收楼手续办理工作程序之相关制度和职责，1.1查验、收取业主/收楼受托人带来的资料1.1.1售楼部/财务部发出的收楼凭证:单元、业主姓名、两个部门的签章、付款方式等等。1.1.2买卖契约或其补充协议。1.1.3业主身份证。1.1.4其它:――若...
1.1查验、收取业主/收楼受托人带来的资料
1.1.1售楼部/财务部发出的收楼凭证:单元、业主姓名、两个部门的签章、付款方式等等。
1.1.2买卖契约或其补充协议。
1.1.3业主身份证。
1.1.4其它:
――若联名业主购房,一个业主收楼的,需有其他业主的收楼委托书、身份证复印件。
――若私人业主委托收楼,需有业主收楼委托书、业主身份证复印件及受托人身份证。
――若公司业主委托收楼,需有公司营业执照复印件、公司收楼委托书及受托人身份证。
1.2档案需留档的资料
1.2.1收楼凭证、收楼委托书、公司营业执照复印件留档。
1.2.2复印补充协议相关资料、业主身份证、受托人身份证留档。
1.3收楼费用的核收
按管理处办理收楼手续公示的相关费用(包括:首季管理费、物业维修基金)文件,前台收款员向业主/受托人说明并核收相关费用。
1.4检查业主/受托人带来资料的同时,请业主/收楼受托人协助填写业主资料表。
1.5填写业主资料表后,管理处工作人员出具拟定已签好一式两份的《业主公约》及一式两份的《装修管理规定》请业主签署,管理处工作人员在上述四份文件上面写上日期后,一份交业主,一份放业主档案。签署后,管理处工作人员向业主/收楼受托人发放管理区内各项管理规定资料如《业主手册》、《入住指南》、缴费指南、通电申请表、验楼指引、《楼宇质量反馈表》等(文件及资料根据各区实际情况配备)。着重讲解管理费的收取、装修事项、居民证的办理、验楼手续等,要求业主及时交还《楼宇质量反馈表》。
1.6管理处人员在《收楼确认书》上记录钥匙的数量,并按《收楼确认书》 上所列交付业主/受楼受托人的资料及文件(文件及资料根据各区实际情况配备)清单,再次清点交付,由业主/收楼受托人在《收楼确认书》上签章确认交收情况。
1.7签订《收楼确认书》后,管理处工作人员陪同业主对房屋进行验收。
1.7.1业主将验楼中发现不合格项需返修的,将各项返修要求填写于《楼宇质量反馈表》,于48小时内交回各分区管理处,如有需要可留匙并在表格留匙栏记录,业主/收楼受托人及管理处工作人员共同签名确认。由管理处将相关项目转交发展商通知相关承建单位进行返修。
1.7.2以上有关资料由管理处工作人员负责按单元号归档装订,建立业主档案。并把业主资料输入电脑。
1.8业主档案
1.8.1业主档案每季度至少整理一次,把散放的资料全部装订。
1.8.2以下资料装订在档案的右侧,其中标有*号的为必须的资料;其他未标*号的资料则视乎当时各管理处收楼情况而定。
业主更改资料
*业主资料
*业主身份证复印件
*签匙单
楼宇质量反馈表
*收楼凭证
合同复印件
*公共契约
1.8.3装修资料、来往信函、搬出登记等装订在档案的左侧
1.9档案使用:
注意为业主保密,未有非政府职能部门出示有关证明或未经公司认可,不能透露或提供区内业主的情况及资料予他人。
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