产品质量放在第一位,并满足设备的安全经济运行要求,杜绝劣质产品进入本工程。

(二)采购物资应满足国家现行法规的安全、健康、环保要求,不得采购超标或淘汰产品。对环保有特殊要求的产品,投标商还应提供该产品有效的生产许可证、试验报告和质量保证期等资质条件。

(三)大宗物资(单项或总价超过50万元的设备、甲供材等)采购应通过招标方式,本着公平、公正、公开和诚实守信的原则进行。

(四)单项合同或合同总价值在50万元以下的甲供物资(设备、材料),可以通过询价议标方式分批采购。

(五)招标设备原则上应尽可能一次招标。当一次招标不能满足设计单位对设备资料要求或现场安装进度要求时,可分批采购,在技术条件相同情况下尽可能按原单价续签合同。

(六)招、议标过程中,严格进行技术、经济、售后服务等方面的比较,做到货比三家,择优定厂。

五、采购程序

(一)建设单位采购程序

1、设计单位负责编制设备技术规范书并根据审核意见完成修改;设计监理单位负责检查评审意见的落实情况;技术组复核设计单位出版的设备技术规范书。

2、设备技术规范书的评审可采用会议评审或传真、电话、电子邮件方式进行。主设备、主要辅机设备以及建设单位认为有必要的设备需采用会议评审;其它设备采用传真、电话、电子邮件方式进行评审。会议评审由建设单位领导或技术负责人主持,设计单位、设计监理单位参加,并邀请部分专家参加。

3、技术组提出的采购依据(经审查后的技术规范书),根据工程进度提出甲供物资(设备、材料)采购分批招标计划,报建设单位主管领导审批。

4、对推荐入围的制造厂商做到公平、公正。由设计单位、技术组相关专业组负责收集整理供货商的现有质量管理体系、资源配置(机加工设备和技术工人)、设备性能、特点、销售业绩、销后服务和供货能力评价,一般需推荐3家或以上有业绩的供货商,由技术相关专业组负责汇总各方意见,并填写《推荐招标供货商审批单》《推荐甲供物资(设备、材料)招标明细表》(见表1、表2)提出初选方案后,报三期办相关主任审核,报建设单位相关领导审批。

5、按照《华电青岛发电有限公司三期招投标管理办法》开展招标工作。

6、凡属建设单位三期采购的甲供物资(设备、材料)(包括随设备供货的材料),如施工承包商发现漏订,需补订时,由技术组办理采购。如委托施工承包商采购时,在征得建设单位主管领导同意后,技术组办理委托申请(见表3、表4)后交由施工承包商采购。

(二)施工承包商采购程序

1、为保证施工承包商负责采购的重要大宗材料质量,必须由工程技术主任及各专业组和监理单位参与招标。

2、对于国产中、低压阀门、补偿器、设备油漆、阻燃材料与建筑配套的各类门、窗等重要的大宗材料的订货,由施工承包商按建设单位规定负责组织招标,填写《设备、材料采购申请会签单》和《设备、材料采购申请明细表》(见表5、表6),并向建设单位推荐3家或以上供货商,并填写《推荐供货厂家采购申请报审单》《推荐供货厂家采购明细表》(见表7、表8),经工程技术主任及各专业组、监理单位审定入围供货商后才能招标。必要时,由建设单位组织有关部门参与施工承包商招评标工作,并对中标单位予以确认。确定中标供货商后,由施工承包商负责签订合同并向建设单位技经组提供合同副本1份,以备查。

3、对于建筑水泥、钢材的订货,由施工承包商填写《主要工程材料/构(配)件供货商资质报审表》(见表9),报土建监理工程师审批后进行招标采购。建筑装修材料(如石材、油漆和涂料),应尽量采用环保型产品,其报审手续按2.2条款办理。

4、除上述指明的大宗材料外,其它由施工承包商采购的材料,如果按建设单位规定负责组织招标和监理单位认为有必要时,亦按2.2-2.3程序办理。

(三)单项合同或合同总价值在50万元以下的甲供物资(设备、材料)及零星设备采购程序

1、施工承包商根据现场施工进度的实际需要,填写《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》(见表10、表11),递交监理单位审核无异议并签字,监理单位审核后递交工程技术相关专业组。

2、工程技术相关专业组接到《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》后,依据相关的技术资料进行核对无异议后签字,并递交三期办相关主任审核后签字。

3、审核后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术相关专业组人员报送技经主任审批后签字。

4、审批后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术主任或相关专业组人员报送基建主管副总经理、总经理批准后签字。

5、批准后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批表单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》,由工程技术相关专业组人员递交物资组,并填写《交接表》(见表12),由物资组统计人员统计、归类、汇总(见表13),汇总后报送工程技术主任,由工程技术主任组织实施。

6、采购实施过程中,物资组在非紧急情况下应按"询价采购"和"零星设备采购"两种方式采购。

6.1询价采购:单项货值在10万元以上~50万元以下,,且未经过招标的设备。

6.2由物资组向三家或以上供货厂商发送《工程(设备、材料)询价表》(见表14),供货厂家最好是实地考察过的并依据承包商(供应商)的资质、资信程度按照ISO9001的标准进行审查。内容包括:营业执照、资质证书、安全资格证书、特种作业人员操作证书、税务登记证、生产许可证、代理证、授权书、质量认证书、企业简介、以往业绩等,并承担相应的审查责任,做到货比三家,择优定厂。

6.3供货商在接到《工程(设备、材料)询价表》三日内,将该表填报后及时反馈(传真的方式)。

6.4物资组根据各供货商发送的《工程(设备、材料)询价表》进行统计、汇总后,由物资组递交工程技术主任,并填报《推荐询价采购审批单》《推荐询价采购明细表》(见表15、表16),审批后确定供应商,由技经组签订供货合同。

6.5零星设备采购单项货值在10万元以下,由工程技术相关专业组专工填报《零星设备采购申请审批单》《零星设备采购明细表》(见表17、表18),批准后按询价方式采购。

6.6工程急需的零星设备,可采用"一事一办,急事特办"的原则,优先办理会签审批手续,由工程技术相关专业组专工填写《工程急需零星设备采购审批单》《工程急需零星设备采购明细表》(见表19、表20)单项货值在10万元以下的,由建设单位主管基建副总经理批准。单项货值在10万元以上的,由建设单位总经理批准。由技经组签订合同。但供应商应尽量在已询价的供应商范围内选择(除质量相近、价格低外),直接询价采购。

7、供货合同签订后,由物资组负责催交、催运工作。

8、到货接卸和开箱验收工作,由物资组组织并依据《设备开箱验收管理办法》执行。

9、开箱验收合格的甲供物资(设备、材料),物资公司保管员负责办理入库手续,直接抵达施工现场的甲供物资(设备、材料)由施工承包商负责接卸,开箱验收工作按3.8条款执行,此时开箱验收合格的甲供物资(设备、材料)均视为出库,物资公司保管员负责办理出库手续。

10、开箱验收不合格的甲供物资(设备、材料),由物资组依据所签订的采购合同条款负责办理。

11、备品备件、专用工具由建设单位物资公司直接入库。

12、货款结算工作,由物资组依据《华电青岛发电有限公司物资结算管理办法流程》办理货款结算手续。

13、技经组签订的文本采购合同依据《华电青岛发电有限公司合同管理办法》,由技经组负责保管,以待备查。

第三章附则

一、本办法自颁布实施之后,如与国家、本省、集团公司新的法律、法规、规章和规范文件有抵触,按新规定执行。

二、本办法由华电青岛发电有限公司三期办负责解释。